行政工作流程与文档模板

行政工作流程与通用指南一、行政工作流程与概述行政工作是保障企业有序运转的“润滑剂”，规范的流程与标准化的能显著提升工作效率、减少沟通成本，并保证行政事务处理的合规性与一致性。本指南涵盖会议组织、办公用品采购、员工差旅、行政档案四大核心行政场景，提供从操作步骤到模板文件的完整解决方案，助力行政工作标准化、专业化落地。二、会议组织管理流程及模板（一）典型应用场景适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、客户接待会、年度总结会等各类企业内部及对外会议，涵盖会议发起、筹备、召开、纪要归档全流程管理。（二）标准化操作流程会议发起与申请申请人根据工作需要，明确会议主题、目标、参会人员、时间及地点需求，填写《会议申请表》，提前2-3个工作日提交至部门负责人审批。涉跨部门会议或需公司领导出席的会议，需同步抄送行政部备案，协调会议室资源。会议资源协调行政部收到申请后，1个工作日内反馈会议室availability（如会议室冲突，协助调整时间或更换备用会议室），并根据需求准备投影仪、麦克风、白板、饮用水等会议物资。会议通知发布审批通过后，申请人*通过企业/邮件发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员及需提前准备的资料（如PPT、议案等），并附《会议申请表》审批版。会前现场准备会议召开前30分钟，申请人*或行政部工作人员到场调试设备（投影、音响、视频会议系统等），检查会议物资是否齐全，摆放席卡、会议资料等。会议召开与记录主持人准时宣布会议开始，控制会议节奏；记录人同步记录会议关键内容（决议事项、行动项、负责人、完成时限等）。会后纪要整理与归档会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门；纸质版纪要需申请人*签字确认后，交行政部归档保存（电子版同步存入共享文件夹）。（三）模板文件表1：《会议申请表》会议名称申请人*所属部门会议时间年月日时分至时分会议地点（需求）□公司会议室□外部场地□线上会议参会人员（名单）会议主题与议程1.2.3.所需设备/物资□投影仪□麦克风□白板□其他：附件（如有）□会议资料□议案□其他：审批栏部门负责人*意见签字：__________日期：________行政部意见签字：__________日期：________分管领导*意见签字：__________日期：________表2：《会议纪要模板》会议纪要会议名称：________________会议时间：____年__月日:-:__会议地点：________________主持人：__________记录人：__________参会人员：________________（附签到表）缺席人员：________________及原因：__________会议主题：________________会议议程及主要内容：议题一：________________讨论要点：________________决议事项：________________议题二：________________讨论要点：________________决议事项：________________行动项清单：序号行动项描述负责人*配合部门完成时限123下一步计划：________________分发范围：________________主持人签字：__________记录人签字：__________日期：____年__月__日（四）关键注意事项会议需提前明确目标与议程，避免“无主题开会”，超时会议需主持人及时终止。纪要需突出“决议事项”与“行动项”，避免流水式记录，保证可追溯、可执行。涉密会议需在《会议申请表》中标注，纪要按保密级别管理，禁止无关人员查阅。三、办公用品采购管理流程及模板（一）典型应用场景适用于企业日常办公耗材（纸张、笔、文件夹等）、办公设备（打印机、扫描仪等）、劳保用品（口罩、消毒液等）的采购申请、审批、入库、领用全流程管理，旨在规范采购行为、控制行政成本。（二）标准化操作流程需求统计与申请每月25日前，各部门专员统计下月办公用品需求，填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途，提交至部门负责人审核。汇总与审批行政部汇总各部门需求，核对库存（避免重复采购），编制《月度办公用品采购预算》，提交至行政负责人及财务部审批，审批通过后启动采购。供应商选择与采购通用办公用品（如A4纸、签字笔）优先与协议供应商合作，比价后下单；大额/特殊物品（如办公设备）需进行3家供应商比价，选择性价比最优方案，签订采购合同（如需）。入库验收与登记货物送达后，行政部采购专员与申请人共同验收，核对物品数量、质量、规格是否与申请一致，验收合格后填写《办公用品入库登记表》（一式两联，行政部、财务部各存一联）。领用与发放员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期，部门负责人签字确认后，行政部发放物品；大额设备领用需填写《固定资产领用单》，同步至财务部备案。