2025年局长专题办公会议议事规则

2025年局长专题办公会议议事规则为规范局长专题办公会议（以下简称“专题会”）运行机制，提升决策科学化、民主化、法治化水平，根据《XX局工作规则》及相关制度要求，结合全局工作实际，制定本规则。一、会议定位与职责范围专题会是局长主持召开的专项工作决策会议，主要针对全局重点领域、关键环节中需跨部门协调、突破常规推进的具体事项进行研究决策，不替代局党组会（党委会）对重大党建、人事、意识形态等事项的领导作用，不替代局务会对全局性行政工作的统筹部署职能。会议重点研究以下事项：（一）上级党委政府、行业主管部门部署的专项任务落实方案，需明确责任分工、进度节点或配套措施的事项；（二）年度重点工作中涉及多科室（单位）协同的攻坚任务，需协调资源、解决堵点的具体问题；（三）重大项目推进中需突破现有流程、调整实施路径或追加保障的阶段性方案（投资额500万元以下且不涉及财政预算调整的事项）；（四）政策执行过程中因形势变化需动态调整的具体操作细则（不涉及政策核心条款修改）；（五）来信来访、舆情处置等突发事件中需快速响应、联动处置的应急方案；（六）局长认为需提交专题会研究的其他专项工作事项。二、参会人员范围（一）固定参会人员：局长（主持人）、分管相关工作的副局长（原则上不超过3名）、办公室主任（负责记录与督办）。（二）列席人员：根据议题内容，由议题承办单位提出建议，经办公室审核、局长批准后确定，一般包括相关科室主要负责人、业务骨干，必要时可邀请专家顾问、服务对象代表或基层单位负责人。（三）列席人员范围需严格控制，单一会期列席人员不超过8人，避免会议规模冗余。三、议题管理（一）议题提出与审核1.议题来源：各科室（单位）结合职责分工，针对需跨部门协调的具体问题提出；或由局长、分管副局长根据工作推进情况指定。2.提报要求：议题承办单位需填写《专题会议题提报表》，附以下材料：（1）事项背景说明（含政策依据、前期工作进展、存在问题）；（2）拟解决方案（至少包含2个可选路径，需标注各方案的优缺点、实施成本及风险点）；（3）征求意见情况（需附相关科室书面反馈意见，争议较大的需说明协调过程及未达成一致的原因）；（4）合法性审查意见（涉及行政决策、资金使用、权责调整的，需经法规科出具合法性审核报告）。3.审核程序：材料提交后，由办公室进行形式审查（材料完整性、格式规范性），法规科进行实质审查（是否符合政策要求、是否存在法律风险），分管副局长进行业务审查（是否属于专题会职责范围、是否已穷尽科室内部协调）。经“三审”通过后，报局长批准上会；未通过的，由办公室3个工作日内反馈承办单位补充完善，补充后仍不符合要求的，暂缓本次上会。（二）议题确定与预告1.每周五前，办公室汇总本周审核通过的议题，形成《下周专题会议题清单》，报局长审定。2.会议召开前3个工作日，办公室向参会人员发送《会议通知》，附议题材料（电子版同步上传局内部协同平台），明确会议时间、地点、议题顺序及汇报要求（汇报时长原则上不超过8分钟）。3.临时追加议题需经局长批准，承办单位需在会议召开前1个工作日提交简版材料（包含背景、核心方案、需会议决策事项），并同步告知参会人员。四、议事程序（一）会议准备1.会场布置：设置主会场（局机关会议室）和视频分会场（偏远下属单位可申请），配备录音设备、电子表决系统（用于需投票决策的事项）。2.材料签到：参会人员需在会议开始前5分钟完成签到，领取纸质材料（涉密材料现场发放、会后收回）。（二）会议召开1.主持人宣布会议开始，说明本次会议议题及议事规则。2.议题汇报：承办单位负责人按顺序汇报，重点说明问题现状、方案比选、风险评估及提请会议决策的具体事项（如“是否同意方案A，由XX科牵头、XX科配合，6月底前完成”）。3.补充说明：列席人员可就技术细节、基层实际等补充发言（每人不超过3分钟），分管副局长可就分管领域政策衔接、资源保障提出意见。4.充分讨论：主持人引导参会人员围绕“是否必要、是否可行、是否最优”展开讨论，避免重复表态或偏离主题。讨论过程中，主持人可要求承办单位就争议点补充说明，或安排休会10-15分钟进行临时协商。5.决策形成：（1）一般事项：经讨论达成一致意见后，由主持人总结形成决议；（2）争议事项：意见分歧较大时，主持人可暂缓决策，指定分管副局长牵头在5个工作日内组织专题调研，形成补充报告后重新上会；（3）紧急事项：需即时决策的，采用无记名投票方式（参会固定人员投票，列席人员不参与），赞成票超过2/3（含）视为通过，未通过的事项需说明后续处理方向。6.会议记录：办公室指定专人采用“实录+摘要”方式记录，重点记录讨论要点、不同意见、决策依据及最终结论，形成《专题会议纪要》初稿（当日内完成）。五、决策执行与督办（一）责任分解会议结束后2个工作日内，办公室印发《专题会议纪要》（经局长审签），明确决策事项的责任单位（第一责任单位、配合单位）、目标任务（量化指标）、完成时限（精确到月，紧急事项精确到周）、考核标准（可量化、可核查）。（二）跟踪督办1.日常督办：办公室建立《决策事项督办台账》，通过“周提醒、月通报、季评估”方式跟踪进展。责任单位需于每月25日前报送《进度报表》（含已完成工作量、存在问题、下一步计划），未按时报送的由办公室发函催办。2.现场督办：对进展滞后（进度低于计划30%）或问题复杂的事项，办公室联合机关纪委组成督办组，实地核查原因，形成《督办报告》报局长。3.动态调整：因政策变化、不可抗力等客观因素需调整目标或时限的，责任单位需提交书面申请（附证明材料），经分管副局长审核、局长批准后，由办公室更新督办台账并告知相关单位。（三）效果评估决策事项完成后15个工作日内，责任单位提交《实施情况报告》（含目标完成度、资金使用效益、服务对象满意度），办公室牵头组织评估：1.内部评估：对照《督办台账》核查完成情况，调取业务系统数据验证成效；2.外部评估：通过问卷调查（服务对象参与率不低于60%）、第三方机构测评（选择具备资质的专业机构）收集反馈；3.综合评价：形成《评估报告》，分为“优秀（90分以上）、良好（75-89分）、合格（60-74分）、不合格（59分以下）”四个等级，报局党组作为科室绩效考核、干部评优的重要依据。（四）问题处置对因主观不作为导致未完成任务的（评估等级不合格），由机关纪委约谈责任单位负责人，限期10个工作日整改；整改仍不到位的，扣减科室年度考核分5-10分，取消负责人当年度评优资格；造成重大损失或不良影响的，按干部管理权限提请问责。六、纪律与保障（一）保密要求：参会人员需严格遵守保密规定，会议讨论过程及未公开决策事项不得对外泄露；涉及国家秘密、工作秘密的材料，按《XX局保密工作制度》管理，严禁拍照、录音（经批准的会议录音除外）。（二）请假制度：固定参会人员因特殊情况无法参会的，需提前2个工作日向局长请假，未经批准不得缺席；列席人员请假需经分管副局长同意，报办公室备案，不得由他人代会（业务骨干可由熟悉情况的副职代汇报）。（三）材料管理：会议材料（含电子稿）需于会后3个工作日内由办公室归档，保存期限不少于10年；需公开的决策事项，按《政府信息公开条例》规定，由宣传科在会议纪要印发后5个工作日内