橄榄球俱乐部行政印章使用管理制度

橄榄球俱乐部行政印章使用管理制度

一、总则1.目的为加强橄榄球俱乐部行政印章的管理，规范印章的使用，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护俱乐部的正常运营秩序和合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于橄榄球俱乐部及各部门、分支机构所使用的行政印章。行政印章包括俱乐部公章、各部门章、合同专用章等具有行政效力的印章。3.管理原则行政印章的管理遵循“统一领导、分级负责、严格审批、规范使用”的原则。由俱乐部办公室统一负责行政印章的管理工作，明确各级管理人员在印章使用过程中的职责，确保印章使用有章可循、规范有序。二、印章的刻制与启用1.刻制申请俱乐部因工作需要刻制行政印章时，由需求部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，报俱乐部负责人审批。2.刻制流程经审批同意后，由俱乐部办公室统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，刻章单位应提供印章的印模备案。3.启用程序新印章刻制完成后，俱乐部办公室应发布启用通知，明确新印章的名称、启用日期、使用范围等信息，并将印模留存归档。同时，对旧印章进行妥善处理，如废止、封存或销毁。三、印章的保管1.保管人员俱乐部行政印章由专人负责保管，俱乐部公章一般由办公室主任或指定的专人保管；各部门章由部门负责人指定专人保管；合同专用章由法务部门或相关业务部门指定专人保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章的安全保管。2.保管要求印章应存放在专门的保险柜或安全的保管场所，确保印章存放环境安全可靠。保管人员应妥善保管保险柜钥匙和密码，不得随意转借他人。同时，要建立印章保管登记册，详细记录印章的使用情况，包括使用时间、使用人、使用事由、批准人等信息。3.保管人员变更当保管人员发生变更时，应办理印章交接手续。交接双方应在俱乐部负责人或指定的监交人员的监督下，对印章进行清点、核对，并在印章保管登记册上签字确认。同时，新保管人员应熟悉印章管理的相关制度和流程，确保印章保管工作的连续性和准确性。四、印章的使用审批1.一般事项审批俱乐部内部一般性文件、报告、函件等需使用行政印章时，由文件起草部门填写《印章使用申请表》，经部门负责人审核签字后，报俱乐部办公室主任审批。办公室主任根据文件内容和相关规定进行审批，同意后方可使用印章。2.重要事项审批涉及俱乐部重大决策、合同签订、对外担保、人事任免等重要事项需使用行政印章时，由相关部门填写《印章使用申请表》，详细说明事项内容、风险评估等情况，经部门负责人审核签字后，报俱乐部负责人审批。俱乐部负责人应根据事项的重要程度和风险状况进行审慎审批，必要时可组织相关人员进行讨论研究。3.特殊情况审批在紧急情况下，如无法及时履行正常审批程序，需使用行政印章时，使用人应通过电话或其他方式向俱乐部负责人或相关审批人员报告，经同意后方可使用印章。事后，使用人应及时补办审批手续，确保印章使用的合规性。五、印章的使用规范1.用印要求印章保管人员应严格按照审批意见使用印章，确保印章使用的准确性和规范性。用印时，应将印章端正、清晰地加盖在文件规定的位置上，不得随意移位、歪斜或重叠。同时，要注意印章的印迹质量，保证印章内容清晰可辨。2.登记备案印章保管人员在每次使用印章后，应及时在印章保管登记册上进行登记，记录用印日期、用印文件名称、用印份数、使用人等信息。登记内容应真实、准确、完整，以备查询和追溯。3.禁止行为严禁任何人在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖行政印章。未经批准，不得擅自将印章带出俱乐部办公场所使用。如因工作需要确需带出使用的，必须经俱乐部负责人批准，并安排专人负责陪同监督使用。同时，严禁任何单位和个人伪造、变造、私自刻制俱乐部行政印章，一经发现，将依法追究相关人员的法律责任。六、印章的停用与销毁1.停用条件俱乐部行政印章出现下列情况之一时，应予以停用：因机构变更、名称更改等原因导致印章不再适用；印章损坏无法正常使用；根据俱乐部规定需要停用的其他情况。2.停用程序当印章需要停用时，由俱乐部办公室发布停用通知，明确停用印章的名称、停用日期等信息。同时，印章保管人员应将停用印章及时交回俱乐部办公室，由办公室进行封存或其他妥善处理。3.销毁程序对于已停用且不再需要保存的印章，由俱乐部办公室提出销毁申请，报俱乐部负责人审批。经审批同意后，由办公室会同相关部门按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并将销毁记录留存归档。七、监督与检查1.内部监督俱乐部办公室负责对行政印章的使用情况进行定期或不定期的检查，检查内容包括印章保管情况、使用审批程序执行情况、登记记录的完整性等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。2.违规处理对违反本制度规定使用行政印章的行为，俱乐部将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等相应的处罚。如因违规使用印章给俱乐部造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应依法承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。八、附则1.本制度由俱乐部办公室负责解释和修订。2.本制度自发布之日起生效实施