办公自动化软件的应用

第3章办公自动化软件应用

（-）教学目的：熟练掌握文字处理软件WordXP、电子表格ExcelXP、电子演示文稿软件PowerPointXP的

操作；了解OfficeXP集成应用。

（-）教学内容：认识WordXP工作窗口，创立和编辑文档，设置文档格式，表格制作

图文混排；介绍ExcelXP工作窗口，工作表和单元格，输入数据和编辑电子表格，格式化工作表，计算数

据，管理和分析数据，使用图表分析数据；介绍PowerPointXP的工作窗口，创立和编辑电子演示文稿，在幻灯

片中插入多媒体对象，设置演示文稿的外观，在演示文稿中创立超级链接，幻灯片放映等内容。

（三）教学建议：采用理论和实践相洁合的教学方式：

（1）课堂上操作一遍给学生看：

（2）采用实验的形式让学生掌握媒体的采集和合成

3.1文字处理软件WordXP

启动WordXP的方法：

I.从开始菜单启动。

2.使用文档启动WordXP

双击一个Word文档的文件名即可启动Wordo

3.双击桌面上的WordXP快捷方式

双击桌面上的WordXP的快捷方式图标，

就可以启动WordXP了。

h

三

三

二

三

三

一

三

~一

3.1.1认识工作窗口

Word窗口的组成

WordXP的启动与退出

退出WordXP的方法:

