游泳俱乐部行政印章使用管理制度

游泳俱乐部行政印章使用管理制度

第一章总则第一条为规范游泳俱乐部行政印章的使用管理，维护印章的权威性与严肃性，防范印章使用风险，保障俱乐部合法权益，推动俱乐部规范运营及游泳体育事业健康发展，根据《中华人民共和国印章管理办法》等国家相关规定及俱乐部章程，结合实际制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部及所属各部门所有行政印章的刻制、启用、保管、使用、废止等全流程管理，包括但不限于俱乐部公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门专用章等。第三条本制度所称行政印章，是指以俱乐部或其所属部门名义刻制，用于证明身份、授权行为、签署文件的各类印章，是俱乐部权力和职责的象征。第四条印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕”原则，确保印章使用安全、规范、高效。第二章印章管理部门及职责第五条俱乐部行政部为印章管理的主管部门，履行以下职责：（一）制定、修订印章管理相关制度；（二）统筹印章的刻制、启用、废止、封存、销毁等工作；（三）监督、检查各部门印章使用情况；（四）协调处理印章管理中的争议与问题；（五）负责印章使用登记档案的归档与保管。第六条印章实行专人保管制度，保管人由行政部提名、总经理批准确定，原则上为行政部或相关部门正式员工，且需签订《印章保管责任书》。第七条印章保管人履行以下职责：（一）妥善保管印章，每日下班前须将印章存入保险柜，不得擅自将印章带离工作场所；（二）严格按照审批流程用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝；（三）如实填写《印章使用登记本》，确保登记信息完整、准确；（四）定期检查印章状态，发现印章遗失、损坏或异常使用情况，立即向行政部及总经理报告；（五）配合行政部开展印章检查工作，提供相关资料。第三章印章的刻制、启用与废止第八条印章刻制须严格履行审批程序：（一）需刻制新印章时，申请部门填写《印章刻制申请表》，说明刻制理由、印章名称、规格等；（二）行政部审核申请材料，确认必要性与合规性；（三）总经理审批通过后，由行政部委托具备合法资质的机构刻制，严禁私自刻制印章。第九条印章启用前，行政部须完成以下工作：（一）留存印章印模，建立《印章管理台账》，记录印章名称、规格、刻制日期、保管人等信息；（二）发布印章启用通知，明确启用日期、使用范围及保管人；（三）组织相关人员学习印章使用规范，确保正确使用。第十条印章出现以下情形时，须予以废止：（一）印章破损、变形，无法正常使用；（二）俱乐部名称变更、机构撤销或职能调整；（三）印章使用权限终止或相关制度修订导致印章失效。第十一条印章废止流程：（一）申请部门填写《印章废止申请表》，说明废止理由；（二）行政部审核后报总经理批准；（三）行政部回收废止印章，登记回收日期、经办人等信息；（四）对废止印章进行销毁（需两人以上监销）或封存，销毁情况须记录存档，封存印章需注明封存日期、原因及存放地点。第四章印章使用流程第十二条一般用印流程：（一）申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附需用印的文件原件；（二）部门负责人审核申请材料，确认内容真实、合规，签署审核意见；（三）行政部对申请材料进行复核，重点检查审批权限是否符合规定、文件内容是否完整；（四）保管人核对《印章使用申请表》与审批意见，确认无误后用印，用印位置须准确、清晰，不得涂改；（五）保管人在《印章使用登记本》上登记用印信息，申请人签字确认。第十三条不同类型文件的用印审批权限：（一）内部通知、报告等文件：部门负责人审批；（二）对外宣传资料、会员服务协议等：行政部负责人审核+总经理审批；（三）合同、协议、战略合作框架等：法务专员审核+分管领导审核+总经理审批（重大合同需董事会审批）；（四）财务票据、银行结算凭证等：财务负责人审核+总经理审批；（五）授权委托书、法定代表人身份证明等：总经理审批。第十四条印章使用登记要求：（一）《印章使用登记本》须载明用印日期、申请人、部门、事由、文件名称、份数、审批人、用印人、备注等要素；（二）登记本须长期保管（至少保存10年），不得涂改、撕毁或遗失；（三）电子用印记录须与纸质登记本同步存档，确保可追溯。第五章特殊情况用印管理第十五条外出用印管理：（一）原则上禁止携带印章外出，确因工作需要（如异地签约、现场办公），须填写《外出用印申请表》，说明外出时间、地点、用印事由及携带人；（二）申请表经部门负责人审核、总经理批准后，由两名员工共同携带印章外出；（三）外出用印须在指定地点、范围内使用，用印后立即返回俱乐部，将印章交还保管人，并在《印章使用登记本》上补充登记外出用印情况；（四）严禁在外出期间将印章交予无关人员保管或使用。第十六条空白文件用印管理：（一）严格禁止在空白纸张、介绍信、合同等文件上用印；（二）确因特殊情况需使用空白文件用印，须经总经理特批，并注明用途、有效期及使用范围；（三）申请人须在空白文件上编号，用印后及时反馈使用情况，未使用的空白文件须立即回收销毁，不得留存。第十七条紧急用印管理：（一）遇突发事件（如抢险救灾、应急处理）需紧急用印时，申请人可先口头请示总经理，经同意后用印；（二）紧急用印后24小时内，申请人须补填《印章使用申请表》，说明紧急情况及口头请示情况，由总经理补签审批意见；（三）紧急用印情况须单独记录，以备核查。第六章监督检查与责任追究第十八条监督检查机制：（一）行政部每季度对印章使用情况进行抽查，每年开展一次全面检查，检查内容包括印章保管情况、用印登记完整性、审批流程合规性等；（二）保管人每月对印章进行自查，填写《印章自查表》，报行政部备案；（三）任何员工发现印章违规使用情况，均可向行政部或总经理举报，举报信息将严格保密。第十九条以下行为属于印章违规使用：（一）私自刻制、伪造、变造印章；（二）未经审批擅自用印或越权审批用印；（三）将印章转借他人使用或携带印章外出未按规定流程审批；（四）在空白文件上用印或未按规定反馈空白文件使用情况；（五）涂改、伪造用印登记记录或隐瞒印章遗失、损坏情况；（六）其他违反本制度的行为。第二十条责任追究：（一）对违规使用印章的员工，根据情节轻重给予警告、记过、降职、解除劳动合同等处分；（二）因违规使用印章给俱乐部造成经济损失的，须承担赔偿责任；（三）涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理；（四）保管人未履行职责导致印章丢失或被盗用，视情节轻重给予处分或赔偿责任。第七章附则第二十一条本制度由俱乐部行政部负责解释。第二十二