合同签订与管理标准化手册

合同签订与管理标准化手册第一章总则一、手册目的为规范企业合同签订与管理工作，防范合同风险，提高履约效率，保障企业合法权益，特制定本手册。本手册旨在统一合同管理标准，明确各环节职责，保证合同全生命周期管理的规范性与可控性。二、适用范围本手册适用于企业所有对外签订的各类合同，包括但不限于业务合作合同、采购合同、服务合同、委托合同等，涉及合同起草、审核、签署、履约、变更、归档等全流程管理。第二章典型应用场景一、业务合作场景与企业外部合作伙伴（如供应商、分销商、技术服务商等）开展业务合作时，需通过合同明确合作内容、权利义务、收益分配、违约责任等，保证合作双方权责清晰，避免后续纠纷。二、采购服务场景企业为生产经营需要采购外部服务（如咨询服务、技术服务、物流服务等）时，需通过合同约定服务范围、质量标准、交付期限、费用支付方式等，保障服务质量与采购成本可控。三、委托加工场景企业将部分生产环节委托给外部加工厂商时，需通过合同明确加工要求、物料提供、质量验收、交付标准、费用结算等，保证加工产品符合企业质量要求，避免因责任不清导致损失。第三章合同全生命周期操作流程一、签订前准备阶段1.需求确认与立项操作步骤：（1）业务部门根据实际需求填写《合同立项申请表》，明确合作目的、主要内容、预算金额、合作方初步意向等；（2）部门负责人对立项申请进行审核，确认需求的合理性与必要性；（3）提交至法务部门及财务部门备案，作为合同起草的依据。2.合作方资质审查操作步骤：（1）业务部门收集合作方基本资料，包括营业执照、法定代表人证件号码明、相关资质证书（如行业许可证、质量认证等）、过往合作业绩（如有）；（2）法务部门审核合作方主体资格，确认其具备签订合同的法定资质（如企业存续状态、经营范围是否涵盖合作内容等）；（3）财务部门评估合作方履约能力，通过信用报告、财务报表等分析其偿债能力与经营稳定性；（4）审查通过后，形成《合作方资质审查表》，作为合同签订的前置条件。3.合同起草操作步骤：（1）根据合作需求及审查结果，由业务部门牵头起草合同初稿，内容需包含合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；（2）法务部门对合同条款进行合规性审核，重点审查法律风险、权利义务对等性、条款明确性等；（3）财务部门审核合同中的金额、支付方式、税费承担等财务相关条款，保证符合企业财务制度；（4）业务部门根据审核意见修改合同，直至各方达成一致，形成合同终稿。二、签订执行阶段1.合同谈判与评审操作步骤：（1）由业务部门代表与合作方就合同条款进行谈判，明确双方分歧点并协商一致；（2）谈判达成后，组织合同评审会，由业务、法务、财务、相关负责人共同参与，确认合同内容的完整性与合规性；（3）形成《合同评审记录表》，由参会人员签字确认，作为合同签署的依据。2.合同签署与用印操作步骤：（1）根据企业《合同用印管理办法》，填写《合同用印申请表》，附合同终稿、评审记录等材料；（2）经授权负责人审批后，由行政部门加盖合同专用章或公章（根据合同重要性及权限确定）；（3）签署完成后，合同文本至少一式两份，双方各执一份，业务部门留存原件并扫描存档。三、履约管理阶段1.履约跟踪与记录操作步骤：（1）业务部门指定专人作为合同履约负责人，建立《履约跟踪表》，记录合同履行进度、关键节点完成情况、双方沟通记录等；（2）定期（如每月/每季度）对履约情况进行检查，发觉延迟或异常情况及时上报，并协调解决；（3）涉及分阶段履行的合同，需在每个阶段完成后签署《履约确认书》，作为下一阶段履约的依据。2.合同变更与解除操作步骤：（1）因客观情况变化需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请》，说明变更原因、变更内容及对双方的影响；（2）经法务部门审核变更条款的合法性，财务部门审核变更后的金额及支付影响后，与合作方协商一致，签订《合同变更协议》；（3）需解除合同时参照变更流程协商解除条件，签订《合同解除协议》，明确责任划分及后续处理事宜（如已履行部分的结算、违约赔偿等）。四、归档闭环阶段1.合同归档操作步骤：（1）合同履行完毕或解除后，业务部门将合同文本、附件、审批记录、履约确认书、变更/解除协议等材料整理成册；（2）按照企业档案管理规定，填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门统一保存；（3）电子档案同步至企业合同管理系统，保证纸质与电子档案一致，便于查阅。2.总结与复盘操作步骤：（1）每季度/年度对合同管理情况进行复盘，分析履约率、纠纷率、风险点等指标；（2）针对管理中存在的问题提出改进措施，优化合同管理流程，形成《合同管理总结报告》。第四章模板工具集一、合同基本信息表项目内容示例合同编号HT-2024-001合同名称A公司与*科技有限公司技术服务合同甲方（我方）A公司乙方（合作方）*科技有限公司签订日期2024年月日履行期限自2024年月日至2024年月日合同金额（元）500,000主要标的数据分析技术服务审批人*（部门负责人）归档日期2024年月日二、审批流程记录表审批环节审批人审批意见审批日期业务部门初审*（经理）同意2024-01-05法务部门审核*（法务）条款需补充违约责任2024-01-08财务部门审核*（总监）同意2024-01-10总经理审批*（总经理）同意签署2024-01-12三、履约跟踪表合同编号履约节点计划完成日期实际完成日期负责人完成情况说明异常记录HT-2024-001需求调研2024-02-012024-02-03*按计划完成无HT-2024-001方案设计2024-02-152024-02-18*延期3天，因需求调整已沟通乙方延期HT-2024-001方案交付2024-02-252024-02-25*按计划完成无四、合同变更申请表合同编号HT-2024-001变更原因甲方需求增加数据可视化模块原合同金额500,000元变更后金额650,000元变更内容增加“数据可视化模块开发”服务合作方意见同意变更，签署补充协议法务审核意见变更条款合法，双方权责明确审批结果同意变更附件《合同变更协议》第五章风险提示与关键注意事项一、法律条款风险注意事项：合同条款需明确具体，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；违约责任条款需量化，明确违约金计算方式或赔偿范围；争议解决方式优先约定企业所在地法院诉讼，避免约定不明确的仲裁机构。二、流程合规风险注意事项：严禁“先签后批”或“越权签署”，合同必须完成全部审批流程后方可用印；合作方资质审查需严格核验原件，保证营业执照、资质证书等文件真实有效，避免因虚假资质导致合同无效。三、档案管理风险注意事项：合同文本需妥善保管，防止遗失或损毁；电子档案需定期备份，避免系统故障导致数据丢失；涉密合同需按保密规定单独存