□单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出〃命令。

171按Alt+F4健八

0单击Word程序右上角的“关闭”按钮。

□双击Word程序左上角的控制菜单按钮。

Word的视图方式

1.普通视图

2.Web版式视图

3.页面视图

4.大纲视图

5.打印预览视图

6.全屏显示视图

7.改变显示比例视图

(1)使用“显示比例”框。

(2)使用“显示比例”命令

8.文档结构图

3.1.2创立和编辑文档

＞保存新建文档的具体步骤：优择“文件〃菜单中的“保存’命令，也可以单击“常用〃工具栏中的“保

存”按钮，翻开“另存为”对话框。

＞单击“菜单栏”右上角的X按钮。

＞若要关闭当前所有翻开的文档，可先按住Shift键，再单击“文件”--"全部关闭”。

1.中英文输入

＞使用鼠标操作：

＞使用键盘命令：按Ctrl+空格键，可实现中文/英文输入法切换；按Shift+空格，或实现全角/半角字符

切换；按Clrl+Shift键可实现输入法之间的切换。

2.符号和特殊字符的输入

特殊符号可以通过“插入〃菜单中选择"符号”命令，从"符号〃对话框中选择。

3、切换插入与改写状态：

鼠标双击状态栏的“改写”柩或使用键盘上Insert键切换c

4、删除字符操作：

按Backspace键删除插入点之前的一个字符(或汉字)，按Delete键删除插入点之后的一个字符(或汉字)。

5、段落的拆分与合并：

段落的拆分：在插入状态卜，将插入点移到拆分处按回车键即可。

段落和合并：将插入点移到第一段末按Delete键或第二段佗段首按Backspace键。

编辑文本

(1)鼠标选择。

(2)键盘选择。

键盘按键功能

Shift+上箭头向上选定一行

Shift+下箭头向下选定一行

Shift+左箭头向左选定一个字符

Shift+右箭头向右选定一个字符

Shift+Ctrl+上箭头选定内容扩展至单词开头

Shift+Ctrl+下箭头选定内容扩展至单词结尾

Shift+Ctrl+左箭头选定内容扩展至段首

Shift+Ctrl+右箭头选定内容扩展至段末

Shift+Home选定内容扩展至行首

Shift+End选定内容扩展至行末

Shift+PgUp选定内容向上扩展整屏

Shift+PgDn选定内容向下扩展整屏

Shift+Ctrl+PgUp选定内容至文档窗口开始处

Shift+Ctrl+Home选定内容至文档开始处

Shift+Ctrl+End选定内容至文档结尾处

先按F8,再按箭头键扩展选取文档中具体的某个

位置

Ctrl+A或Ctrl+小选定整个文档

键盘数字5

Shift-K?trl+PgDn选定内容至文档窗口结尾处

1.选择文本

＞文档区中使用鼠标

(I)拖曳：

(2)Shift+单击：

＞选择栏中使用鼠标

(1)单击：选中该行

(2)双击：选中该段落

(3)三击或Ctrl+单击：选定整个文档

＞选择矩形文本块：Alt+单击斜对角拖曳

2.删除文本

＞先选中所要删除的文本，然后按Delete键。或右击鼠标选择快捷菜单中的删除项进行删除。

键盘按键功能

t向上一行

1向下一行

向左一个字符

—►向右一个字符

PageJp向上一页

PageDown向下一页

Home光标到本行首

End光标到木行末

Ctrl+Home光标到文档首

Ctrl+End光标到文档末

3.文本的复制/剪切与粘贴

方法一：

（1）选中要复制/剪切的文本。（2）单击“编辑”菜单一”复制/剪切"命令。

（3）将光标移至要插入文本的位置。（4）单击“编辑”菜单一"粘贴”命令。

方法二：

（1）选中要复制/剪切的文本。（2）单击工具栏上的“复制/剪切”工具按钮。

（3）将光标移动到要插入文本的位置。（4）单击工具栏上的“粘贴”工具按钮。

方法三：

（1）选中要织制/剪切的文本。

（2）右击选中文本，从快捷菜单中先择“复制/剪切"命令。

（3）将光标移动要插入文本的位置。

（4）在该插入点右击，从弹出的快施菜单中选择“粘贴”命令。

方法四：

（1）选中要复制/剪切的文本。（2）按快捷键Clrl+C/Ctrl+X。

（3）将光标移至要插入文本的位置。（4）按快捷键Ctrl+V

4.撤消与恢复

＞撤消操作：单击常用工具栏的“撤销键入"按钮，或单击〃编辑〃一-"撤销键入"；或利用Ctrl+Z快捷

键完成撤销操作。

＞恢复操作：与撤销操作类似。

5.查找与替换

＞查找：单击“编辑”一-"查找”，翻开“查找和替换〃对话框进行操作即可。

＞替换：单击“编辑〃--“替换”，翻开”查找和替换"对话框进行操作即可。

6.给文档加密码

3.1.3设置文档格式

1.字符格式设置（包括对文本的字体、字形、字号、字间距和文字特殊效果等格式的设置）

（1）利用“字体〃列表框设置字体

（2）利用菜单命令设置字体：单击“格式〃--"字体〃，翻开字体对话框进行设置即可。

（3）使用“格式刷”：

＞选定已设置好字符格式的文本。

＞单击常用工具栏上的“格式刷"按钮

＞将光标移到文本处，按下鼠标左键，并将鼠标拖到该文本的末尾处即可。

（4）设置字号

设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体〃对话框中设置

（5）设置字形

＞倾斜格式。

＞下划线格式,

＞加粗格式。

(6)设置字间距

(7)动态文字效果

(8)添加着重号

(9)拼音指南

单击“其他格式〃工具栏中的“拼音指南"按钮

(10)合并字符

单击“其他格式〃工具栏中的“合并字符"按钮

＜11)带圈字符

选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符〃按钮

段落格式设置

(1)段落标志：以Enter键作为当前段落标记。单击“视图”--"显示段落标志〃，可以隐藏或显示段落标志。

(2)单击“格式”菜单

＞单击“格式〃-一“段落”，弹出"段落〃对话框进行设置即可。

＞单击“格式”--"边框和底纹“，弹出"边框和底纹”对话框进行设置即可

＞应用字符样式

＞创立字符样式

＞添加边框和底纹

＞添加边框

＞添加底纹

(5)使用标尺：用户可以通过单击’视图“一-"标尺”来隐藏或显示标尺。

＞水平标尺：可以设定段落边界。

＞若按住Alt键，再拖动鼠标，可实现精细调整。

(6)为原在段落添加工程符号和编号

＞选定要添加工程符号或编号的段落。

＞单击“格式〃-一“工程符号和编号"，按要求进行操作即可

3.页面格式设置

(1)节的设置：

＞将插入点移到分为“节”的位置上。

＞单击“插入〃-一“分隔符〃，翻开分隔符对话框。

＞在“分节符类型"区中选定某一种分节符类型。

＞单击“确定”按钮即可。

分节符的功能：

＞下一页：将新的一节放到下一页的顶端。

＞连续：在插入点处开始新的一节。

＞偶数页：使新的一节总是从下一个偶数页开始。

＞奇数页：使新的一节总是从下一个奇数页开始。

注：在普通视图方式下，选择某一种分节符，按Delete键即可取消该节。

(2)分页：WordXP提供了“自动分页〃和“人工分页”两种分页方式。

＞自动分页：是指在完成下述页面设置之后，Wcrd将自动根据页面参数的设置,对文档进行分页.

