企业信息管理系统-任务管理系统应用手册

企业信息管理系统一任务管理系统应用手册

《任务管理系统应用手册》

企业文化部

2003年2月

目录

L系统概要..............................................3

1..系统功能..........................................3

1..系统内容..........................................3

1..系统的进入...........................................3

H.系统模块使用.......................................3

2..录入操作........................................3

2.1.1任务添加....................................3

2.1.2编辑任务....................................3

2.1.3作废任务....................................3

2.1.4结束任务....................................3

2.1.5划分阶段....................................3

2.1.6任务转发....................................3

2.1.7考评填写........................................3

2..查询操作........................................3

2.2.1查询历史时间的日历..........................3

2.2.2查询指定口期的任务..........................3

2.2.3查询已作废任务..............................3

2.2.4查询下属员工任务............................3

2.2.5查询员工工作考评..................................3

□I.系统应用规则........................................3

IV.系统使用技巧3

TENGS任务管理系统使用手册

I.系统概要

1..系统功能

□对个人工作进行合理的统筹、安排、总结，做到井然有序，继

而提高工作效率、优化工作质量。

□使上级领导对下属员工的工作监督有力、落实彻底、评定有据。

□从中清晰地了解员工的思维习惯、工作方式、工作能力，由此

对人、对事客观评定、防微杜渐。弥补了传统工作汇报方式的

效率低、不合理，没有细节依据等不足之处。

□加强公司部门之间、人员之间的沟通、合作，充分发挥团队力

量。

储存有效的工作记录，逐渐积累成公司海量的经验、知识仓库，

具备极大的参考和借鉴价值。

培养员工良好的工作习惯，提高职业素养。

通过此系统可全权实现工作的在线传达、在线回复、工作安排、进展

监督、任务备忘、业绩评定等，工作实施方向明确，业绩评定尺度清

嘶，有利于形成有效的激励制度及企业的长远发展。

•1..系统内容《TENGS任务管理系统》主要包含以下几

个模块：

＞任务创建、任务编辑、任务作废、任务到达提示

＞任务结束、结论填写、任务转发

TENGS任务管理系统使用手册

输入用户名、旧密码、新密码并确认后，点击“”，系统即提

示“口令已经成功修改！”然后点击“返回任务管理”返回操作

主界面°

点击“”，即全部清空，重新输入。

注:*初次登陆系统时,用户名与密码为信息技术部所设定,此后用

户可自行更改密码,但不可改用户名。

火更改口令时，用户名和密码均区分大小写，注意使用小写。

II.系统模块使用

2..录入操作

以个人用户名进入任务管理系统的主页面，如图2.1.1：

3

TENGS任务管理系统使用手册

今我是添加任务|编铝任务|作JS任务|结象任务|知分阶段|任务转发|_

3/2/14犀KB五)

---------------------------------------------------------------------------------------------------------|2003-02JJJ

I二月2003

一二三四五六

1任务列袤

345678的号rswrsn於段

芯池敷注此库.蜻

101112131-415孙加孙蜀

030107011应..2003-1-12003-2-15OX1r

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宗装芯理初S的

H25262728。为103C0G孙的孙的2003-1-82003-2-150%1

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030113005宗购系统蚊发孙韵孙韵2OO3-1-K2003-2-140%1r

Jpooo^J(go

)05021106工作3结孙韵利传2003-2-112003-2-131r

030211005工作总结孙韵罗埼2003-2-112003-2-13cm1r

o0°任务管理不燎应

力王卫孙爵

Q212CO3用2003-2-132003-2-15cm1r

公司主页，寐内

_@0302110(0孙的孙的2003-2-102003-2-11103%12003-2-11r

票购部门新员工

030211007孙韵如的100%

培2003-2-112003-2-1112003-2-11r

图2.1.1

左侧上方的电子日历可便捷地查询任意指定日期，日历中红色的日

期表示当天有任务发生。

左侧下方为用户提供重新登陆的界面，如图：与最初从公司主

页登陆系统的作用一样。若操作过程中超时，系统提示“请重新登陆”

时，可通过此处重新进入任务管理系统的主页面。

任务列表中包含“编号、任务名称、发起人、责任人、开始时间、

结束时间、进展、阶段、实际结束时间”等字段，其内容所列的是当

月的所有任务，其上方即为对任务进行的各种操作。

1)注:*任务列表中显示的是:

:带格式的：项目符号和编号

4-22—责任人或发起人是登陆用户的任务

24-3)至今仍没完成的任务

»4)结束时间或完成时间是本月的任

*任务列表中的编号规则为：

020906003

日期流水号

TENGS任务管理系统使用手册

2.1.1任务添加

主要功能:创拜新的仟爵。

具体描述:如图2.1.2所示

任务添加

开始日期(*)|2002-12-18结束日期|2002-12-20

发起人(*)|孙韵优先级别F3

负责人部门|信息技术部二]负责人⑺1孙韵二]

