采购申请审批流程表明确审批与执行步骤

采购申请审批流程表明确审批与执行步骤一、模板应用场景与适用范围本采购申请审批流程表适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖办公用品、生产原材料、设备购置、服务外包等场景。无论是常规采购还是临时性、紧急性采购，均可通过本流程明确审批权限、执行步骤及责任划分，保证采购活动合规、高效开展，同时兼顾成本控制与需求满足。特别适用于需要多部门协同、分层审批的中大型企业，或对采购流程规范性要求较高的中小型企业。二、采购申请审批全流程操作详解（一）采购申请发起操作内容：申请人根据实际需求（如部门办公物资补充、生产原料采购、设备维修等），填写《采购申请审批表》（见模板表格），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间等信息，并附相关支撑材料（如报价单、需求说明、技术参数等）。责任人：采购需求申请人（部门员工或部门指定人员）。注意事项：需求描述需清晰、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品名、数量）；预估价格需参考历史采购数据或市场行情，保证合理性；支撑材料需齐全，如大额采购需提供至少3家供应商的报价对比（紧急采购除外）。（二）部门负责人初审操作内容：部门负责人收到采购申请后，对需求的必要性、合理性进行审核，重点确认：采购需求是否符合部门工作计划及预算；数量、规格是否满足实际工作需要，是否存在过度采购；支撑材料是否完整、有效。审核通过后，在审批表中签署意见并签字；若不通过，需注明原因并退回申请人修改或补充材料。责任人：申请部门负责人。时限要求：常规采购需在1个工作日内完成审核；紧急采购需在4小时内完成。（三）财务部门预算与合规性审核操作内容：财务部门收到初审通过的申请后，重点审核以下内容：采购项目是否纳入部门年度/月度预算，预算额度是否充足；预估价格是否符合公司成本控制标准，是否存在虚高报价；采购方式（如招标、询价、单一来源采购）是否符合公司财务制度规定。审核通过后，在审批表中签署“同意”意见并签字；若预算不足或不符合规定，需注明原因并反馈至申请部门调整需求或申请追加预算。责任人：财务部门负责人或指定审核人员。时限要求：常规采购需在2个工作日内完成；紧急采购需在1个工作日内完成。（四）分管领导审批（根据采购金额分级）操作内容：根据公司规定的采购金额分级审批权限，由不同层级分管领导进行审批：小额采购（如金额≤5000元）：由部门负责人及财务负责人审批后即可生效；中额采购（如5000元＜金额≤50000元）：需分管该部门的副总经理或总监审批；大额采购（如金额＞50000元）：需总经理或总经理办公会集体审批。审批时需重点审核采购项目的战略必要性、投入产出比及对公司整体运营的影响。审批通过后签署意见并签字；未通过则退回并说明理由。责任人：分管领导、总经理或总经理办公会。时限要求：中额采购需在2个工作日内完成；大额采购需在3个工作日内完成（集体审批可根据实际情况适当延长）。（五）采购部门执行采购操作内容：审批通过后，采购部门根据审批表内容组织采购执行，流程供应商选择：根据采购金额及类型，通过招标、询价、比价或指定供应商等方式确定合作方（小额采购可从合格供应商库中选择，大额采购需履行招标程序）；订单下达：与供应商签订采购合同或下达订单，明确交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款；进度跟进：实时跟踪订单执行情况，保证供应商按时、按质交付，如遇延迟需及时协调并反馈至相关方。责任人：采购部门负责人及采购专员。注意事项：采购过程中需优先选择公司合格供应商库中的合作方，新供应商需经过资质审核；合同条款需符合公司法律要求，重大合同需法务部门审核。（六）入库验收与登记操作内容：物品送达后，由申请部门、采购部门及质检部门（如需）共同进行验收：数量核对：对照采购订单，清点物品数量是否一致；质量检查：检查物品规格、型号、功能是否符合要求，有无损坏或质量问题；合格确认：验收合格后，填写《入库验收单》，由三方签字确认；不合格物品则需及时联系供应商退换货。采购部门根据《入库验收单》更新库存台账，并将相关资料归档。责任人：申请部门经办人、采购专员、质检员（如需）。时限要求：物品送达后1个工作日内完成验收。（七）付款结算操作内容：财务部门收到采购部门提交的《采购申请审批表》《采购合同》《入库验收单》《供应商发票》等完整单据后，进行审核无误后，按合同约定办理付款手续（如银行转账、支票等）。责任人：财务部门付款专员及负责人。时限要求：单据齐全后，按合同约定付款周期执行（如月结30天、货到付款等）。三、采购申请审批流程表模板采购申请审批表基础信息申请单号（由采购部门按“年份-月份-流水号”规则填写，如202405-001）申请部门申请人申请日期年月日联系电话采购物品/服务信息物品/服务名称规格型号/服务内容单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明（需详细说明采购原因及具体用途，如“行政部办公用A4纸500张，用于日常打印”）期望交付日期年月日供应商信息（如有）名称：；联系人：；电话：（紧急采购时填写）审批流程部门负责人意见□同意□不同意原因：签字：日期：年月日财务部门意见□同意□不同意原因：签字：日期：年月日分管领导意见（中额/大额）□同意□不同意原因：签字：日期：年月日总经理意见（大额）□同意□不同意原因：签字：日期：年月日执行信息采购执行人实际采购金额（元）供应商名称合同编号交付日期年月日入库验收单号验收人签字付款状态□未付款□部分付款□已付全款付款日期：年月日备注（如紧急采购说明、特殊需求备注等）四、使用过程中的关键注意事项（一）预算管理规范采购申请需严格控制在部门预算额度内，超预算采购需提前提交《预算追加申请》，经财务部门及分管领导审批后方可发起；年度预算执行过程中，如遇特殊情况需调整预算，需按公司预算管理制度办理手续。（二）审批时效控制各审批环节需在规定时限内完成，避免因审批拖延导致采购延误；紧急采购（如生产突发故障需立即修复的备件）可启动“绿色通道”，申请人需在申请表中注明“紧急”字样，审批环节可同步进行，事后需补全审批手续。（三）材料完整性要求采购申请时需附齐支撑材料，如：办公用品采购：提供部门需求清单；设备采购：提供技术参数、使用说明书（如有）；服务外包：提供服务方案、报价单、合作方资质证明等；材料不全的申请，审批部门有权退回补充。（四）特殊情况处理若采购过程中出现供应商无法按时交付、物品质量不达标等问题，采购部门需及时协调解决，并书面反馈至申请部门