合同签订与审核标准化操作指南

合同签订与审核标准化操作指南一、指南适用场景说明本指南适用于企业各类经济合同的签订与全流程审核管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等标准化合同类型。适用对象包括业务部门经办人、法务审核人员、财务审核人员、部门负责人及公司管理层，旨在规范合同管理流程，防范法律风险，保障企业合法权益。指南适用于合同从需求发起、起草、审核、谈判到签署、归档的全生命周期操作场景，保证合同管理各环节责任明确、流程清晰、合规高效。二、合同签订与审核标准化操作流程（一）合同签订前：需求确认与主体资格审查业务需求梳理业务部门根据合作需求，明确合同标的（如商品、服务、项目等）、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素，填写《合同需求审批单》（见模板一），经部门负责人*审批通过后启动合同签订流程。输出成果：《合同需求审批单》、合作方初步资料（如营业执照复印件、法人身份证明等）。合作方主体资格审查法务/采购部门通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核查合作方是否为合法存续的企业/组织，核实其经营范围、注册资本、经营状态（是否吊销、注销）、涉诉信息等关键资质。对于重大合同或长期合作方，需要求合作方提供近一年度财务报表、纳税证明、行业资质证书（如ISO认证、专业许可证等），评估其履约能力。风险点：避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同；警惕“皮包公司”或涉诉失信主体。（二）合同起草与内部初审合同文本起草业务部门根据合作需求，优先使用公司标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），非标合同需由法务部门提供框架文本。合同内容应包含核心条款：双方主体信息、标的描述、权利义务、履行期限与方式、付款条件与方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等，保证条款明确、无歧义。示例：在“标的描述”中需明确商品名称、型号规格、技术参数（如适用）或服务内容、验收标准；在“违约责任”中需约定逾期付款、逾期交货/履约的具体违约金计算方式（如按日万分之五计算）或赔偿范围。内部部门初审业务部门初审：由经办人及部门负责人审核合同条款是否与业务需求一致，标的数量、价格、履行期限等是否准确，附件（如技术参数表、交付清单）是否齐全。财务部门审核：财务审核人*重点审核付款方式、税务条款（发票类型、税率）、资金安排是否符合公司财务制度，是否存在大额预付款风险，建议约定“验收合格后支付X%”的分阶段付款条件。法务部门审核：法务审核人*重点审核合同主体合法性、条款合规性（如是否违反法律强制性规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式（优先约定公司所在地法院管辖）等，对不合规条款提出修改意见并跟踪落实。输出成果：经各部门初审修改后的合同文本、《合同条款修改记录表》（记录审核意见及修改情况）。（三）合同谈判与修订合作方谈判业务部门与法务部门共同组成谈判小组，根据内部审核意见与合作方进行协商，重点谈判价格、付款周期、交付/履约时间、违约责任等核心条款。谈判过程中需做好《谈判纪要》，记录双方争议焦点、协商结果及待解决问题，由双方谈判代表签字确认（如为线上谈判，需保存聊天记录、邮件等书面凭证）。合同文本修订根据谈判结果，由业务部门或法务部门修订合同文本，保证修订内容与《谈判纪要》一致，修订后需再次提交法务、财务部门进行合规性复核，避免出现“谈后未审”的风险。输出成果：最终谈判确认的合同文本（双方修订版）、《谈判纪要》。（四）合同最终审核与签署最终审批根据合同金额及重要性分级审批：金额≤5万元：由业务部门负责人、法务审核人、财务审核人*审批；5万元＜金额≤50万元：在上述基础上增加分管副总*审批；金额＞50万元：需提交总经理*审批，重大合同（如对外投资、并购）需经董事会审议。审批通过后，由法务部门出具《合同审批意见表》，确认合同文本已符合公司及法律要求。合同签署经审批的合同文本需打印一式X份（根据合作方需求及公司存档要求确定），由双方授权签署人签字并加盖公章/合同专用章。签署前需核实签署人身份及授权权限：企业方：需提供《法定代表人授权委托书》（如非法定代表人签署），载明授权范围、权限及期限；合作方：要求其提供营业执照复印件、法定代表人身份证明及授权委托书（如适用），核对签署人姓名与身份证信息是否一致。风险点：严禁在空白合同、空白协议或未审批通过合同上盖章；公章需由行政专人保管，用印需登记《用印登记表》（记录合同名称、编号、份数、用印人、用印日期）。（五）合同归档与后续管理合同归档合同签署后3个工作日内，由业务经办人将合同正本（至少一正一副）及附件（如审批表、谈判纪要、授权委托书等）提交行政部，行政专员核对无误后编号、登记《合同归档台账》，并按年度、合同类型分类存放（电子版同步存入公司合同管理系统）。履行跟踪与风险预警业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），建立《合同履行跟踪表》，发觉对方可能违约（如延迟交货、质量不达标）或己方可能无法按约履行时，及时向法务及管理层汇报，启动风险应对程序（如发函催告、协商变更/解除）。合同变更与解除合同履行过程中如需变更或解除，需由双方协商一致并签订《合同变更协议》或《合同解除协议》，流程参照原合同签订流程（审批、签署、归档）；若因合作方违约导致解除合同，需及时收集证据（如违约证明、验收报告），通过法律途径主张权利。三、标准化模板表格模板一：合同需求审批表合同名称合作方名称合同类型（采购/销售等）需求部门经办人需求提出日期核心需求说明（标的、数量、质量、期限等）预算金额付款方式建议履行期限部门负责人意见签名：*日期：法务初审意见签名：*日期：财务初审意见签名：*日期：最终审批意见签名：*（分管领导/总经理）日期：模板二：合同条款核对清单核对条款核对要点是否合规备注（如修改建议）双方主体信息名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人是否准确，合作方资质是否齐全标的描述名称、型号、规格、数量、技术参数（如适用）是否明确，无歧义权利义务条款双方权利义务是否对等，是否存在单方面免责或加重己方责任的“霸王条款”付款条款金额、时间、方式（如银行转账）、发票类型（增值税专用/普通）是否明确建议约定“验收合格后付款”违约责任是否约定具体违约金计算方式或赔偿范围，是否覆盖主要违约情形（逾期、质量等）争议解决是否约定由公司所在地法院/仲裁委员会管辖，避免约定第三方地方法院保密条款保密范围、期限、违约责任是否明确模板三：合同归档台账合同编号合同名称签署日期合作方名称合同金额合同类型归档日期存档位置（柜号/电子路径）经办人四、关键风险控制与操作规范（一）法律合规风险防范主体审查“三查”原则：查营业执照（是否在有效期内、经营范围）、查授权文件（签署人是否有权限）、查履约能力（财务、涉诉信息），避免与无资质主体合作。条款合法性“双避免”：避免约定“法律无强制规定”的无效条款（如“争议解决方式约定不明”）；避免免除己方主要责任、排除对方主要权利的格式条款（如“最终解释权归甲方所有”）。证据留存“四必留”：谈判纪要、审批文件、签署过程影像（如现场签署照片）、履行凭证（如验收单、付款凭证）必须留存，保证纠纷发生时可追溯。（二）跨部门协作规范审核时效“双承诺”：法务部门需在收到合同文本后2个工作日内完成初审，财务部门需在1个工作日内完成财务条款审核，紧急合同需提前沟通并明确加急时限。责任划分“三明确”：业务部门对合同需求真实性、履行结果负责；法务部门对条款合法性、风险点提示负责；财务部门对资金安排、税务合规负责，杜绝“审核即免责”。（三）文档管理要求归档及时性“3日原则”：合同签署后3个工作日内必须完成归档，逾期未归档需向行政部说明