工程类项目文档管理要求

工程类项目文档管理要求一、总则（一）为规范工程类项目文档管理工作，确保项目全过程文档的完整性、准确性和系统性，提高项目信息资源的利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》及相关行业标准，结合企业项目管理实际，制定本要求。（二）本要求适用于企业所有工程类项目，包括新建、扩建、改建及技术改造等项目从立项决策、勘察设计、施工安装、调试验收到竣工投产全过程的文档管理活动。项目参建各方均应遵守本要求。（三）工程类项目文档管理遵循统一领导、分级管理、全程控制、便于利用的原则。项目文档应做到收集齐全、分类科学、整理规范、保管安全、检索便捷。二、管理职责分工（一）公司层面设立项目文档管理领导小组，由分管项目管理的副总经理担任组长，成员包括项目管理部、技术质量部、档案室等相关部门负责人。领导小组负责审定项目文档管理制度，协调解决重大文档管理问题，监督文档管理工作的落实。（二）项目管理部作为项目文档管理的归口部门，负责制定项目文档管理实施细则，组织文档管理培训，指导各项目部开展文档管理工作，定期检查文档管理情况，并向领导小组汇报。（三）各项目部设立专职或兼职文档管理员，具体负责本项目文档的收集、整理、立卷、归档和日常保管工作。文档管理员应具备相应的专业知识和责任心，保持相对稳定。（四）设计单位、施工单位、监理单位等参建方应按照合同约定和本要求，负责各自形成项目文档的收集、整理和移交工作，确保文档质量符合要求。三、文档分类与范围（一）工程类项目文档按照形成阶段和内容性质分为以下六类：1.前期决策阶段文档：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价、规划许可、用地批准等文件材料。2.设计阶段文档：包括勘察报告、初步设计、施工图设计、设计变更、技术规范书、设备材料清单等文件材料。3.施工阶段文档：包括施工组织设计、施工许可证、工程测量记录、材料设备进场报验单、隐蔽工程验收记录、施工日志、监理通知单、会议纪要等文件材料。4.竣工验收阶段文档：包括单位工程验收记录、分部工程验收记录、竣工图、调试报告、试运行记录、质量评估报告、竣工验收证书等文件材料。5.竣工决算阶段文档：包括工程结算书、审计报告、资产移交清册、竣工决算报告等文件材料。6.项目管理过程文档：包括招投标文件、合同协议、进度计划、质量安全记录、索赔处理文件、项目总结报告等文件材料。（二）项目文档范围应覆盖项目全生命周期，凡是对项目建设和日后运营、维护、改扩建具有查考利用价值的各种载体和形式的文件材料均应纳入管理范围，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像、数字化模型等。四、文档形成与收集（一）项目文档的形成应与项目建设进程同步进行，做到边建设边形成边收集。文档内容必须真实、准确、完整地反映项目建设的实际情况，签字盖章手续齐全，书写材料符合耐久性要求。（二）文档收集工作实行责任制。各参建单位负责收集本单位在项目建设过程中形成的全部文档，确保不遗漏、不散失。项目部文档管理员负责汇总收集本项目所有文档，并建立文档收集台账。（三）电子文档的收集应同时保存其内容信息和元数据，确保电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文档应采用通用格式存储，重要电子文档应同时制作纸质副本或进行缩微处理。（四）文档收集的时间要求如下：一般文件材料应在事项办理完毕后10个工作日内完成收集；阶段性成果文件应在该阶段工作结束后15个工作日内完成收集；竣工图应在工程实体竣工后30个工作日内完成收集与修改。五、文档整理与立卷（一）文档整理应遵循项目建设的自然形成规律，保持文档之间的有机联系，便于保管和利用。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目等环节。（二）文档立卷以单位工程或分部工程为基本单元，结合专业、阶段等因素进行。案卷内文件材料应按照事项结合时间顺序排列，同一事项的文件材料应集中排列。（三）案卷题名应简明、准确揭示卷内文件内容，一般包括项目名称、单位工程名称、文件内容摘要等要素。案卷封面应填写规范，项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等项填写齐全。