医院公章管理与使用流程规范

医院公章管理与使用流程规范公章作为医院行使职权、履行责任的法定凭证，其管理与使用直接关系医疗行为合法性、行政事务规范性及法律风险防控。为强化公章全流程管控，保障医院运营秩序与权益，结合医疗行业特性及行政规范要求，特制定本管理规范。一、管理原则（一）依法合规原则公章使用需严格遵循《医疗机构管理条例》《印章治安管理办法》等法律法规，确保用印行为符合医疗行业规范及医院内部制度，严禁超范围、超权限用印。（二）分级负责原则明确“谁申请、谁负责，谁审批、谁担责”机制，从申请、审核到用印各环节，责任主体需对文件内容真实性、合法性负责。（三）专人专管原则各类公章指定专人保管，保管人需具备责任心与保密意识，非保管人不得擅自接触或使用公章。（四）审批用印原则所有用印行为需经层级审批，无审批手续严禁用印；紧急情况需事后24小时内补全审批流程。（五）全程留痕原则用印申请、审批、文件内容、用印时间等信息需完整记录，形成可追溯的管理台账，保存期限不少于10年。二、管理职责划分（一）行政管理部门（办公室/行政部）作为公章管理主体，负责制定修订管理制度、统筹印章刻制与销毁、监督用印流程执行、组织保管人培训及考核，定期核查公章使用台账。（二）科室（部门）职责各科室需指定专人作为用印经办人，负责本科室用印申请的初审（核对文件内容与科室职责的匹配性），并对申请材料真实性负责。（三）财务与法务部门财务章使用需经财务负责人审核，确保资金类文件合规性；合同章、对外协议用印前，需经法务部门审核法律风险，出具合规意见。三、印章种类及适用范围（一）行政公章用于医院对外正式公文（如请示、报告、公函）、与政府部门/企事业单位签署的重要合作协议、法人资格证明类文件（如资质申报、荣誉申报）等，代表医院法人主体意志。（二）医疗专用章病历专用章：仅限加盖于出院病历、门诊病历、诊断证明等医疗文书，需与医师签字共同生效；检验/检查报告章：用于检验报告单、影像检查报告等，需与检验/检查人员签字配套使用；处方专用章：仅限医师开具处方时加盖，需与医师签名、处方内容一致。（三）业务专用章财务专用章：与财务人员名章配合，用于银行票据、财务报表、收费凭证等资金类文件；合同专用章：仅限签署医疗合作、设备采购、科研课题等正式合同，需配套法定代表人或授权代表签字；收费专用章：用于门诊/住院收费票据，需与收费项目、金额、日期等信息核对无误后加盖。四、用印流程规范（一）申请环节用印申请人需填写《公章使用申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、紧急程度，并附用印文件原件（或清晰复印件）。若为合同类文件，需同时提交法务审核意见；若为医疗文书，需经科主任签字确认内容完整。（二）审核环节1.科室初审：科室负责人核对文件内容是否与科室职责相符，申请人身份及申请材料是否真实，签署初审意见；2.职能部门复审：涉及财务、法务的文件，分别由财务负责人、法务人员审核，重点核查资金合规性、法律条款风险；3.特殊文件会签：如涉及多部门协作的文件（如科研项目合作），需相关科室会签确认。（三）审批环节根据用印文件重要性及印章类型，分级审批：医疗文书用印：由科主任审批；一般行政文件（如内部通知）：由分管副院长审批；对外合同、重大合作协议、法人资格证明文件：由院长审批；紧急情况（如突发公共卫生事件需对外发文）：可先电话请示审批人，24小时内补签审批手续。（四）用印环节保管人核对《申请表》审批意见、文件内容与申请事由的一致性，确认无误后在指定位置加盖公章（确保印迹清晰、位置规范）。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同上加盖公章。（五）登记环节保管人在《公章使用登记台账》中记录用印时间、文件名称、份数、申请人、审批人、用印事由等信息，申请人需签字确认。台账需按月整理归档，便于后续核查。五、印章保管要求（一）专人专柜保管行政公章、合同章、财务章需存放于带密码锁的保险柜，保管人负责密码与钥匙的安全管理（密码定期更换，钥匙随身携带）；医疗专用章可存放于科室带锁文件柜，由科室指定专人保管，保管人离岗时需将印章锁存，严禁随意放置。（二）交接管理保管人岗位变动时，需办理印章交接手续：1.交接双方核对印章数量、完好状态，填写《印章交接登记表》，注明交接时间、印章名称、保管人签字；2.监交人（办公室主任或分管领导）现场监督，确保交接清晰、责任明确；3.交接后3个工作日内，办公室需更新保管人信息并公示。（三）非工作时间保管节假日、下班后，公章需存放在保险柜或带锁文件柜，保管人需确认门窗锁闭，必要时可将印章移交值班人员（需办理临时交接手续）。六、风险防控与应急处置（一）严禁行为严禁将公章外借、转让或委托他人代管（特殊情况需外带时，需经院长审批，由两名专人陪同，用后立即归还并登记）；严禁在虚假文件、超范围文件上用印；严禁未经审批的“先盖后审”行为。（二）定期核查办公室每季度组织一次公章使用专项检查，核对台账与实际用印文件的一致性，重点排查空白用印、违规审批等风险点，形成检查报告并通报整改。（三）应急处置1.印章损坏：保管人立即报告办公室，封存损坏印章，申请重新刻制（需凭公安机关备案证明），新章启用前需发布停用公告；2.印章丢失：保管人第一时间向公安机关报案，同时向办公室报告，24小时内发布作废公告，启动印章补办流程（需重新备案、刻制），期间暂停