行政公文写作及格式规范宝典

行政公文写作及格式规范宝典一、行政公文写作规范概述行政公文是行政机关在公务活动中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流沟通情况的重要工具。规范化的公文写作与格式，不仅体现机关工作的严谨性，更能保证公文的权威性、严肃性和可执行性。本宝典旨在为行政人员提供系统、实用的公文写作指导，助力提升公文处理效率与质量。二、适用工作场景行政公文广泛应用于各类行政管理场景，主要包括但不限于以下情境：（一）部署与指导工作场景示例：需向下级单位或部门明确某项专项工作的目标任务、责任分工、时间节点及要求时（如《关于开展2024年度安全生产大检查的通知》）。适用文种：通知、意见。（二）请示与报批事项场景示例：因工作需要向上级机关请求指示、批准资金、审批方案时（如《关于审批*办公楼维修改造经费的请示》）。适用文种：请示。（三）汇报与反映情况场景示例：定期向上级机关汇报工作进展、总结经验或反映重要问题时（如《2024年第一季度*部门工作总结报告》）。适用文种：报告。（四）答复与沟通协调场景示例：答复下级单位或平级单位来文询问，或就跨部门协作事项进行沟通时（如《关于*项目用地协调问题的复函》）。适用文种：函。（五）表彰与批评场景示例：对集体或个人进行表彰奖励，或对违规行为进行批评通报时（如《关于表彰*同志见义勇为行为的通报》）。适用文种：通报。三、标准化处理流程行政公文的处理需遵循“拟稿—审核—签发—校对—印发—归档”的规范流程，各环节要点（一）明确公文类型与目的判断文种适用性：根据事项性质（如请求用“请示”、答复用“复函”、部署工作用“通知”）选择正确文种，避免文种混用（如“请示”与“报告”不得混淆）。确定发文范围：明确主送机关（上级、下级、平级或公众），保证发文对象精准。（二）收集与整理材料收集依据材料：包括政策文件、领导指示、数据资料、背景说明等，保证内容真实、准确、有据可依。梳理核心信息：提炼事项要点（如工作目标、要求、时间节点等），保证逻辑清晰、条理分明。（三）拟写公文初稿规范格式结构：按“标题—主送机关——附件—发文机关—成文日期”顺序撰写，各要素完整。撰写内容：开头：简明扼要说明发文依据或目的（如“根据会议精神，为推进工作，现通知如下”）。主体：分条列项阐述具体事项，条理清晰（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分级标注）。结尾：根据文种规范使用结束语（如请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”）。（四）审核与修改部门初审：由拟稿部门负责人审核内容是否符合政策、数据是否准确、逻辑是否严密。办公室核稿：重点审核格式规范性、文种使用是否正确、主送机关是否精准、有无错别字及语病。会签（如需）：涉及多部门职责的公文，需相关部门会签确认，保证内容无争议。（五）签发审批按权限签发：根据公文重要程度和机关层级，由相应领导签发（如一般事项由分管领导签发，重要事项由主要领导签发）。明确签发人：在发文机关处标注签发人姓名及职务（如“签发人：*局长”）。（六）校对与定稿文字校对：检查错别字、标点符号、数字使用（如年份用“2024”不用“二〇二四”）、附件名称是否准确。格式校对：核对页码、行距、字体字号（如标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312）等是否符合规范。最终定稿：经校对无误后，形成正式公文文本。（七）印发与归档排版印发：按标准格式排版（页码位于页脚居中，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），打印后加盖发文机关公章。分发归档：按主送范围分发，同时将电子版及纸质版（含签发单、原稿）归档保存，归档期限按机关档案管理规定执行。四、常用公文模板及说明（一）通知模板要素规范格式与内容要求标题发文机关+事由+文种（如《*市人民办公室关于做好2024年清明节放假工作的通知》），居中排布，二号小标宋简体。主送机关顶格书写，后加冒号（如“各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：”），三号仿宋GB2312。开头：说明发文依据（如“根据国务院办公厅通知精神”）；主体：分条列项明确放假时间、工作要求、注意事项等；结尾：用“特此通知”。附件如有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称（如“附件：2024年清明节放假安排表”）。发文机关下方右空四字编排，三号仿宋GB2312（如“*市人民办公室”）。成文日期发文机关下方右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），三号仿宋GB2312。印章成文日期中置，上压发文机关，下压成文日期（印章用红色）。（二）请示模板要素规范格式与内容要求标题发文机关+事由+文种（如《关于申请审批项目资金的请示》），居中，二号小标宋简体。主送机关顶格书写，后加冒号（如“*局长：”），三号仿宋GB2312（仅限一个主送机关）。开头：说明请示缘由（如“因工作需要，现申请资金”）；主体：详细说明事项背景、必要性、资金用途及金额；结尾：用“妥否，请批示”。附件如有附件，标注方式同通知模板。发文机关下方右空四字编排，三号仿宋GB2312（如“*部门”）。成文日期发文机关下方右空四字编排，阿拉伯数字标注，三号仿宋GB2312。签发人发文机关上方居左编排“签发人：职务姓名”，三号楷体GB2312。（三）报告模板要素规范格式与内容要求标题发文机关+事由+文种（如《*2024年上半年工作总结报告》），居中，二号小标宋简体。主送机关顶格书写，后加冒号（如“*上级机关：”），三号仿宋GB2312。开头：概述报告周期及总体情况；主体：分条列项汇报工作进展、成效、存在问题及下一步计划；结尾：用“特此报告”。附件如有附件，标注方式同通知模板。发文机关下方右空四字编排，三号仿宋GB2312（如“*单位”）。成文日期发文机关下方右空四字编排，阿拉伯数字标注，三号仿宋GB2312。（四）函模板要素规范格式与内容要求标题发文机关+事由+文种（如《关于商请协助解决问题的函》），居中，二号小标宋简体。主送机关顶格书写，后加冒号（如“*单位：”），三号仿宋GB2312（平级或不相隶属机关）。开头：说明发函背景及目的；主体：清晰陈述事项，提出具体请求或意见；结尾：用“专此函达，盼予回复”或“特此函告”。附件如有附件，标注方式同通知模板。发文机关下方右空四字编排，三号仿宋GB2312（如“*部门”）。成文日期发文机关下方右空四字编排，阿拉伯数字标注，三号仿宋GB2312。五、关键规范要点（一）格式规范字体与字号：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，行距设置为28磅。页码与页边距：页码位于页脚居中，格式为“-X-”（X为页码），页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。要素位置：标题居中，主送机关顶格，首行缩进2字符，附件标注在下空一行左空二字处，发文机关与成文日期右对齐。（二）语言要求准确简明：用词精准，避免歧义（如“原则上”需明确具体条件，“尽快”需标注时限）。庄重规范：使用书面语，避免口语化（如不用“搞定”“弄一下”，用“办理”“落实”）。逻辑清晰：采用“总—分”结构，分条列项表述，每条内容单一，不交叉重复。（三）常见问题规避文种误用：如“请示”不得夹带报告内容，“函”不得使用“通知”格式（不相隶属机关间不得用“通知”行文）。附件缺失：提及附件时，需在附件标注处完整注明附件名称及份数，避免“附件如文”等模糊表述。数字与标点：年份用全称（如“2024年”），不简写为“24年”；标点符号用全角（如逗号“，”、句号“。”），避免半角符号。印章规范