（四）文档编号采用统一规则，结构为：项目代号-阶段代码-专业代码-顺序号。项目代号由企业统一规定，阶段代码、专业代码按照企业标准执行，顺序号按文件形成时间或排列顺序编制。（五）文档编目应编制案卷目录和卷内文件目录。案卷目录反映全部案卷的基本信息，卷内文件目录详细反映每个案卷内文件的基本信息。目录信息应准确、完整，便于计算机检索。六、文档保管与保护（一）文档保管应设置专用库房或专用区域，配备符合安全保管要求的装具和设备。库房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等条件，温度控制在14摄氏度至24摄氏度，相对湿度控制在45%至60%。（二）不同载体的文档应分类保管。纸质文档应立放保管，磁带、光盘等特殊载体文档应按其特性要求妥善保管。珍贵文档和重要文档应单独存放，重点保护。（三）文档库房应实行专人管理，建立严格的出入库登记制度。无关人员不得进入库房，文档管理人员变动时应办理交接手续。（四）定期对保管文档进行检查清点，发现问题及时处理。对破损或字迹褪变的文档应及时修复或复制，电子文档应定期进行迁移和检测，确保长期可读。（五）文档的保管期限根据文档的价值和性质确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家和行业有关规定执行。保管期满的文档应按规定进行鉴定，有价值的继续保存，无价值的按规定程序销毁。七、文档利用与保密（一）文档利用工作应本着既利于工作开展又确保文档安全的原则，建立健全文档利用制度，明确利用范围、审批权限和利用手续。（二）项目参建单位因工作需要查阅本项目文档，一般文档经文档管理员同意即可查阅，重要文档需经项目部负责人批准。项目竣工移交后，文档利用按企业档案利用规定执行。（三）文档利用可采用阅览、借阅、复制、咨询等多种方式。原件一般不予外借，确需外借须严格履行审批手续并限期归还。复制文档应经批准并登记备案。（四）涉及商业秘密、技术秘密的文档应按照保密规定严格管理，划定密级，控制知悉范围。利用保密文档必须履行审批手续，并遵守保密纪律。（五）文档管理部门应积极开发文档信息资源，主动为项目决策、工程建设、生产运营、设备维护、改扩建等提供信息服务。逐步建立文档数据库，实现文档信息资源共享。八、电子文档管理（一）电子文档管理应遵循全程管理、前端控制、规范标准、便于利用的原则，确保电子文档的真实、完整、可用和安全。（二）电子文档的形成、收集、整理、归档等环节应实行全过程管理。在信息系统设计和开发阶段就应考虑文档管理要求，提前设定元数据模板和归档接口。（三）电子文档的格式应优先采用开放格式或通用格式，如文本文件采用PDF、PDF/A或XML格式，图像文件采用JPEG、TIFF格式，视频文件采用MPEG格式。专用格式应同时保存相关软件信息。（四）电子文档的归档应包括内容数据、元数据、背景信息和软硬件环境说明等。归档电子文档应进行病毒检测、数据校验，确保准确无误。（五）建立电子文档备份制度，重要电子文档应实行异地备份。定期对电子文档的可读性进行检测，及时对存储载体进行更新或转换。（六）电子文档管理系统应具备身份认证、权限管理、操作日志、安全审计等功能，确保电子文档的安全。访问权限应根据岗位职责严格设定。九、竣工文档移交（一）项目竣工后，项目部应组织各参建单位整理全部项目文档，编制竣工文档清单，准备文档移交工作。竣工文档的整理质量应作为项目考核的重要内容。（二）竣工文档移交应在项目竣工验收后3个月内完成。移交内容包括全部纸质文档、电子文档及其目录索引。移交前应由档案管理部门进行质量检查。（三）文档移交应履行正式交接手续，填写移交清单一式三份，移交方、接收方和项目管理部各执一份。移交清单应详细列明文档名称、数量、载体形式、移交时间等信息。（四）文档移交后，项目部应将项目文档管理工作的总结报告提交项目管理部备案。报告内容包括文档管理组织情况、文档收集整理情况、文档利用情况、经验与问题等。十、检查与考核（一）项目管理部每季度对各项目部文档管理工作进行检查，检查内容包括文档管理制度执行情况、文档收集齐全程度、文档整理规范程度、文档保管安全情况等。（二）检查中发现的问题应发出整改通知，限期整改。对整改不力或造成文档损失的，按企业相关规定追究责任。（三）项目文档管理工作纳入项目绩效考核体系，考核结果与项目奖金