＞人工分页：是指在页面中采取人工方式对文档进行强制分页。操作方法是：将插入点移到要分页的位置

上，然后在“分隔符”对话框中选取“分隔符类型"选项区域是的“分页符〃即可。

(3)页面设置：包括页边距、纸型、纸张来源、版式、文档网格、页眉/页脚等设置。

操作方法：设置之前，应将插入点定位在需要进行页面设置的节中(若末分节，整个文档即为一节)，然后单

击，，文件〃-一，，页面设置"，弹出”页面设置.”对话框，在该对话框中对页面按要求进行设置

即可。

(4)插入页眉和页脚

选择菜单“视图”一"页眉和页脚"命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和"页脚”区，同时显

示“页眉和页脚”工具栏。

⑸分栏：

＞选定需要分栏的文本。

＞单击“格式”-一"分栏”，翻开"分栏”对话框，如右图所示。

＞在'预设〃下指定所需的分栏格式，在'栏数”框里设置栏数，并在〃宽度和间距”下对栏宽和栏间距

进行设置。

3.1.2单击〃确定“按钮

3.1.4表格制作

1.创立表格

(1)利用“插入表格"按钮

(2)利用“插入表格"命令

2.编辑表格

(1)选定表格：

■用鼠标直接选择单元格：

＞选择一个单元格：将鼠标单击单元格左侧边界，可以选定该单元格。

＞选择--行：将鼠标移到待选择行的左边(表外)空白处，当鼠标变成向右箭头时单击左键选择该行。

＞选择一列：将鼠标移到待选择列的顶端线上，当鼠标变成向下箭头时单击左键可选择该列

■当表格中已有被选择内容时，按卜Shift键再按光标移动键，可以选择相邻的单兀格、行或列。

■用菜单进行操作：单击“表格"--"选定行/选定列"。

(2)单元格、行或列的插入与删除

＞插入单元格：选定一个或多个单元格，选定单元格数由插入的单元格数决定。单击“表格”-"插入”

—“单元格"，在弹出的这话框中按要求进行设置即可。

＞删除单元格：选定要删除的相邻单元格，单击”表格〃-一"删除"-一"单元格"，在弹出的对话框中

按要求进行设置即可。

＞插入行/列、删除行/列操作方法与单元格的插入与删除类似。

(3)单元格的合并与拆分

＞合并单元格：选定要合并的多个单元格，单击“表格'-一”合并单元格〃即可；或使用快捷菜单中的“合

并单元格〃命令。

＞拆分单元格：选定要拆分的单元格，单击“表格”-一”拆分单元格"，在翻开的“拆分单元格"对话框

中输入所需的列数和行数，即可实现单元格的拆分；或使用快捷菜单中的“拆分单元格"命令。

(4)表格属性的修改(包括表格、行、歹h单元格等四个选项卡)：单击“表格”--"表格属性"，弹出如右所示

对话框。

＞“表格”选项卡：

＞“行”选项卡：

＞〃列“选项卡：

〃单元格“选项卡:

(5)表格的合并与拆分

＞合并表格：将需合并的两个表格放置于相邻处，表格间只有空格行而无文字，使用Del键删除表格间的

空格行即可。

＞拆分表格：将插入点置于需要拆分处，单击〃表格“-一〃拆分表格”，即可将原表格拆分为两个小表格。

(6)绘制斜线表头

＞将插入点置于表头，通常是表中的第一行第一列。

＞单击"表格"一-"绘制斜线表头翻开对话框。

＞在'表头样式"下拉列表中，选择所需的表头样式。

＞直接在’行标题“、”列标题三”、"列标题四”4个文本框中设定斜线表头的各个标题；在“字体大

小'下拉列表中选择标题字体的大小。

＞单击“确定〃。

3.表格的格式化

(1)表格的对齐方式

＞选定所需对齐操作的单元格

＞单击鼠标右键执行"单元格对齐方式"命令，在其子菜单中选择相应的方式，单击相应的按钮即可。或

单击格式工具栏中的对齐按钮进行设置也可。

(2)边框和底纹

■表格边框的设置：选中需设置边框的单元格，单击“格式”--"边框和底纹”，翻开“边框和底纹"