任务标罪(*)|任务管理系统应用推广

详细内容(*)

1、编写《系统使用手舟》jJ

2、fM比《系统应用规范》

3、组织相关人员培训

4、应用监督及辅导

zl

附件|D:\我的文档、度用文档\白；浏览...如有附件话上传，文件大小不得超过100KB

邮件通知r通过电子邮件通知责任人

[W]

返回〉》

1.带有他的项为必埴项,否则无法提爻，

2,优先级别应为1、2、3

3.若结束日期不录入系及联H为与开始日期相同

图2.1.2

进入任务列表的页面后，点击页面上方“"按钮，即打开如上界面。

(1)“开始日期”：在空白处单击一下鼠标左键，即弹出一个日历,

直接在日历上选择相应日期(同样单击一下鼠标

左键)即可。

(2)“结束日期”：输入方法与“开始日期”相同，如空着不填则系

统默认为与开始口期相同。

(3)“发起人”：意为下达任务的人，系统自动默

TENGS任务管理系统使用手册

认为登陆用户。

(4)“优先级别"：分为'1、2、3'三个等级。

优先级别为‘厂的任务表示最重要或最紧急，在任务列表中排在首

位；'2'级任务重要性其次；'3'级任务最次，在任务列表中的排列

顺序则依次顺延。

(5)”负责人部门”：必须选择任务负责人所在

的部门，否则提交时，会提示

(6)“责任人”：意为完成任务的人，在选择完“负责人部门”之后,

此栏即自动显示出此部门中的所有人员，从中选择即可。

(7)“任务标题”：是对此项任务总的概括描述。

(8)“详细内容”：是对此项任务具体内容的详细描述。

(9)“邮件通知”：选择此项，即卜达任务的同时系统会对任务责任

人发邮件进行通知。(详见〈附：“任务到达提示”详细说明〉)

*(10)“附件”：随同任务，可附加本机上的文档或图片，用

于给任务责任人察看，其作用类似于邮件中的附件。

*以上内容均填写完毕后，点击“"按钮，即创建任务成功,

并自动返回到任务列表页面。

*注:*添加任务时,发起人就是用户自己。

文添加任务时，责任人和责任人所在部门必须一致。

6

TENGS任务管理系统使用手册

*对于任务的负责人，系统无任何限制，即用户可以下达任务

给自己或下属员工、平级、直接上级或其他部门领导等。

人除结束日期可以不填外，其他””项都必须要填，否则无法

提交。

使用“邮件通知”的前提是，责任人必须有公司设定的邮件帐号。

“附件”所带的文档可以是任何格式（包括文字、图片等等），但

文件名必须使用英文名称。

（附：”任务到达提示”详细说明）

主要功能：可以及时地知道新任务的到达，当他人卜・达一项新任务

时，任务责任人的邮箱中就会有新邮件进行通知。

具体操作：在任务管理系统中“邮件通知”后的小方框内“”点击

一下鼠标，即“提交后，任务责任人的邮箱中立即就会有一封

提示有新任务到达的新邮件，如图:

