营销媒介采购管理办法

营销媒介采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司营销媒介采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证营销活动的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有营销媒介采购活动，包括但不限于广告投放、线上推广、线下活动宣传等涉及的各类媒介资源采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足营销需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）营销部门1.根据公司营销战略和业务需求，提出营销媒介采购申请，明确采购的媒介类型、规格、数量、时间等要求。2.负责与供应商进行前期沟通，了解市场行情和供应商情况，参与采购谈判和合同签订。3.对采购媒介的效果进行跟踪评估，及时反馈相关信息，为后续采购决策提供参考。（二）采购部门1.负责制定营销媒介采购计划，根据营销部门需求组织实施采购活动。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商库，并定期对供应商进行考核。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。4.协调采购过程中的各项事宜，包括与供应商的沟通、交货安排、付款结算等。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供资金支持和财务风险评估。2.负责采购款项的支付审核，确保付款符合公司财务制度和合同约定。3.对采购成本进行核算和分析，为成本控制提供财务数据支持。（四）法务部门1.审查采购合同条款，确保合同的合法性和有效性，防范法律风险。2.为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。（五）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购结果的合理性。2.对采购成本和效益进行审计评估，提出改进建议和意见。三、采购流程（一）采购申请营销部门根据营销计划和业务需求，填写《营销媒介采购申请表》，详细说明采购的媒介名称、规格、数量、投放时间、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。审核通过后，报分管领导审批。（二）采购计划制定采购部门根据审批后的采购申请，结合市场情况和公司采购策略，制定营销媒介采购计划。采购计划应明确采购的时间安排、采购方式、供应商选择标准等内容。（三）供应商选择与评估1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：根据供应商选择标准，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合条件的供应商名单。3.供应商评估：采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或资料审核，评估供应商的资质、信誉、生产能力、服务水平、价格等方面情况。评估结果应形成书面报告，作为供应商选择的依据。4.供应商确定：采购部门根据评估结果，综合考虑各方面因素，确定最终供应商，并与其进行采购谈判。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。2.合同签订：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经法务部门审核后，报分管领导审批。审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的完整性和可操作性。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.到货验收：营销部门、采购部门等相关人员共同对到货的营销媒介进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，填写《营销媒介验收单》；如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，直至验收合格或采取相应的处理措施。（六）付款结算1.付款申请：采购部门根据验收合格的《营销媒介验收单》和采购合同约定，填写《付款申请表》，附上相关发票、合同等资料，提交财务部门审核。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，以及付款金额是否符合合同约定。审核通过后，报分管领导审批。3.付款结算：审批通过后，财务部门按照公司财务制度和合同约定办理付款手续，及时支付采购款项。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术要求复杂、潜在供应商较多的营销媒介采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标对于采购金额较大、技术要求特定、供应商数量有限的项目，可采用邀请招标方式。采购部门向若干家具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判当采购项目具有时间紧急、技术复杂、需求不明确等特点时，可采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，通过多轮报价和谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购的理由，并报分管领导审批。审批通过后，与供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价对于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的营销媒介采购项目，可采用询价方式。采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商库建立采购部门负责建立供应商库，收录符合公司采购要求的供应商信息。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、服务承诺等内容。（二）供应商考核1.考核周期：采购部门定期对供应商进行考核，考核周期为每年一次。2.考核内容：考核内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合作态度等方面。3.考核方式：采购部门通过收集营销部门、使用部门等相关人员的反馈意见，结合采购合同执行情况、验收记录等资料，对供应商进行综合考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.考核结果应用：对于考核优秀的供应商，在后续采购中可给予优先考虑、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，采购部门应与其沟通整改，如整改后仍不符合要求，可将其从供应商库中删除，并停止与其合作。（三）供应商动态管理采购部门应定期对供应商库进行更新和维护，及时剔除不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。同时，关注市场动态和供应商经营状况变化，对供应商进行动态管理，确保供应商库的有效性和适应性。六、采购预算与成本控制（一）采购预算编制营销部门应根据年度营销计划和业务需求，结合市场价格行情，编制营销媒介采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、时间等内容，并报财务部门审核。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核调整，确保预算的合理性和可行性。（二）采购成本控制1.价格谈判：采购部门在采购谈判过程中，应充分了解市场价格信息，与供应商进行充分沟通协商，争取最优惠的采购价格。2.成本分析：财务部门定期对采购成本进行分析，对比不同供应商的价格和成本构成，找出成本控制的关键点和潜力点，为采购决策提供参考。3.合同管理：采购合同应明确价格条款、付款方式、结算周期等内容，确保采购成本得到有效控制。同时，加强对合同执行情况的监督，防止供应商擅自变更价格或增加费用。4.采购效率提升：优化采购流程，减少不必要的环节和时间浪费，提高采购效率，降低采购成本。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对营销媒介采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的合理性等方面内容。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购活动中违规行为的举