对话框进行设置即可。

■表格底纹的设置：在“边框和底纹〃对话框中选择“底纹'选项卡，按要求进行设置即可。

(3)自动套用格式

＞将插入点置于需要套用格式的表格中的任意位置。

＞单击”表格"一-"表格自动套用格式“，翻开〃表格自动套用格式”对话框，如右图所示。

＞在“表格样式”中选择所需的表格格式，在"将特殊格式应用于“复选框中选择或取消所要的选项，调

整表格的样式。

＞设置完毕，单击'应用“按钮。

3.1.5图文混排

1.在文档中插入图片

(D插入剪辑管理器中的剪贴画

＞将插入点置于要插入剪贴画的位置，单击'插入“一-〃图片“一一〃剪贴画“；或单击绘图工具栏的〃

插入剪贴画“按钮，选择所需的图片。

＞单击所要插入的图片，图片就插入到了插入点位置。

(2)插入图片文件：将插入点置于要插入图片的位置，单击"插入"一-”图片"--"来自文件"；或单击绘图

工具栏的“插入图片"按钮，弹出“插入图片”对话框。

(3)编辑图片

①调整图片的大小：

②调整图片的位置：

(4)设置图片版式

＞右击图片，弹出“设置图片格式"对话框

＞在该对话框中，选择'版式"选项卡，可对图片与正文的环绕方式及水平对齐方式进行设置。

＞单击”高级"按钮，还可设置文字环绕方式，实现图文混排。

＞单击"颜色和线条”选项卡可设置图片的颜色和框线。

2、在文档中绘图

(1)绘图工具栏：在常用工具栏中单击〃绘图“按钮，或单击〃视图“一一”工具栏"一-〃绘图“，这时绘

图工具栏出现在WordXP屏幕的下端，如下列图。

(2)创立图形

＞在绘图工具栏中单击所需的按钮，选择需要的图形选项，移动鼠标到需要的位置，按下鼠标左键并拖动

到适宜的位置.，释放鼠标左键即可绘出与该图形相似的图形。

＞按住Shift键拖曳鼠标，可以绘出标准的"正”的图形；按住Ctrl键，绘制的图形中心固定。

(3)在图形中添加文字：将鼠档移到图形上，单击右键，在快捷菜单中执行‘添加文字"命令，即中在图形

中输入、编辑文字。

(4)图形的颜色、线条和三维效果；可利用绘图工具栏中的“填充颜色〃按钮对图形上色；ffl"线条颜色”

按钮确定线的颜色；用“字体颜色〃按刍确定图形中文字的颜色；使用“线型”按钮确定被选择的线条粗细或线

型；使用“阴影”、“三维效果〃按钮对所选图形进行修饰。

(5)图形的置放次序：选中图形后，可通过绘图工具栏的“绘图’命令菜单中的〃叠放次序”命令来设置各

图形间的叠放关系。

(6)图形的组合：选中需要组合的若干个图形后，可使用绘图工具栏的”绘图”命令菜单中的"组合"命

令将这若干个图形组合成一体，也可使用‘取消组合“命令将其恢复为组合前的各个图形。

(7)图形的微移：选定对象，按住Ctrl健不放，再按键盘上的方向键来实现。

3.插入文本框

(1)插入文本框：

©单击"绘图”工具栏上的横排(竖排)文本框按钮，或单击〃插入“一」文本框"一一”横排〃(或“竖

排")，鼠标指针变为“+”形。

②将鼠档指针在文档中拖运，画出文本框。

③在文本框中出现的闪烁光标处输入文本。

(2)文本框的编辑：

①选定文本框

②单击“格式”-一"文本框”，翻开“设置文本框格式“对话框进行设置即可。

4.插入艺术字

(1)插入艺术字

①将插入点置于需要插入艺术字的地方。

②单击"插入图片"-一”艺术字”，或单击绘图工具栏上"插入艺术字”按钮，翻天‘艺术字库"

