采购申请审批流程模板及操作说明

采购申请审批流程模板及操作说明一、适用范围与发起场景日常办公采购：如文具、耗材、清洁用品等常规物资补充；生产经营采购：如原材料、零部件、生产设备等直接用于产品或服务的物资；固定资产采购：如电脑、仪器、办公家具等单价较高、使用周期长的资产；其他采购：如市场推广服务、IT运维服务、咨询服务等非物资类采购。无论采购金额大小，均需通过本流程规范申请与审批，保证采购活动合规、透明、高效。二、采购申请审批全流程操作指南采购申请审批流程分为“申请发起→部门审核→财务复核→采购执行→归档备案”五个核心环节，具体操作（一）第一步：申请人填写采购申请单操作人：采购需求部门申请人（如行政专员、生产计划员等）操作说明：登录企业采购管理系统（或纸质版《采购申请单》），准确填写以下信息：基础信息：申请单编号（系统自动或按规则填写，如“CG-2024-X”）、申请日期、申请人姓名（*）、所属部门、联系电话（部门固话）；采购需求明细：物资/服务名称（需明确具体品名，如“A4打印纸”而非“办公用品”）、规格型号（如“70g80gA4”）、单位（件/台/套等）、数量（预估采购数量）、预估单价（需提供至少2家供应商报价单作为依据）、预算金额（数量×单价）；采购事由：详细说明采购目的（如“Q3季度办公纸张消耗补充”“新产线急需零件”）、使用部门、到货时间要求（如“2024年X月X日前”）；附件：供应商报价单（需加盖供应商公章或电子签章）、技术参数要求（如设备采购需提供规格说明书）、历史采购记录（如有）等证明材料。填写完毕后，检查信息完整性和准确性，确认无误后提交至部门负责人审批。（二）第二步：部门负责人审核操作人：申请人所在部门负责人（如行政部经理、生产部部长）操作说明：接收申请人提交的采购申请单及相关附件，重点审核以下内容：必要性审核：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案（如现有设备维修后能否满足需求，避免新购）；合理性审核：核对预估单价、数量是否与实际需求匹配，预算金额是否在部门年度预算额度内；完整性审核：检查附件是否齐全（如报价单、技术参数等），信息填写是否无遗漏。审核通过：在系统“审批意见”栏填写“同意”，签字（电子签章）后提交至财务部；审核不通过：在“审批意见”栏注明驳回原因（如“超部门预算”“需求描述不清晰，需补充供应商对比表”），退回申请人修改后重新提交。（三）第三步：财务部复核操作人：财务部审核人员（如财务主管*）操作说明：接收部门负责人通过的采购申请单，重点审核以下内容：预算合规性：核对采购预算是否纳入企业年度/季度预算，是否超预算（如超预算，需查看是否有预算调整审批单）；价格合理性：对比历史采购价格、市场均价及供应商报价，确认预估单价是否合理，是否存在虚高报价；资金来源：确认采购资金是否到位（如专项预算、备用金等），避免资金缺口。复核通过：在“审批意见”栏填写“同意，预算合规”，签字后提交至采购部；复核不通过：在“审批意见”栏注明问题（如“未纳入年度预算，需追加预算”“报价高于市场均价30%，建议重新比价”），退回申请人或部门负责人处理。（四）第四步：采购部执行采购操作人：采购部专员（如采购经理、采购员）操作说明：接到财务部复核通过的采购申请单后，启动采购执行流程：供应商选择：根据申请人提供的报价单及企业合格供应商名录，进行比价、议价（如金额较大，需组织3家以上供应商竞价）；合同签订：确定供应商后，起草采购合同（需明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款），按企业合同审批流程签订；订单下达：通过系统或书面形式向供应商下达采购订单，同步跟踪生产/备货进度；交付验收：物资到货后，组织申请人、使用部门共同验收（核对数量、质量、规格是否符合要求），验收合格后签署《到货验收单》；付款申请：凭采购申请单、合同、验收单、发票等材料，向财务部申请付款。采购过程中如遇问题（如供应商无法按时交付），需及时反馈至申请人及相关部门，协商解决方案。（五）第五步：归档备案操作人：采购部专员、档案管理员操作说明：采购完成后，采购部负责整理全套采购资料，包括：采购申请单、审批记录、供应商报价单、采购合同、验收单、发票等；按企业档案管理规定，将资料分类归档（电子档存入采购管理系统，纸质档装订成册），保存期限不少于5年；档案管理员定期对归档资料进行核查，保证资料完整、可追溯。三、采购申请单模板及填写说明（一）采购申请单模板采购申请单申请单编号CG-2024-X申请部门申请日期申请人*联系电话采购类型□物资类□服务类□固定资产预算科目到货时间要求2024年X月X日前是否紧急□是□否序号物资/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估金额（元）供应商名称（至少2家）12合计预算金额（大写）合计预算金额（小写）采购事由（需详细说明采购目的、使用场景，如“为满足新员工入职办公需求，采购电脑10台、办公椅10把”）附件清单□供应商报价单□技术参数要求□历史采购记录□其他：____________________审批流程部门负责人意见财务部复核意见采购部执行意见总经理审批（如需）签字：__________签字：__________签字：__________签字：__________日期：______年__月__日日期：______年__月__日日期：______年__月__日日期：______年__月__日备注（可填写特殊要求，如“需提供3C认证”“安装调试要求”等）（二）模板填写说明申请单编号：由系统自动或按“部门简称-年份-序号”规则填写（如“XZ-2024-001”），保证唯一性；采购类型：勾选“物资类”“服务类”或“固定资产”，固定资产需在“备注”栏注明使用年限；规格型号：需详细描述（如电脑需注明“CPU、内存、硬盘”参数），避免模糊表述；供应商名称：至少填写2家合格供应商，报价单需加盖供应商公章；审批流程：根据企业权限设置，需审批人逐级签字，不可越级审批；合计预算金额：大小写需一致，小写前加“¥”，大写后加“整”字。四、操作过程中的关键注意事项（一）预算与审批权限采购金额在5000元（含）以下，由部门负责人、财务部审核后，采购部可直接执行；采购金额在5000-50000元（含），需经部门负责人、财务部、采购部审核，分管副总审批；采购金额在50000元以上，需增加总经理审批，并提前3个工作日提交申请，预留充足审批时间。（二）紧急采购处理因生产急需或突发情况需紧急采购时，申请人需在“是否紧急”栏勾选“是”，并注明紧急原因，经部门负责人口头确认后，可先执行采购，但需在2个工作日内补全书面审批手续。（三）材料完整性要求提交申请时，必须附供应商报价单（金额超1000元需提供2份以上），固定资产采购需附技术参数说明书，服务类采购需附服务方案，避免因材料不全导致审批延误。（四）采购过程规范采购部需优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商，名