上市企业合同管理办法

上市企业合同管理办法一、总则（一）目的为加强上市企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及企业实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于上市企业及其所属各部门、子公司、分公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规，确保合同合法有效。2.风险防范原则：充分识别、评估合同风险，采取有效措施防范风险，保障企业利益。3.统一管理原则：合同管理实行统一领导、分级负责，归口管理部门负责合同的审核、备案等工作。4.诚实守信原则：在合同签订、履行过程中，应诚实守信，全面履行合同义务。（四）职责分工1.合同归口管理部门：负责制定和完善合同管理制度，牵头组织合同评审，对合同签订、履行等情况进行监督检查，建立合同台账并定期统计分析。2.业务部门：负责合同的发起、谈判、起草等工作，对合同条款的真实性、准确性、完整性负责，配合合同归口管理部门进行合同评审和履行跟踪。3.法务部门：负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见，处理合同纠纷等法律事务。4.财务部门：负责审核合同的财务条款，对合同执行情况进行财务监督，参与合同纠纷的处理。二、合同的签订（一）合同的发起业务部门根据经营活动需要发起合同申请，填写合同申请表，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等内容，并提供相关背景资料。（二）合同的谈判业务部门负责组织与对方当事人进行合同谈判，明确双方的权利义务。谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，对合同条款进行充分沟通和协商，争取有利的合同条件。（三）合同的起草业务部门根据谈判结果起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，条款清晰、准确、完整，避免歧义。合同文本应包括首部、正文、尾部等部分，明确双方当事人的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。（四）合同的评审1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交合同归口管理部门进行评审。合同归口管理部门组织法务部门、财务部门等相关部门对合同进行联合评审。2.评审内容包括合同的合法性、合规性、风险防范性、条款完整性、财务可行性等方面。各评审部门应根据职责对合同提出评审意见，业务部门根据评审意见对合同进行修改完善。3.重大合同或法律关系复杂的合同，应组织专门的法律论证会或专家咨询会，确保合同合法有效。（五）合同的签订1.经评审通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章。签字盖章前，应再次核对合同文本及相关资料，确保合同内容准确无误。2.企业应建立合同专用章管理制度，明确合同专用章的使用范围、审批程序、保管责任等。合同专用章应专人保管，严格按照规定使用，不得随意转借、挪用。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同归口管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）履行计划的制定业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等，确保合同按时、全面履行。履行计划应报合同归口管理部门备案。（二）履行过程的跟踪1.业务部门负责合同履行的具体实施，按照履行计划及时组织生产、交付货物、提供服务等，并定期向合同归口管理部门报告合同履行情况。2.合同归口管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对重大合同或履行过程中出现异常情况的合同，应重点跟踪。3.法务部门应关注合同履行过程中的法律风险，及时提供法律意见和建议，协助业务部门处理法律事务。4.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务核算和监督，确保资金安全。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规规定办理相关手续。解除合同应签订书面协议，明确双方的权利义务。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同归口管理部门、法务部门、财务部门等，并对合同台账进行相应调整。四、合同的归档与保管（一）归档范围合同签订、履行过程中形成的合同文本、合同申请表、评审意见、变更协议、解除协议、往来函件、交付凭证、验收报告等相关资料均应归档。（二）归档要求1.合同归口管理部门负责合同档案的收集、整理、归档工作。归档资料应真实、完整、有效，按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，编制目录，装订成册。2.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。3.电子合同档案应进行备份，存储于安全可靠的存储设备，并建立相应的管理制度，确保电子档案的安全和可查阅。（三）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和企业实际情况确定，一般为[X]年。保管期限届满后，经审批同意方可销毁。销毁合同档案应进行登记，确保档案销毁过程可追溯。五、合同的监督与检查（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同风险防范措施的有效性等。2.合同归口管理部门定期对合同签订、履行等情况进行统计分析，总结经验教训，发现存在的问题，提出改进措施和建议。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，及时了解和掌握国家法律法规和政策的变化，确保企业合同管理工作符合要求。2.积极配合社会中介机构的审计、评估等工作，提供真实、准确的合同资料，接受外部监督。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，提高合同签订和履行的质量，从源头上预防合同纠纷的发生。2.定期组织合同管理人员和业务人员进行法律法规培训，增强法律意识，提高防范合同纠纷的能力。（二）纠纷的处理程序1.合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时报告合同归口管理部门，并会同法务部门分析纠纷原因，研究解决方案。2.对于纠纷事项，应首先尝试通过协商、调解等方式解决。协商、调解不成的，应及时收集相关证据，按照合同约定或法律法规规定选择仲裁或诉讼等方式解决。3.在纠纷处理过程中，应及时向企业管理层报告进展情况，