对话框。

③选择所需的艺术字图形对象类型，单击'确定"按钮，翻开"编辑'艺术字文字”对话框。设置字

体、字形与字号。

@单击“确定”按钮。

(2)编辑艺术字

©单击生成的艺术字，弹出艺术字工具栏。

②根据需要，单击艺术字工具栏中的相应按钮，可对“艺术字”进行多方面的编辑。

3.2电子表格ExcelXP

3.2.1ExcelXP工作窗口介绍

Excel窗口

启动Excel2002的方法：

1.从开始菜单启动。

2.使用表格文件启动Excel2002

双击一个Excel表格的文件名即可启动Excelo

3.双击桌面上的Excel2002快捷方式

退出Excel2002的方法：

□单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出〃命令。

0按Alt+F4键。

0单击Excel程序右上角的“关闭”按钮。

□双击Excel程序左上角的控制菜单按钮。

在退出Excel时，如果文件没有保存，会出现下面的提示对话框。

3.2.2工作表和单元格

1.工作簿

所谓工作簿指的就是Excel文档，它是在Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件,一个工作簿可

由一个或多个工作表组成。在系统默认的情况下，它由Sheetl、Sheet2、Sheet3这三个工作表组成。

2.工作表

它是由65536行和256列构成的一个表格，其中行是由上自下按1到65536进行编号，而列号则由左到右采

用字母A,B,C……进行编号。

3.单元格、单元格地址及活动单元格

3.2.3输入数据和编辑电子表格

1.新建工作簿

•执行“文件〃菜单中的“新建〃菜单命令。

•利用工具栏上最左边的“新建”按钮。

2.翻开现有工作簿

•单击“文件〃菜单，再选择“翻开”命令。

•单击工具栏中的“翻开”按钮。

•双击要翻开的工作簿。

3.工作簿窗口的操作

多窗口显示同一个工作簿

平铺

水平并排

垂直并排

层叠

4.保存和关闭工作簿

保存和关闭工作簿的方法同Word中保存和关闭文档的方法枉同，在此不再赘述。

编辑工作表

1.单元格

2.选定单元格

（1）选定单个单元格。

（2）选定连续单元格区域。

（3）选定整行或整列。

（4）选定整个工作表。

3.输入数据

4.编辑单元格数据

5.设定工作表页数

6.工作表间的切换

单元格和区域命名

1.单元格命名规则

•名字的第一个字符必须是字母或文字。

•名字不能使用类似地址的形式，如D4、E5、F6等。

•不可将空格当作分隔符，可以用点或下划线代替。

・名字不区分英文字母大小写。

•名字不超过255个字符，名称框中最多显示15个字符。

2.命名单元格

（1）使用“名称”下拉列表框.