（三）模板文件表3：《办公用品采购申请表》申请部门申请人*申请日期年月日联系电话物品名称规格型号单位数量审批栏部门负责人*意见签字：日期：行政部意见签字：日期：财务部*意见签字：日期：分管领导*意见签字：日期：表4：《办公用品领用登记表》领用日期物品名称规格型号单位数量领用人*所属部门领用事由部门负责人*签字备注□日常消耗品□办公设备□劳保用品（请在对应项打“√”）（四）关键注意事项采购需优先选择协议供应商，严格执行比价流程，单次采购金额超5000元需签订采购合同。入库时需核对实物与申请单信息一致，避免“三无产品”入库；领用需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则。每月末行政部需盘点库存，编制《月度库存盘点表》，保证账实相符，滞销物品及时反馈调整采购计划。四、员工差旅管理流程及模板（一）典型应用场景适用于员工因公出差（包括客户拜访、项目调研、参加会议、异地培训等）的交通、住宿、补贴申请及报销管理，规范差旅行为、控制差旅成本、保障员工权益。（二）标准化操作流程出差申请与审批员工因公出差时，提前3个工作日填写《差旅申请审批表》，注明出差事由、起止时间、目的地、交通工具（需符合公司差旅标准）、预计费用、出差目的及行程安排，经部门负责人审批；跨省/出差超3天或单次费用超5000元，需额外提交分管领导*审批。差旅预订与报备审批通过后，员工*通过公司合作旅行社/平台预订交通（机票/高铁票）及住宿（需为协议酒店或经济型酒店），预订信息截图留存；行政部备案出差人员名单，便于紧急联系。差旅执行与费用发生出差期间，员工需严格按照审批行程执行，费用发生时索取合规发票（发票抬头需为公司全称，注明消费明细），如遇行程变更需及时向部门负责人报备。差旅报销与审核出差返回后5个工作日内，员工整理发票、行程单（机票/车票）、住宿清单等资料，填写《差旅报销单》，注明出差日期、地点、费用明细（交通、住宿、市内交通、伙食补贴等），附《差旅申请审批表》复印件，提交至部门负责人审核。财务部*对报销单据进行合规性审核（发票真伪、金额是否符合标准），无误后安排付款；行政部定期统计差旅费用，分析成本控制情况。（三）模板文件表5：《差旅申请审批表》申请人*所属部门职位出差事由出差地点出发时间年月日时分返回时间年月日预计天数天交通工具□飞机□高铁□汽车□其他：行程安排日期时间地点费用预算交通费（预估）住宿费（预估）市内交通审批栏部门负责人*意见签字：日期：行政部意见签字：日期：财务部*意见签字：日期：分管领导*意见签字：日期：表6：《差旅报销单》申请人*所属部门报销日期年月日出差期间年月日至年月日出差地点费用明细项目金额（元）发票号码交通费住宿费市内交通伙食补贴其他合计金额大写：________________小写：__________附件清单□发票□行程单□住宿清单□《差旅申请审批表》复印件审批栏部门负责人*意见签字：日期：财务部*审核签字：日期：分管领导*审批签字：日期：（四）关键注意事项差旅交通、住宿标准需严格遵循公司《差旅管理制度》（如：高管可乘飞机经济舱，普通员工乘高铁二等座），超标费用需由分管领导*书面审批。发票需为合规增值税发票，项目名称、金额与实际消费一致，涂改、发票抬头错误的不予报销。伙食补贴、市内交通补贴按出差天数包干发放，无需提供发票，但需在报销单中注明标准及计算方式。五、行政档案管理流程及模板（一）典型应用场景适用于企业行政类档案（包括但不限于合同协议、证照文件、会议纪要、制度流程、重要往来函件等）的收集、分类、编号、归档、借阅、保管及销毁管理，保证档案完整、安全、可追溯。（二）标准化操作流程档案收集与分类各部门在文件形成后3个工作日内，将具有保存价值的行政文件（原件/扫描件）提交至行政部，行政部按“年度-类别-子类”进行分类（如：2024年-合同类-采购合同、2024年-会议类-部门例会纪要）。档案编号与登记行政部为每份档案分配唯一编号（规则：YYYY-ML-ZL-X，如2024-HT-CG-001表示2024年合同类采购合同001号），填写《档案归档登记表》，注明档案名称、编号、形成部门、归档日期、保管期限、存放位置等信息。档案整理与归档档案按编号顺序装入档案盒，标注档案名称及编号，盒内附《档案目录》；电子档案同步至公司档案管理系统，命名规则与纸质档案一致，保证线上线下同步。档案借阅与归还员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过10个工作日），经部门负责人审批后，行政部办理借阅手续；借阅人*需在规定期限内归还，归还时检查档案完整性，如有损坏或丢失需按公司规定赔偿。档案保管与鉴定销毁行政部定期检查档案存放环境（防火、防潮、防虫、防盗），保证档案安全；保管期限届满的档案，由行政部会同法务部、财务部鉴定，对无保存价值的档案编制《档案销毁清单》，经分管领导*审批后，双人监销并记录销毁情况。（三）模板文件表7：《档案归档登记表》归档日期档案名称档案编号形成部门文件份数保管期限存放位置（柜/层/盒）归档人*审核人*备注□纸质□电子□纸质+电子（请在对应项打“√”）表8：《档案借阅申请表》借阅人*所属部门借阅日期年月日档案名称档案编号借阅用途借阅期限至年月日审批栏部门负责人*意见签字：日期：行政部意见签字：日期：归还记录归还日期档案状态经办人*□完好□损坏□丢失（四）关键注意事项涉密档案（如未公开合同