合同履行过程及问题跟进记录表

合同履行过程及问题跟踪记录表工具指南一、适用场景与价值定位在商业合作中，合同履约是保障双方权益的核心环节，但往往因信息不对称、节点延误、责任不清等问题导致履约风险。本工具适用于以下场景：长期合作项目：如工程承包、年度采购框架协议等，需持续跟踪履约进度；复杂条款履约：涉及分阶段交付、多节点验收、附随义务（如培训、售后）的合同；问题处理追溯：当出现质量不达标、延期交付、付款争议等情形时，系统化记录问题处理全流程；跨部门协同：企业内部法务、业务、财务等多部门需同步履约信息时，统一信息载体。通过结构化记录履约动态，可实现“进度可视化、问题可追溯、责任可明确”，降低履约风险，提升合作效率。二、详细操作流程指南（一）前期准备：明确合同核心信息在记录前，需梳理合同基础要素，保证后续跟踪有据可依：提取关键条款：从合同中摘录核心内容，包括合同编号、签订双方（甲方公司、乙方公司）、合同金额、签订日期、履行期限（如“2024年1月1日-2024年12月31日”）、主要履约义务（如“分3批交付设备，每批后15日内付款”）、验收标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）。识别关键节点：根据合同义务拆解履约里程碑，例如“首批交付日期”“中期验收日期”“质保期起始日”等，作为跟踪的时间锚点。（二）表格初始化：设定履约跟踪框架基于合同信息，初始化“合同履行过程及问题跟踪记录表”，预设以下基础列（可根据行业调整）：基础信息区：合同编号、合同名称、甲方/乙方联系人（经理、主管）、联系电话（仅内部使用，如分机号8888）；履约节点计划区：按时间顺序列出“节点名称”“计划完成日期”“责任方（甲方/乙方）”“交付物/成果要求”；实际履行记录区：对应每个节点记录“实际完成日期”“实际交付物”“验收情况（通过/不通过/待验收）”“备注（如提前/延期原因）”。（三）动态跟踪：实时记录履行情况履约过程中，需按节点及时更新记录，保证信息时效性：节点完成时：责任方在“实际履行记录区”填写完成日期、交付物（如“首批设备10台，含型号清单”），并由对方联系人签字确认（如甲方验收人*签字）。节点异常时：若出现延期、不达标等情况，需在“问题描述”栏详细记录：延期：注明“原计划2024年3月1日交付，实际延期至3月10日，原因：乙方生产原料短缺”；不达标：注明“验收结果：不符合GB/T19001-2016标准第5.2条，具体问题：设备运行噪音超标（实测75dB，要求≤65dB）”。（四）问题处理：闭环跟踪解决流程当履约问题发生时，启动问题处理机制，保证问题可追溯、有结果：问题登记：在“问题跟踪区”新增问题条目，包含“问题描述”“发觉日期”“问题等级（高/中/低）”“责任方（甲方/乙方/双方）”；处理措施：责任方制定解决方案，如“乙方承诺2024年3月15日前更换降噪设备，甲方派技术人员*现场监督”；执行与反馈：记录措施执行情况（如“3月14日完成设备更换，3月15日复验合格”）及结果反馈（如“甲方验收人*签字确认”）；归档闭环：问题解决后，标记“状态：已关闭”，并附相关证明材料（如验收报告、沟通记录）的索引（如“附件1：复验报告扫描件”）。（五）定期复盘：更新与归档定期更新：业务部门每周/每月更新表格，法务部门每月复核问题处理进展，保证无遗漏；履约总结：合同履行完毕或终止时，填写“履约总结”栏，包括“总体评价（优/良/中/差）”“未解决问题”“经验教训”；归档管理：将最终版表格（含签字确认记录、附件索引）与合同原件一并归档，保存期限不少于合同履行期后5年。三、标准化模板表格合同履行过程及问题跟踪记录表基础信息内容合同编号HT-2024-001合同名称公司与公司设备采购合同甲方信息名称：公司；联系人：经理；电话：分机8888乙方信息名称：公司；联系人：主管；电话：分机6666合同金额人民币100万元履行期限2024年1月1日-2024年12月31日主要履约义务分3批交付设备，每批交付后15日内甲方支付相应款项；质保期12个月履约节点计划计划完成日期责任方交付物/成果要求首批设备交付2024-03-01乙方设备10台，含合格证、操作手册首批款项支付2024-03-16甲方转账30万元至乙方指定账户中期设备验收2024-06-30双方出具中期验收报告实际履行记录实际完成日期实际交付物/成果验收情况备注首批设备交付2024-03-10设备10台，附合格证通过延期9天，因乙方备料延迟首批款项支付2024-03-17转账凭证（30万元）-按合同约定顺延1天中期设备验收2024-07-05验收报告（编号YZ-2024-07）不通过设备运行噪音超标问题跟踪问题描述发觉日期问题等级责任方处理措施执行日期结果反馈状态设备噪音超标实测噪音75dB，合同要求≤65dB2024-07-05高乙方乙方更换降噪部件，甲方技术人员*现场监督；7月8日前完成整改并复验2024-07-08复验合格，噪音62dB已关闭质保期维修响应延迟7月15日报修，乙方未在48小时内响应2024-07-17中乙方乙方书面致歉，承诺建立24小时应急响应机制；扣除质保金1万元（合同第8.3条）2024-07-20乙方提交整改报告已关闭履约总结|总体评价：良（主要节点按时完成，但存在2次问题，均妥善处理）未解决问题：无经验教训：需加强乙方生产进度监控，明确质保期应急响应流程|四、使用关键提示与风险规避（一）信息准确性与完整性合同编号、节点日期等关键信息需与合同原件严格一致，避免因信息偏差导致跟踪混乱；问题描述需客观具体，避免模糊表述（如“设备有问题”），应明确“设备型号，故障现象为，检测数据为”。（二）问题分级与响应时效根据问题影响程度分级：高（如导致合同目的无法实现，需24小时内启动处理）、中（如影响部分履约，需48小时内响应）、低（如轻微瑕疵，需5个工作日内处理）；问题处理措施需明确责任人和截止日期，避免“口头承诺”，保证可执行。（三）跨部门协同与保密涉及多部门（如业务、法务、财务）的合同，需指定专人作为“履约跟踪负责人”，定期同步信息，避免信息壁垒；表格中包含商业信息（如合同金额、技术参数），需限定查