（2）使用菜单命令。

3.使用名称

4.则除命名

3.2.4格式化工作表

i.设置单元格字体

2.设置单元格边框

3.设置单元格颜色和底纹

4.设置文本对齐方式

5.设置工作表列宽

3.2.5计算数据

Excel公式

1.公式运算符

算术运算符含义比较运算符含义

+加>大于

一减<小于

一负数>=大于等于

*乘<=小于等于

/除<>不等于

%百分比二等于

&将两文本连接•区域运算符

*

乘方联合运算符

2.公式的运算规则

运算符（优先级从高到低）含义

:区域运算符

>联合运算符

-负数

%百分比

*

乘方

*和/乘和除

+和-加和减

&文本运算符

＞,＜，＞=,〈二，◊匕较运算符

3.显示公式

4.编辑公式

•修改公式：选定要修改公式所在的单元格，在编辑栏中对公式进行修改，单击Enter键完成修改。

•复制和移动公式：选定要复制或移动的公式。单击工具栏上的“复制”或"剪切”按钮。选定要粘贴到

的单元格。单击工具栏上的“粘贴〃按钮。

5.使用自动求和工具

（1）选中目标单元格B4。

（2）单击工具栏上的“自动求和〃快捷图标。

（3）屏幕上显示一个虚线框，即活动选定框，拖动鼠标使活动选定框覆盖住需要求和的单元格区域，如下图。

（4）单击Enter键,B4单元格将显示白动求和后的结果。

Excel函数

1.Excel函数概述

分类功能

数据库工作表函数分析数据清单中的数值是否符合特定条件

FI期与时间函数在公式中分析处理日期值和时间值

工程函数用于工程分析

信息函数确定存储在单元格中的数据类型

财务函数进行一般的财务计算

逻辑函数进行逻辑判断或者进行复合检验

统计函数对数据区域进行统计分析

查找与引用函数在数据清笆中查找特定数据和一个单元格的地址

文本函数在公式中处理字符串

数学和三角函数进行数学计算

2.Excel常用函数

・SIM函数

•SUMIF函数

・AVERAGE函数

・SUBTOTAL函数

•DB函数

・DAY函数

•TODAY函数和NOW函数

3.使用“插入函数”创立公式

3.2.6管理和分析数据

1.自动筛选

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李律

男

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女

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S74

W73

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2.自定义筛选

3.高级筛选

3.自定义排序

排序

1.按一列排序

单击“数据〃菜单，在其下拉菜单中选择“排序”命令，弹出“排序”对话框

2.按多列排序

3.自定义排序

4.在“排序选项”对话框中设置排序

5.使用常用工具栏进行排序

6.分类汇总

创立一级的分类汇总

分类汇总的去除

创立多级的分类汇总

3.2.7使用图表分析数据

创立图表

翻开一个要创立图表的工作表，单击工具栏上的“图表向导“按钮，或执行“插入”菜单中的"图表”命令

图表操作

类似于•般图像的移动和调整。

1.图表的移动和大小的调整

2.数据系列的添加与删除

3.设置图表格式

插入图形对象

1.插入剪贴画

2.插入图示

3.插入对象

3.3电子演示文稿软件PowerPointXP

3.3.1PowerPointXP的工作窗口介绍

启动

1.使用“开始”菜单启动PowerPoint2002

2.利用桌面快捷方式启动

3.通过翻升PowerPoint文档来翻开PowerPoint

退出

•选择“文件”菜单中的“退出〃命令。

•按Alt+F4键。

・双击PowerPoint标题栏左上角的控制菜单按钮。

•单击PowerPoint标题栏右上角的关闭按钮。

演示文稿窗口

PowerPointXP的视图及切换方式

1.普通视图

2.幻灯片浏览视图

3.备注页视图

4.幻灯片放映视图

3.3.2创立和编辑电子演示文稿

利用“内容提示向导〃创立演示文稿

利用“设计模板”创立演示文稿

利用“空演示文稿”创立演示文稿

1.将文稿保存为Web页

保存演示文稿

2.设置自动恢复功能

翻开和关闭演示文稿

1.通过“翻开”对话框翻开演示文稿

2.快速翻开演示文稿

3.同时翻开多个演示文稿

4.关闭演示文稿

编辑幻灯片

向幻灯片中输入文本

1.在占位符中输入文本

2.使用文本框输入文本

编辑文本

1.选定文本

2.移动文本

3.复制文本

4.重复、撤消和恢复

5.查找和替换

3.3.3在幻灯片中插入多媒体对象

1.插入剪辑管理器中的影片

2.插入外部文件的影片

3.插入剪辑管理器中的声音

4.插入外部文件的声音

5.插入CD音乐

创立幻灯片中的动画效果

1.快速创立动画效果

2.使用“自定义动画〃命令设置动画效果

3.设置幻灯片切换效果

3.3.4设置演示文稿的外观

1.改变字体

2.改变字形

3.改变字号

4.设置字体颜色

5.特殊文字修饰效果

6.更改文本的大小写

7.设置字体的对齐方式

8.文本精确定位

9.替换字体

设置段落格式

1.设置段落的对齐方式

2.设置段落缩进

3.更改段落行距和间距

4.设置分行

更改幻灯片模板

3.3.5在演示文稿中创立超级链接

PowerPointXP提供了超链接技术，为幻灯片的制作和演示锦上添花。通过超级链接可以建立幻灯片之间、幻灯

片与Web页或其他应用程序之间的联系。设置幻灯片的背景

创立超级链接