美术家协会美术研讨会筹备细则​

美术家协会美术研讨会筹备细则​

一、总则美术研讨会作为美术家协会促进学术交流、推动美术事业发展的重要活动，对于提升美术创作水平、拓展艺术视野具有关键作用。为确保美术研讨会筹备工作的顺利进行，特制定本细则。本细则适用于美术家协会主办或参与主办的各类美术研讨会筹备工作，旨在明确各环节工作要求、责任分工，保障研讨会高质量举办，为美术家协会会员及广大美术工作者搭建良好的交流平台。二、筹备组织架构成立美术研讨会筹备委员会，全面负责研讨会的筹备工作。筹备委员会下设多个工作小组，明确各小组职责。1.策划组：负责研讨会主题、议题的策划与确定。深入研究美术行业发展趋势、热点问题，结合协会会员的专业需求和兴趣，提出具有前瞻性、针对性和学术价值的研讨会主题和具体议题。同时，制定研讨会整体策划方案，包括会议流程、时间安排、活动形式等，确保研讨会内容丰富、形式多样、逻辑连贯。2.嘉宾邀请组：根据研讨会主题和议题，筛选并邀请国内外知名美术家、学者、艺术评论家等作为嘉宾。负责与嘉宾沟通协调，确定其参会意向、演讲主题及时间安排。及时向嘉宾发送邀请函，提供详细会议信息，包括会议时间、地点、议程等，确保嘉宾能够顺利参会并做好充分准备。3.论文征集组：发布论文征集通知，明确论文主题、范围、格式要求等。负责收集、整理投稿论文，组织专家对论文进行评审，评选出优秀论文并确定是否安排在研讨会上宣读。对入选论文作者进行通知，告知其论文入选情况及相关注意事项。4.会议组织组：负责研讨会的场地预订、布置，会议设备的租赁与调试，确保会议场地设施齐全、环境舒适。制定会议期间的餐饮、住宿安排方案，根据参会人数和预算选择合适的餐饮和住宿地点，保障参会人员的生活需求。同时，负责会议的注册登记工作，为参会人员提供便利服务。5.宣传推广组：制定全面的宣传推广方案，通过协会官网、社交媒体平台、行业媒体等多种渠道进行宣传。制作宣传海报、宣传视频等资料，突出研讨会的主题、亮点和重要嘉宾信息，吸引更多美术爱好者和专业人士关注。及时发布研讨会的相关信息，包括会议动态、嘉宾介绍、论文征集情况等，提高研讨会的知名度和影响力。6.后勤保障组：负责研讨会期间的物资采购，包括文具、饮用水、纪念品等。做好会议期间的安全保障工作，制定安全应急预案，确保参会人员的人身和财产安全。同时，负责处理会议期间的突发状况，提供必要的医疗救助等服务。三、筹备工作流程1.筹备启动阶段（提前[X]个月）-召开筹备委员会第一次会议，明确各工作小组职责和分工，制定筹备工作时间表和任务清单。-策划组开展研讨会主题和议题的调研与策划工作，广泛征求协会会员及业内专家意见。-宣传推广组制定初步宣传方案，准备宣传资料制作。2.主题与议题确定阶段（提前[X-1]个月）-策划组完成研讨会主题和议题的确定，提交筹备委员会审核通过。-论文征集组发布论文征集通知，明确截止日期和相关要求。-嘉宾邀请组开始筛选并联系潜在嘉宾，发送初步邀请意向。3.嘉宾邀请与论文征集阶段（提前[X-2]个月）-嘉宾邀请组与确认参会的嘉宾进一步沟通演讲主题和时间安排，发送正式邀请函。-论文征集组接收投稿论文，进行初步整理和分类。-会议组织组开始预订会议场地，洽谈餐饮、住宿合作事宜。-宣传推广组加大宣传力度，发布主题、议题和部分嘉宾信息。4.论文评审与会议准备阶段（提前[X-3]周）-论文征集组组织专家对投稿论文进行评审，确定入选论文名单和宣读论文作者。-会议组织组完成会议场地布置方案设计，租赁会议设备。-后勤保障组制定物资采购计划并开始采购部分物资。-宣传推广组发布入选论文名单和会议详细议程。5.会前最后准备阶段（提前[X-1]周）-嘉宾邀请组再次与嘉宾确认行程安排，提供详细参会指引。-会议组织组完成会议注册登记系统设置，进行场地布置和设备调试。-后勤保障组完成所有物资采购和安全保障准备工作。-宣传推广组进行最后的宣传推广，提醒参会人员会议相关信息。四、论文征集与评审1.论文征集要求-围绕研讨会主题和议题撰写，内容具有创新性、学术性和实践指导意义。-论文应符合学术规范，引用资料需注明出处，杜绝抄袭、剽窃等学术不端行为。-格式要求：论文标题采用三号黑体，正文采用小四号宋体，行距为1.5倍，字数不少于[X]字。