上海物资采购管理办法

上海物资采购管理办法一、总则（一）目的为了加强上海物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于上海地区公司/组织内所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正选择供应商。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。4.诚信原则：采购人员及相关参与方应诚实守信，履行合同约定，维护公司/组织利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划，根据公司/组织需求，结合市场情况，编制年度、季度、月度采购计划。2.供应商管理，开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案。3.采购谈判与合同签订，与供应商进行谈判，起草、审核和签订采购合同。4.采购订单执行，跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.采购成本控制，通过招标、询价、比价等方式，降低采购成本。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出物资需求，提供技术规格和质量要求，参与采购项目的评审和验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算。3.质量部门：制定物资质量标准，参与供应商评估，负责采购物资的质量检验和验收。三、采购计划管理（一）计划编制依据1.公司/组织的年度经营计划、生产计划、项目计划等。2.物资库存情况，包括现有库存数量、库存周转率等。3.物资消耗定额和使用标准。4.市场供应情况和价格走势。（二）计划编制流程1.需求部门根据业务需求，提前向采购部门提交物资需求申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、需求时间等。2.采购部门汇总各需求部门的申请表，结合库存情况，进行综合分析，编制采购计划草案。3.采购计划草案提交采购决策委员会审议，经批准后正式下达采购计划。（三）计划调整采购计划下达后，原则上不得随意调整。如因特殊原因需要调整，需求部门应填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等，经采购部门审核后，报采购决策委员会批准。四、供应商管理（一）供应商开发1.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面的情况。3.实地考察供应商，了解其生产经营状况、管理水平、设备设施等，确保其具备供应能力和合作潜力。（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、服务等方面的指标。2.定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优秀供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。（三）供应商选择1.根据采购项目的要求和供应商评估结果，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）供应商关系维护1.定期与供应商沟通，了解其生产经营情况、市场变化等，及时解决合作中出现的问题。2.对供应商进行培训和指导，帮助其提高产品质量和服务水平。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，对出现问题的供应商进行惩罚，直至淘汰。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门填写采购申请单，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交相关审批。2.采购审批：采购申请单按照公司/组织的审批流程进行审批，审批通过后交采购部门办理采购业务。3.采购实施：采购部门根据采购方式和审批结果，组织实施采购活动。如采用招标采购，应发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等；如采用竞争性谈判采购，应成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判等。4.合同签订：采购项目确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订前，应进行合同评审，确保合同条款符合法律法规和公司/组织要求。5.采购验收：采购物资到货后，采购部门通知需求部门和质量部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准等。验收合格后，填写验收报告，办理入库手续。6.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，按照公司/组织的财务制度办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应由采购部门、法务部门等进行合同评审，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如需求部门、财务部门、质量部门等，以便各部门履行职责。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门应按照合同约定接收物资，并配合采购部门做好验收工作。3.财务部门应按照合同约定及时支付货款，确保公司/组织的信用。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力等原因导致采购合同无法履行，双方应协商解除合同，并按照合同约定承担相应的责任。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定申请仲裁或者向人民法院提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，应及时收集相关证据，维护公司/组织的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险，包括物资价格波动、供应短缺、市场竞争等风险。2.供应商风险，包括供应商违约、质量问题、破产倒闭等风险。3.合同风险，包括合同条款不完善、合同执行不力、合同纠纷等风险。4.内部管理风险，包括采购流程不规范、采购人员违规操作、监督不力等风险。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对措施1.对于高风险，应制定专项应对方案，采取风险规避、风险转移等措施。如通过套期保值等方式规避物资价格波动风险；通过购买保险等方式转移供应商违约等风险。2.对于中风险，应加强监控和管理，采取风险降低、风险分担等措施。如与供应商签订长期合同，稳定供应关系；加强采购合同管理，降低合同风险。3.对于低风险，应保持关注，采取风险接受等措施。如对于一般性的市场波动风险，可以通过加强市场调研和分析，及时调整采购策略来应对。八、采购监督与审计（一）内部监督1.建立采购监督机制，采购部门应定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.内部审计部门应定期对采购业务进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等，发现问题及时提出审