$x!I。IVI土件人|主题|接右S?间

illeokExpr*”6©jg”chenFv：若件01T2-1723:49

3本坳文件英QDeliverySub,Returned»»il：Cannotsendn«ss«c«within.01T2T913:11

0收件箱Q）母ja»“ch«n01-12-2012:34

①发件箱

g已发送邮件

@已■除邮件发件人：adninistrconcn收件人：sy^t«nzs

主JBT梦有一项新任务：瑞君任务到达提示使用说前

®篁籁

—看

膝氏国舐集团

http：//nastertengs.co«vcn

邮件的主题为：“您有一项新任务：<任务标题>”。点击此邮件，即

可看到其内容如上所示，点击“详情请看”，可直接打开“任务详

情”的页面，点击"http://master,tengs.com.cn"，则直接打开

7

TENGS任务管理系统使用手册

公司的主页面。

注:*每日开机后,需打开OutlookExpress,并将其最小化,只有

这样才能随时接收新邮件。有新邮件到达时,屏幕右下角会有小信

封的标志。

2.1.2编辑任务

主要功能:对已添加的任务进行修改、补充。

具体描述:如图2.1.3所示

1.带有⑺的则必填项,否则无法提交？

2.优先级别应为1、2、3

3若结束日期不录入系统欲U为与开始日XI相同

图2.1.3

首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内

打钩，然后点击页面上方的“"按钮，即打开如上界面。

然后可对所有内容（包括结束日期、责任人、任务内容等）进行

修改、补充，最后点击“编辑”即可。

若选择发起人非自己的任务，然后“编辑任务”，系统则会提示

TENGS任务管理系统使用手册

注:*用户在任务列表中只能选择一项且发起人必须是用户自己的

任务进行编辑。

2.1.3作废任务

主要功能:从任务列表中删除尢用的任务。

具体描述：如图2.1.4所示

图2.1.4

首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩

TENGS任务管理系统使用手册

,然后点击页面上方的““按钮，即打开如上界面。

*认真填写“作废原因”后，点击“作废”即可。

*注:大任务作废和编辑任务的权限一样,只能对发起人是自己

的任务进行作废。

*任务作废时必须填写“作废原因”才能提交。

作废的任务并非真正删除，而是存放于已作废任务列表中。

2.1.1结束任务

由耍功能:结束己完成的任务。

具体描述：如图2.1.5所示

图2.1.5

10

TENGS任务管理系统使用手册

首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内

打钩，然后点击页面上方的“"按钮，即打开如上界面。

在“填写结论”一栏中填写此项任务的工作结果，然后点击“完

成”按钮即可，系统自动回到任务列表主页面。

未结束的任务显示为蓝色，排在任务列表的前面。已结束且正常结束

的任务（即在要求的完成时间内结束的任务），在任务列表中显示为

灰色，并自动排在任务列表的后面，如图：

若实际结束时间超出了完成时间，则系统认为延时，结束时必

须输入“延时原因”，提交后，在任务列表中此项任务的实际结束时

间显示为红色，如图：

10209100071制三|100%|1.|2002-9-16

若已到完成时间，任务仍未完成（即仍未点击“结束任务”），则此

项任务在任务列表中显示为：

0207020031设建“■公司计苴机|孙韵］林明桂|2002T-5|2002T-20|0%||延时?????？

*注:*任务结束只能“发起人”才有权限完成。

*任务的责任人在完成任务后，需以电话或面谈形式告知发起

人，然后由发起人审核其任务完成情况并决定是否结束此项

任务。

结束任务时必须帽写“结论”，如果任务已经延时，必须填写“延时

原因”，否则无法提交。

如这项任务在阶段划分中创建的新任务还没完成，则这项任务将不

II

TENGS任务管理系统使用手册

能结束。

2.1.5划分阶段

主要功能:对于规模较大或耗时较长的工作通过若干个小阶段来

逐步实现。右助于责任人白L1工作开展的思路清晰,也白利于上级主

管审杳工作。

具体描述：如图2.1.7所示

您要把任务划分为无］阶段

返回|

图2.1.7

首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”内打钩

,然后点击页面上方的“"按钮，即打开如图2.1.7,

选择几个阶段，点击“”，即打开如图2.1.8:

点击“”，即回到上级页面。

除夙称应林色困难结*.隹分

1即作文档|进行中创建新任务蒜

2隋训进行中创能新任务完成

3阿用督导进行中创建新任务完成

运］返回|

图2.1.8

输入每个阶段的小标题后，点击“”，即打开如下界面:

TENGS任务管理系统使用手册

编辑任务阶段添加任务阶段

任务阶段列表

阶段状态求助结束任务操作

1制作文裆进行中创建新任务完成删除

2培训注行中创建新任务完成删除

3应用督导在行中创建新任务完成即除

返回|

图2.1.9

“编辑任务阶段”：对已录入的各个阶段标题进行修改、补充。图

2.1.8

“添加任务阶段”：在任务阶段列表中创建新的任务，添加更多的阶

段图2.1.8

“删除”：从任务阶段列表中，把此阶段彻底删除。

“完成”：结束已完成的某个阶段工作。还可以也可以直接完成。自

动显示当天日期，即完成工作的日期。

任务曲段列表

阶段标题伏态求助结束任务*作

1制作文档已完成2002-9-19删除

2培训迸行中创建新任务完成断除

3应用督导进行中创地新任务删除

图2.1.9

回到主任务列表中可看到“阶段”中变为“3”，“进展”变

为“33%”，点击阶段数，将进入图2.1.9界面c

注:*任务阶段只能由“责任人”来划分。

13

TENGS任务管理系统使用手册

*编辑任务阶段和添加任务阶段时任务标题都不能为空，否则无法提

交。

*划分阶段之后进入填写任务标题页面，标题必须填写然后才能

提交。

2.1.6任务转发

主要功能:下达给与此项工作相关（本部门或其他部门）的负责

具体描述:如图2.1.10所示

图2.1.10

□首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“”

