超期电子物料管理办法

超期电子物料管理办法一、总则（一）目的为加强公司超期电子物料的管理，确保电子物料的质量和使用安全，降低库存成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及超期电子物料的采购、存储、使用、处置等环节。（三）定义1.超期电子物料：指超过规定存储期限或已达到使用寿命的电子元器件、电路板、电子设备等物料。2.存储期限：根据电子物料的特性和供应商提供的信息，规定的物料能够保持其原有性能和质量的时间期限。（四）管理原则1.预防为主原则。通过建立完善的库存管理体系和定期盘点机制，提前发现可能超期的电子物料，采取相应措施进行预防和处理。2.分类管理原则。根据电子物料的重要性、使用频率、价值等因素，对超期电子物料进行分类，采取不同的管理措施。3.合规合法原则。严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保超期电子物料的管理活动合法合规。二、职责分工（一）采购部门1.负责采购合同中对电子物料存储期限及超期处理条款的明确约定。2.及时了解供应商提供的电子物料存储期限信息，并传达给相关部门。3.对采购的超期电子物料负责与供应商协商处理。（二）仓储部门1.建立电子物料库存台账，详细记录物料的入库时间、存储位置、有效期等信息。2.按照规定的存储条件和要求，对电子物料进行分类存放，确保物料质量不受影响。3.定期对库存电子物料进行盘点，及时发现超期物料，并标识隔离。4.负责超期电子物料的临时存储和保管，防止其在处理前发生损坏或丢失。（三）质量部门1.制定电子物料的检验标准和检验流程，对超期电子物料进行质量检验。2.根据检验结果，判定超期电子物料是否可继续使用，并出具检验报告。3.参与超期电子物料的评审和处置方案的制定。（四）使用部门1.提前向仓储部门提出电子物料的使用需求计划，避免因需求不明确导致物料超期。2.在使用超期电子物料前，需向质量部门提交申请，经批准后方可使用。3.对使用超期电子物料的产品进行质量跟踪，及时反馈质量问题。（五）财务部门1.负责对超期电子物料的成本核算和账务处理。2.审核超期电子物料处置费用的支出，并确保其合理性。（六）技术部门1.提供电子物料的技术参数和性能要求，协助质量部门制定检验标准。2.对超期电子物料的技术可行性进行评估，为处置方案提供技术支持。三、采购管理（一）采购合同1.采购部门在与供应商签订采购合同时，应明确电子物料的规格型号、数量、价格、交货期、存储期限等条款。2.对于存储期限较短或有特殊要求的电子物料，应在合同中约定超期处理的方式，如退货、换货、折价处理等。（二）供应商管理1.采购部门应定期评估供应商提供的电子物料质量和存储期限信息的准确性和可靠性。2.对于频繁提供超期电子物料或存储期限信息不准确的供应商，应采取相应的措施，如减少采购量、更换供应商等。（三）采购验收1.采购的电子物料到货后，仓储部门应及时进行验收，核对物料的规格型号、数量、外观等是否与采购合同一致。2.同时，检查物料的有效期标识和相关质量证明文件，确保物料在有效期内且质量合格。四、存储管理（一）存储条件1.仓储部门应根据电子物料的特性，提供适宜的存储条件，如温度、湿度、防尘、防潮、防静电等。2.对于对存储条件要求较高的电子物料，应设置专门的存储区域，并配备相应的存储设备和设施。（二）库存标识1.仓储部门应对库存电子物料进行标识管理，标明物料的名称、规格型号、入库时间、有效期等信息。2.对于超期电子物料，应在其外包装上显著标识“超期”字样，并进行隔离存放。（三）库存盘点1.仓储部门应定期（至少每月一次）对库存电子物料进行盘点，确保账实相符。2.在盘点过程中，发现超期电子物料应及时记录，并填写《超期电子物料盘点表》。（四）超期预警1.仓储部门应根据电子物料的存储期限，设置超期预警时间。2.当库存电子物料接近超期预警时间时，仓储部门应及时通知采购部门、使用部门等相关部门，以便采取相应措施。五、超期电子物料的识别与隔离（一）识别方法1.仓储部门在盘点或日常巡查过程中，通过查看物料的有效期标识、入库时间记录等方式，识别超期电子物料。2.质量部门在对库存电子物料进行抽检时，发现超过存储期限或质量不符合要求的物料，应判定为超期电子物料。（二）隔离措施1.对于识别出的超期电子物料，仓储部门应立即将其从正常库存中隔离出来，存放在专门的超期物料区域。2.超期物料区域应设置明显的标识，防止与正常物料混淆。六、超期电子物料的评审与处置（一）评审流程1.质量部门在发现超期电子物料后，应及时组织采购部门、使用部门、技术部门等相关人员进行评审。2.评审内容包括超期物料的质量状况、技术性能、使用需求、处置方式等。3.评审人员应根据评审结果填写《超期电子物料评审表》，提出处置建议。（二）处置方式1.退货：对于质量不符合要求或供应商同意退货的超期电子物料，采购部门应及时与供应商协商办理退货手续。2.换货：若超期电子物料经检验部分性能仍可满足使用要求，且供应商愿意换货，采购部门可与供应商协商换货事宜。3.折价使用：对于超期但仍可在一定条件下使用的电子物料，经质量部门和使用部门评估同意后，可折价用于非关键产品或项目。4.报废处理：对于质量严重不符合要求、无法使用且无其他处置价值的超期电子物料，应进行报废处理。报废处理应按照公司的固定资产报废管理规定执行，填写《固定资产报废申请表》，经相关部门审批后进行处置。（三）处置记录1.对于超期电子物料的处置过程，相关部门应做好记录，包括处置时间、处置方式、处置数量、参与人员等信息。2.处置记录应妥善保存，以备查阅和追溯。七、超期电子物料的使用管理（一）使用申请使用部门如需使用超期电子物料，应提前向质量部门提交《超期电子物料使用申请表》，说明使用原因、使用产品或项目名称、使用数量等信息。（二）审批流程质量部门收到使用申请后，应组织相关人员对超期电子物料的质量状况、技术可行性等进行评估。评估通过后，报公司主管领导审批。经批准后方可使用。（三）使用跟踪使用部门在使用超期电子物料过程中，应密切关注产品的质量状况，如发现质量问题应及时停止使用，并向质量部门报告。质量部门应根据反馈情况，对超期电子物料的使用效果进行评估，总结经验教训，为后续管理提供参考。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对超期电子物料的管理情况进行审计，检查采购、存储、使用、处置等环节是否符合本办法的规定，发现问题及时提出整改意见。（二）日常检查各相关部门应加强对超期电子物料管理工作的日常检查，确保各项管理措施得到有效执行。对检查中发现的问题，应及时进行整改，对违规行为进行严肃处理。九、培训与宣传（一）培训计划人力资源部门应制定超期电子物料管理相关的培训计划，定期组织采购、仓储、质量、使用等部门的人员进行培训，提高员工对超期电子物料管理的认识和业务水平。（二）培训内容培训内容包括电子物料的存储期限规定、超期物料的识别方法、评