采购合同模板与审核清单

采购合同模板与审核工具使用指南一、适用情境与范围本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的采购活动，涵盖原材料采购、设备采购、服务采购（如技术服务、咨询服务等）等多种场景。无论是常规采购还是专项采购，均可通过本模板与审核清单规范合同签订流程，降低法律风险，保障采购双方权益。特别适用于需要跨部门协作（如采购部、法务部、财务部、业务部）的中大型采购项目，也可作为小型采购的简化参考。二、标准化操作流程（一）采购需求确认需求发起：业务部门根据实际需求填写《采购申请单》，明确采购标的（名称、规格型号、技术参数）、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心信息，经部门负责人审批后提交至采购部。需求复核：采购部对接业务部门，确认需求的合理性、必要性与预算合规性，重点核查技术参数是否明确、交付时间是否可行，避免模糊表述（如“优质产品”“尽快交付”等）。（二）供应商筛选与比价供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式（根据采购金额及重要性选择合规方式）筛选供应商，优先选择资质齐全、信誉良好、业绩优良的供应商。资质审查：要求供应商提供营业执照、相关行业资质证书（如医疗器械经营许可证、ISO认证等）、近三年类似项目业绩证明等材料，核实其经营资格与履约能力。比价与谈判：对符合资质的供应商进行价格、质量、服务等方面的综合比价，必要时组织商务谈判，明确最终报价、交付细节及售后责任，形成《供应商评审报告》。（三）合同文本起草模板调用：采购部依据本工具中的“合同模板框架”，结合采购需求与谈判结果填写合同条款，保证核心信息（如标的、价格、交付、付款等）与《采购申请单》《供应商评审报告》一致。条款细化：针对特殊需求（如定制化产品、分期交付、质保期要求等），补充专项条款；涉及技术服务的，需明确服务范围、验收标准、响应时间等。（四）合同内部审核部门会签：起草完成后，合同需依次通过以下部门审核：业务部门：核查标的物技术参数、交付时间、质量标准是否符合需求；财务部门：审核价格构成、付款方式、税务处理是否符合财务制度，防范资金风险；法务部门：审查合同主体资格、条款合法性、违约责任、争议解决方式等法律风险点，保证符合《民法典》等相关法律法规。修订确认：审核部门提出修改意见后，采购部与供应商沟通修订，直至所有部门审核通过，形成《合同审核记录表》。（五）合同谈判与签署最终谈判：采购部携审核通过的合同文本与供应商进行最终确认，重点修订非核心条款（如争议管辖地、通知方式等），保证双方权利义务对等。签署盖章：合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效；若为授权代表签署，需提供授权委托书作为附件。（六）合同履行与归档履行跟踪：采购部与业务部门共同跟踪供应商履约情况，监督交付进度、质量验收（依据合同约定的验收标准）、付款节点（凭发票、验收单等凭证支付）。归档管理：合同签署后，原件由档案管理部门统一归档（含《采购申请单》《供应商评审报告》《合同审核记录表》等附件），电子版同步存储，保证可追溯性。三、合同模板框架与审核清单表（一）采购合同模板框架合同编号：[采购年份]-[采购部门简称]-[序号，如2024-CG-001]甲方（采购方）：名称：________________________统一社会信用代码：________________________地址：________________________联系人：*电话：*开户行及账号：________________________乙方（供应商）：名称：________________________统一社会信用代码：________________________地址：________________________联系人：*电话：*开户行及账号：________________________鉴于条款：为明确甲乙双方权利义务，保障采购项目顺利实施，根据《_________民法典》及相关法律法规，双方经平等协商，达成如下协议：第一条采购标的序号标的物名称规格型号/技术参数单位数量单价（元）总价（元）质量标准12第二条交付与验收交付时间：乙方应于_年_月_日前完成交付，交付地点为_____________________。交付方式：________________________（如乙方送货上门、甲方自提等）。验收标准：（1）标的物应符合本合同第一条约定的质量标准及国家/行业相关标准；（2）甲方应在收到标的物后____个工作日内验收，验收合格签署《验收单》；逾期未验收视为合格。第三条付款方式甲方在合同签订后_个工作日内，向乙方支付预付款_%（即____元）；标的物验收合格且乙方提供合规发票后_个工作日内，甲方支付至结算总价的_%（即____元）；质保金_%（即_元）待质保期（____年/月）满且无质量问题后____个工作日内无息支付。第四条违约责任乙方逾期交付的，每逾期1日按逾期部分总价的_%向甲方支付违约金，逾期超过_日的，甲方有权解除合同并要求乙方赔偿损失；标的物质量不符合约定的，乙方应在甲方要求的期限内更换或修复，否则甲方有权拒收并要求乙方支付合同总价____%的违约金；甲方逾期付款的，每逾期1日按应付未付款项的____%向乙方支付违约金。第五条不可抗力因地震、火灾、战争等不可抗力导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并提供证明，协商变更或解除合同。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。第七条其他约定本合同自双方签字盖章之日起生效，一式_份，甲乙双方各执_份，具有同等法律效力；附件（如有）：《技术协议》《验收标准》《授权委托书》等为本合同组成部分，与本合同具有同等效力。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：*日期：____年_月_日乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：*日期：____年_月_日（二）审核清单表审核模块审核要点审核部门/人员审核结果（通过/不通过/需修改）备注合同主体乙方营业执照、相关资质证书是否齐全且在有效期内；统一社会信用代码是否准确法务部核原件，留存复印件采购标的标的物名称、规格型号、数量、质量标准是否与《采购申请单》一致业务部门避免模糊描述价格条款单价、总价、税率、是否含运费/安装费等是否明确；总价是否超预算财务部预算需经审批交付与验收交付时间、地点、方式是否具体；验收标准是否可量化（如“符合GB/T19001-2016”）业务部门避免歧义付款方式付款节点（如预付款、进度款、质保金比例）、账户信息是否准确；是否约定发票要求财务部匹配公司付款流程违约责任违约金比例是否合理；是否约定损失赔偿范围；逾期解除合同条件是否明确法务部不得显失公平争议解决是否约定明确的管辖法院/仲裁机构；选择地是否对甲方有利法务部优先选择甲方所在地附件完整性技术协议、验收标准、授权委托书等附件是否齐全且与合同条款一致采购部附件需双方确认四、关键风险提示与注意事项主体资格风险：严格审查乙方营业执照、行业特许经营资质（如食品经营许可证、安全生产许可证等），避免与无经营资质或超范围经营的主体签约；核对乙方授权代表身份及授权范围，保证签字人有权代表公司签署合同（可要求提供加盖公章的《授权委托书》）。条款表述风险：核心条款（如标的、数量、价格、交付时间）避免使用“大概”“约”“优质”等模糊词汇，需量化、具体化；质量标准应明确依据的国家/行业标准（如“符合GB/T1-2020”）或提供详细技术参数附件，避免“符合行业标准”等笼统表述。履约过程风险：预付款比例不宜过高（一般不超过30%），可约定乙方提供银行保函或履约保证金；验收环节需留存书面凭证（如《验收单》），明确验收结果及日期，避免口头验