内打钩，然后点击页面上方的“"按钮，即打开如上界

14

TENGS任务管理系统使用手册

面。

□输入“责任人”，并选择责任人所在部门，然后填写“任务

转发备注”，及“结论”，最后点击“立即转发”即可。

提交后，主任务列表中的原有任务的实际结束时间变为“转发”，同

时另外生成已经更改了责任人的转发任务，开始时间取转发任务的提

交时间，任务详情中必须包含“任务转发备注”，并且增加“转发人”

一项，其他数据继承原有任务；

任务浏览权限不变，即仍然为列出“责任人”或“发起人”之一是登

录用户的任务。

2.1.7考评填写

主要功能：填写本月下属员工的工作考评情况,记录清晰,辅助

管理。

具体描述：如图2.1.11所示

?信息技术部月考评•MicrosoftInt«rnttExplortr

请添写本月部门工作考评

I幅醺爨flg罚款j

奖金I工^增长I

3

d

提交|重写|

图2.1.11

15

TENGS任务管理系统使用手册

2..查询操作

2.2.1查询历史时间的日历

主要功能：便捷查询任意指定时间的R历,查找一匚作记录,辅助

工作安排。

具体描述：如图2.2.1所示

4十月2cm>

123456

78910111213

14151617熊1920

21222324252627

28293031123

11。月二]]2001-(go)

图2.2.1

在任务管理系统的主页面左测的日历上，通过下拉箭头选择要查询

的时间，然后点击“”，日历即变为指定年月的日历，凡是红色的

日期表示当天有任务记录。

2.2.2查询指定日期的任务

主要功能:根据需要,查询历史时间中的某个月或具体某一天的

任务。

具体描述:

1.查询所有时间的任务

16

TENGS任务管理系统使用手册

在任务列表的页面下方，如图：选择所有时间，然后点击“查

询”按钮，任务列表即列出自应用系统以来所有时间的任务。

还可通过关键字进行快速筛选查询，如图：。

2.查询本年度某月的任务

在任务列表的页面右上角，如图：通过下拉箭头选择要查询的

月份，单击一下鼠标，任务列表的内容自动变为指定月份的任务显

o

3.查询具体某一天的任务

在任务列表页面的左侧口历上，点击日期显示为红色的某一天，任

务列表即显示当天所有完成及未完成的任务及进展情况。如图2.2.2：

2001年10月18日

图2.2.2

在此页面上仍可对过去的任务记录进行编辑及作废，见右上角提示。

2.2.3查询已作废任务

TENGS任务管理系统使用手册

主要功能：杳询从任务列表中删除的任务。

具体描述:如图2.2.3所示。

已作废任务列表

编号任务名称开始时间结束时间责任人

010806001系统测试2001-8-12001-8-31孙韵

010808013系统测试2001-8-12001-8-23孙韵

第一页|前一页|下一页|最后一页|当前页次：1/13

图2.2.3

在任务列表的页面下方，点击“"按钮，即弹出如上界面。

点击“任务名称”可查看任务详情，点击“前一页”、“后一页”等可

翻页查看。

2.2.4查询下属员工任务

主要功能：杳询直属下级及卜属部门的所有员工的任务。

具体描述:

1.查询直属下级的任务

在任务列表的页面下方，如图：选择某位直属下级员工，然后

点击“查询”，任务列表的内容即显示指定下属员工的任务。

若需查询过去某个月的任务，则先选择右上角的月份，再选择左

下角的员工，点击“查询”即可。

2.查询下属部门的任务

TENGS任务管理系统使用手册

在任务列表的页面右上方，如图：点击某下属部门，任务列表的

内容自动变为指定下属部门所有员工的任务显示。

若需查询下属部门具体某个员工的任务，则执行.上述“1、”的操作步

骤即可。

2.2.5查询员工工作考评

主要功能:查询任意时间下属所有员工的考评记录。

具体描述:如图2.2.4所示。

年份：|2002二J月份：叵三.新I

2002年9月考评

姓名部门奖金罚款毛资增部门主管评价

图2.2.4

在任务列表的页面上方，点击“员工工作考评”，即弹出如上界面。

进入时系统默认的时间为当前月份，如需查询历史时间的考评记录,

则通过下拉箭头选择相应时间，然后点击“刷新”按钮，即列出指定

日期的员工考评情况。

1、III.系统应用规则

]

带格式的：项目符号和编号

4^-2、任务管理系统适用于中高层办公人员、管理人员。

方室」对于系统中填写的任务内容、结论及延时原因等应认真、

严肃地对待。

(1)应把握好添加任务的度。事无巨细一般计划性、规划性