财务报销制度及报销流程概述

财务报销制度及报销流程概述一、总则为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。二、借支管理规定及借支流程（一）借款管理规定1.出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。2.其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3.各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。4.借款销账规定：-借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；-借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。5.借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（二）借款流程1.借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。2.审批流程：-部门经理审核签字，确认借款用途的合理性和必要性。-财务经理复核，主要复核借款金额是否在预算范围内、借款人是否有未结清借款等。-总经理审批，对借款进行最终决策。3.财务付款：借款凭审批后的《借款单》到财务部办理领款手续。三、日常费用报销制度及流程（一）日常费用范围日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。（二）费用报销的一般规定1.报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度），且发票背面有经办人签名。2.填写报销单应注意：-根据费用性质填写对应单据；-严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；-金额大小写须完全一致（不得涂改）；-简述费用内容或事由。3.按规定的审批程序报批。4.报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。（三）费用报销的一般流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。（四）差旅费报销制度及流程1.费用标准|职务|交通工具|住宿标准|伙食标准|市内交通费用||----|----|----|----|----||总经理|飞机、高铁一等座等实报实销|实报实销|实报实销|实报实销||部门经理|高铁二等座、动车、火车硬卧等|[X]元/天|[X]元/天|[X]元/天||普通员工|火车硬卧、长途汽车等|[X]元/天|[X]元/天|[X]元/天|2.费用标准的补充说明-住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。-实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。-伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。-宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。-出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。3.报销流程-出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门经理审核签字，总经理批准。-借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。-购票：出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。-返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部门复核，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。（五）电话费报销制度及流程1.费用标准-移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准由行政部会同财务部制定并报总经理批准后执行。-固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。2.报销流程-移动通讯费：员工应将本人手机话费发票按规定粘贴好，填写费用报销单，经部门经理审核签字，财务部门复核，总经理审批后到出纳处报销。-固定电话费：由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。（六）交通费报销制度及流程1.费用标准-员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车。-市内因公公交车费应保存相应车票报销。2.报销流程-员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。-审批：按日常费用审批程序审批。-员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。（七）办公费、低值易耗品等报销制度及流程1.管理规定为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。2.报销流程-购置申请：行政部根据需求及库存情况填写《购置申请单》，经部门经理、财务经理、总经理审批后交采购人员进行采购。-入库：采购人员在物品采购回来后，应及时办理入库手续，填写《入库单》，由仓库管理人员签字确认。-报销：采购人员凭审批后的《购置申请单》、《入库单》、发票等相关单据填写费用报销单，按日常费用审批程序审批后到财务处报销。（八）业务招待费报销制度及流程1.费用标准-业务招待费应严格控制，根据公司业务情况，制定不同级别人员的业务招待费标准。-业务招待费的支出必须是与公司业务相关的合理支出，严禁以业务招待为名进行私人宴请等行为。2.报销流程-招待申请：业务人员因工作需要进行业务招待时，应事先填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、预计费用等，经部门经理审核，总经理审批。