同时，需提供论文摘要（不超过[X]字）、关键词（[X]-[X]个）。2.论文评审流程-论文征集截止后，论文征集组对投稿论文进行初步筛选，剔除不符合格式要求或主题不相关的论文。-组织专家评审小组，专家由协会内部资深会员、行业知名学者等组成。评审小组根据论文的学术水平、创新程度、与研讨会主题的契合度等标准进行评审。-评审小组采用匿名评审方式，每位专家独立给出评审意见，最终综合专家意见确定入选论文名单。对于入选宣读的论文，向作者反馈修改意见，要求作者在规定时间内完成修改。五、嘉宾邀请与接待1.嘉宾邀请原则-邀请的嘉宾应在美术领域具有较高的知名度和影响力，涵盖美术家、学者、艺术评论家等不同专业领域。-确保嘉宾的研究方向或创作领域与研讨会主题和议题紧密相关，能够为研讨会带来有价值的观点和见解。2.嘉宾接待安排-会前为嘉宾提供详细的会议资料，包括会议议程、论文集、参会人员名单等。-根据嘉宾行程安排接送服务，确保嘉宾按时到达会议场地。-会议期间为嘉宾提供专门的休息区域和优质的餐饮服务，满足嘉宾的特殊需求。-安排专人负责与嘉宾沟通协调，及时解决嘉宾在会议期间遇到的问题。六、会议组织与服务1.会议场地布置-根据研讨会主题和风格进行场地布置，营造浓厚的艺术氛围。设置主舞台、演讲区、展示区等不同功能区域，合理安排座位布局，确保参会人员有良好的视野和舒适的参会环境。-在场地内展示相关美术作品、学术成果等，增加会议的文化气息。2.会议设备保障-配备完善的会议设备，包括音响系统、投影仪、灯光设备等，确保会议期间设备正常运行。-安排专业技术人员负责设备的操作和维护，及时处理设备故障。3.会议注册登记-提供线上和线下相结合的注册登记方式，方便参会人员报名。在会议现场设置注册登记处，安排工作人员为参会人员办理签到手续，发放会议资料、证件等。-对参会人员信息进行统计和整理，为会议后续服务和数据分析提供支持。七、宣传推广与品牌建设1.宣传推广策略-制定分阶段、全方位的宣传推广策略，在研讨会筹备前期、中期和后期进行有针对性的宣传。-充分利用多种媒体渠道，包括协会官网、微信公众号、微博、抖音等社交媒体平台，以及《美术报》等行业媒体，发布研讨会相关信息。-制作精美的宣传海报、宣传视频等资料，突出研讨会的亮点和特色，吸引目标受众关注。2.品牌建设措施-打造具有协会特色的美术研讨会品牌，通过持续举办高质量的研讨会，提升品牌知名度和美誉度。-在宣传推广中注重品牌形象塑造，统一使用协会标识、品牌口号等元素，增强品牌辨识度。-收集参会人员和社会各界对研讨会的反馈意见，不断改进和完善研讨会内容和形式，进一步提升品牌价值。八、预算管理与经费使用1.预算编制-筹备委员会根据研讨会各项工作内容和需求，编制详细的预算方案。预算内容包括场地租赁、设备租赁、嘉宾邀请与接待、论文征集与评审、宣传推广、物资采购、人员劳务等各项费用。-对预算进行合理分类和细化，明确每项费用的具体金额和使用方向，确保预算的科学性和合理性。2.经费来源-积极争取协会内部资金支持，合理安排协会年度预算用于研讨会筹备。-拓展外部经费来源渠道，如申请政府文化艺术项目扶持资金、企业赞助、社会捐赠等。-规范经费筹集流程，确保经费来源合法合规，并及时向协会会员和社会公开经费筹集情况。3.经费使用管理-严格按照预算方案使用经费，建立经费使用审批制度。每一笔经费支出都需经过相关负责人审核批准，确保经费使用合理、合规。-定期对经费使用情况进行审计和公示，接受协会会员和社会监督。对经费使用过程中发现的问题及时进行整改，确保经费使用效益最大化。九、会后总结与反馈1.总结报告撰写-研讨会结束后，各工作小组对本小组工作进行全面总结，分析工作中的优点和不足之处，提出改进措施和建议。-筹备委员会综合各小组总结情况，撰写研讨会总结报告。报告内容包括研讨会基本情况、筹备工作回顾、会议成果、经验教训等方面。2.反馈意见收集-通过问卷调查、现场访谈等方式收集参会人员对研讨会的反馈意见，了解他们对会议内容、组织安排、服务质量等方面的满意度和改进建议。-对嘉宾、论文作者等重点人员进行单独沟通，获取他们对研讨会的专业评价和意见。3.成果整理与应用-对研讨会的学术成果进行整理，包括论文集编辑出版、演讲视频剪辑制作等，以便更好地传