企业催收函写作模板

企业催收函写作模板在商业往来中，账款逾期会直接影响企业现金流与经营效率。催收函作为兼具商业沟通与法律效用的文书，既是督促债务人履约的工具，也可作为诉讼时效中断的凭证、债务事实的书面确认。一份规范的催收函需兼顾专业性与灵活性，既清晰传递诉求，又维护合作关系（或震慑违约方）。一、催收函的核心要素与场景化模板催收函的效力源于事实的明确性与法律依据的严谨性。根据逾期阶段、合作关系亲疏、债务性质（货款、服务费、借款等），模板需针对性调整：（一）初次催收函（逾期15-30天，友好提示型）适用于合作稳定、首次逾期且沟通成本较低的场景，以“提醒+确认”为核心，避免激化矛盾。核心结构：抬头：债务人全称、地址、联系人（如“致XX有限公司：”）；债务背景：简述合同/订单编号、合作内容（如“贵司于2023年X月X日与我司签订《XX服务合同》，约定服务费用共计XX元”）；履约现状：说明付款期限（如“合同约定付款日为2023年X月X日，截至今日账款已逾期15日”）；善意提示：假设疏忽（如“我们推测系贵司财务流程延误”），重申付款义务；行动要求：明确付款期限（如“请于收到本函3日内完成付款，账户信息如下：XXX”）；友好收尾：表达对长期合作的重视（如“期待贵司妥善处理，我司将全力配合后续流程”）。示例片段：>致XX贸易有限公司：>您好！贵司于2023年X月X日与我司签订《货物买卖合同》（合同编号：XXX），约定货款XX元应于2023年X月X日前结清。现付款期限已逾期15日，我们推测可能是贵司财务安排的疏忽。>请贵司于3个工作日内将款项汇至我司账户（开户行：XXX，账号：XXX）。如遇特殊情况需协商，请致电我司财务部XXX（电话：XXX）。>期待贵司重视履约信誉，我司愿继续为您提供优质服务。（二）逾期催收函（逾期30-90天，正式催告型）适用于多次沟通无果、逾期时间较长的场景，需强化“事实+后果”的表述，体现严肃性。核心结构：债务确认：精确罗列欠款明细（本金、违约金/利息、逾期天数，如“截至2023年X月X日，贵司累计欠款本金XX元，逾期违约金XX元，合计XX元”）；履约瑕疵：客观陈述沟通记录（如“我司已于X月X日、X月X日两次通过邮件/电话提醒，未获有效反馈”）；法律依据：援引合同条款（如“根据《XX合同》第X条约定，逾期付款应按日千分之X支付违约金”）；最后通牒：限定还款期限（如“请于2023年X月X日前全额支付欠款，否则我司将采取进一步措施”）；后果告知：提示违约风险（如“逾期将导致我司启动法律程序，贵司需承担诉讼费、律师费等额外成本”）。示例片段：>致XX工程有限公司：>截至2023年X月X日，贵司因《XX建设工程分包合同》（合同编号：XXX）拖欠我司工程款本金XX元，逾期违约金XX元，合计欠款XX元。>我司曾于X月X日、X月X日通过邮件及书面函件催告，贵司仅回复“将尽快安排”，未实际履约。根据合同第X条，逾期付款应按日千分之X计收违约金，且我司有权解除合同并追偿损失。>现郑重函告：请于2023年X月X日前将全部款项汇至我司账户（开户行：XXX，账号：XXX）。逾期我司将委托律师启动诉讼程序，贵司需承担全部维权成本。（三）律师函（逾期90天以上，威慑型）适用于恶意拖欠、协商彻底破裂的场景，需由律师事务所出具，突出“法律后果”的强制性。核心结构：律师身份声明：（如“受XX企业委托，本所就贵司拖欠账款事宜郑重函告”）；债务与违约事实：比正式催告更简洁，但需精确（如“欠款本金XX元，逾期超90日，经多次催告未履行”）；法律定性：明确违约性质（如“贵司行为已构成根本违约，严重损害委托人合法权益”）；救济途径告知：限定最后还款期限（如“限3日内支付全款，否则将向法院提起诉讼/申请财产保全”）；律师联系方式：便于债务人直接沟通（如“本律师联系方式：XXX（电话）、XXX（邮箱）”）。示例片段：>XX律师事务所受XX科技有限公司（以下简称“委托人”）委托，就贵司拖欠软件开发服务费事宜函告如下：>一、债务事实：贵司于2023年X月X日与委托人签订《软件开发合同》，约定服务费XX元应于验收后10日内支付。现服务已验收超90日，贵司累计拖欠本金XX元，逾期违约金XX元。>二、法律后果：贵司的拖欠行为已构成根本违约，委托人有权依据《民法典》第五百七十七条要求继续履行并赔偿损失。本所已准备好诉讼材料，将在3日期限届满后向XX法院提起诉讼，同时申请查封贵司银行账户、不动产等财产。二、催收函写作的实务要点一份有效的催收函需平衡“专业性”与“灵活性”，避免形式瑕疵削弱效力：1.事实精准，证据闭环债务金额、合同条款、沟通记录需与实际一致，必要时附上对账单、合同复印件（函件中可注明“附件包含《XX合同》《对账单》”）。送达后保留签收凭证（如快递回执、邮件已读证明），形成证据链。2.语气分层，适配场景合作客户：用“我们理解可能存在疏忽”“期待共同解决”等柔性表述，维护关系；恶意拖欠：用“郑重函告”“依法维权”等强硬表述，传递威慑力。3.法律表述严谨，避免歧义违约金、利息的计算依据合同或法律（如《民法典》合同编），避免“将采取一切措施”等模糊表述，应明确“启动诉讼”“申请保全”等具体行动。4.留痕意识：送达与反馈通过EMS（注明“催收函”并留存底单）、邮件（要求已读回执）或公证送达，确保债务人收到。函件中可要求“收到后24小时内回函确认还款计划”，倒逼对方回应。5.语言简洁，去情绪化避免“贵司毫无诚信”“恶意拖欠”等情绪化指责，用“未按约履行付款义务”“逾期超XX日”等客观表述，保持文书的专业性。三、特殊场景的调整策略长期合作客户：可在函件中加入“如遇经营困难，可协商分期方案”，体现灵活性，避免因催款丢失客户；跨境业务：需注明适用法律（如“本函适用中华人民共和国法律”），并提供双语版本（视债务人情况）；集团企业：明确债务主体（如“XX集团有限公司（而非下属分公司）”），避免责任主体混淆。四、风险提示催收函的核心价值是“中断诉讼时效”与“固定债务事实”，但需注意：诉讼时效期间内