-报销：业务人员凭审批后的《业务招待申请单》、发票等相关单据填写费用报销单，按日常费用审批程序审批后到财务处报销。（九）培训费、资料费报销制度及流程1.费用标准-培训费、资料费的报销应根据公司的培训计划和实际需求进行，对于与工作无关的培训和资料费用不予报销。-参加外部培训的费用，应根据培训合同和相关发票进行报销。2.报销流程-培训申请：员工参加培训或购买资料前，应填写《培训/资料申请单》，经部门经理审核，总经理审批。-报销：员工凭审批后的《培训/资料申请单》、发票等相关单据填写费用报销单，按日常费用审批程序审批后到财务处报销。四、工薪福利及相关费用支出制度及流程（一）工薪福利等支出范围工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。（二）工资支付流程1.每月25日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部。2.总经理提供职工月度奖金分配表。3.财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表。4.按工薪审批程序审批。5.每月28日由财务部通过银行代发形式支付工资。6.每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（三）临时工资支付流程同工资支付流程。（四）社会保险及住房公积金支付流程1.由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理。2.社会保险金由财务部协助人力资源部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（五）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。五、税费支出制度及流程（一）税费范围公司涉及的税费主要包括增值税、企业所得税、个人所得税、印花税等。（二）税费计算与申报1.财务部应按照国家税收法规的规定，正确计算各项税费。2.每月按时进行纳税申报，填写纳税申报表，并提交相关资料。3.对于复杂的税收业务，可咨询税务顾问或向税务机关请教。（三）税费缴纳流程1.财务部根据纳税申报结果，确定应缴纳的税费金额。2.填写缴款书或通过网上银行等方式缴纳税费。3.保存好完税凭证，作为财务核算和税务检查的依据。六、工程相关支出制度及流程（一）工程相关支出范围工程相关支出主要包括工程预付款、工程进度款、工程结算款等。（二）工程预付款支付流程1.工程部门根据工程合同和施工进度，填写《工程预付款申请单》，注明工程名称、合同金额、预付款比例、申请金额等。2.部门经理审核签字，确认工程进度和预付款的合理性。3.财务部门复核，主要复核合同条款、预付款比例是否符合规定等。4.总经理审批。5.财务部门根据审批后的《工程预付款申请单》，办理付款手续。（三）工程进度款支付流程1.工程部门根据工程实际进度，填写《工程进度款申请单》，并附上工程进度报告、监理报告等相关资料。2.部门经理审核签字，确认工程进度和进度款的合理性。3.监理单位审核，出具审核意见。4.财务部门复核，主要复核工程进度是否与合同约定相符、进度款计算是否正确等。5.总经理审批。6.财务部门根据审批后的《工程进度款申请单》，办理付款手续。（四）工程结算款支付流程1.工程完工后，工程部门组织相关人员进行工程验收，验收合格后，填写《工程结算款申请单》，并附上工程结算报告、审计报告等相关资料。2.部门经理审核签字，确认工程结算的准确性。3.审计部门审计，出具审计意见。4.财务部门复核，主要复核工程结算金额是否与合同约定相符、各项费用是否合理等。5.总经理审批。6.财务部门根据审批后的《工程结算款申请单》，办理付款手续。七、专项支出制度及流程（一）专项支出范围专项支出主要包括固定资产购置、大型修缮、广告宣传等。（二）固定资产购置流程1.申请：使用部门根据工作需要，填写《固定资产购置申请单》，注明购置原因、设备名称、规格型号、预算金额等。2.审批：部门经理审核签字，确认购置的必要性；财务部门复核，主要复核预算资金是否充足；总经理审批。3.采购：采购部门根据审批后的《固定资产购置申请单》进行采购，选择合适的供应商，签订采购合同。4.验收：固定资产到货后，使用部门、采购部门和财务部门共同进行验收，填写《固定资产验收单》。5.报销：采购人员凭审批后的《固定资产购置申请单》、采购合同、发票、《固定资产验收单》等相关单据填写费用报销单，按日常费用审批程序审批后到财务处报销。（三）大型修缮流程1.申请：使用部门根据实际情况，填写《大型修缮申请单》，注明修缮原因、项目内容、预算金额等。2.审批：部门经理审核签字，确认修缮的必要性；财务部门复核，主要复核预算资金是否充足；总经理审批。3.招标：选择合适的施工单位，进行招标或谈判，签订修缮合同。4.施工：施工单位按照合同要求进行施工，使用部门和相关部门进行监督。5.验收：施工完成后，使用部门组织相关人员进行验收，填写《大型修缮验收单》。6.结算：施工单位提交结算报告，经审计部门审计后，财务部门根据审计结果办理结算付款手续。（四）广告宣传流程1.申请：市场部门根据市场推广计划，填写《广告宣传申请单》，注明宣传内容、宣传方式、预算金额等。2.审批：部门经理审核签字，确认宣传的可行性；财务部门复核，主要复核预算资金是否充足；总经理审批。3.执行：市场部门选择合适的广告公司，签订广告合同，组织广告宣传活动。4.结算：广告宣传活动结束后，广告公司提交结算报告，市场部门进行审核，财务部门根据审核结果办理结算付款手续。八、财务报销审批权限（一）部门经理审批权限部门经理对本部门员工的日常费用报销、借款等事项进行初步审核，主要审核费用的合理性、必要性和真实性等。对于金额在[X]元以下的费用报销和借款申请，部门经理具有审批权。（二）财务经理审批权限财务经理对所有报销事项进行财务复核，主要复核票据的合法性、金额的准确性、费用的合规性等。对于金额在[X]元以下的费用报销和借款申请，财务经理具有审批权。（三）总经理审批权限总经理对所有超过部门经理和财务经理审批权限的费用报销、借款、工程支出、专项支出等事项进行最终审批。总经理应根据公司的财务状况、业务发展战略等因素进行综合考虑，做出决策。九、财务报销的监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应