会议室管理及使用规范手册

会议室管理及使用规范手册一、目的与适用范围（一）目的为提升会议室资源利用效率，保障各类会议、研讨、培训等活动有序开展，结合实际工作场景明确管理要求、规范使用流程，确保会议室功能有效发挥，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司（或单位）所有会议室（含小型研讨室、中型会议室、大型报告厅等）的管理与使用，全体员工及外部使用人员（合作方、访客等）均需遵守。二、管理职责（一）管理部门行政部（或综合办公室）为会议室管理责任部门，主要职责：1.建立预约、使用台账，统筹资源分配；2.定期巡检设备、环境，组织维护维修；3.监督使用规范执行，处理违规行为；4.优化使用流程，根据需求调整管理细则。（二）使用部门/人员1.提前按流程申请，如实填报使用信息；2.遵守规范、爱护设施，会后恢复场地原貌；3.发现故障/问题及时反馈管理部门；4.涉密会议落实保密责任，做好信息安全管理。三、使用流程（一）预约申请1.申请方式：线上：通过OA系统/预约平台提交，填写会议主题、时间、人数、设备需求等；线下：至行政部登记，填写《会议室使用申请表》（见附件）。2.预约时限：常规会议：提前1个工作日申请；重要会议/活动：提前3个工作日申请（便于资源协调）。（二）审批确认1.部门内部会议：部门负责人审批，通过后系统分配/行政部登记；2.跨部门/对外会议：行政部统筹协调，2个工作日内反馈结果。（三）使用准备会议开始前15分钟到场检查：设备状态：投影仪、音响、网络等是否正常；环境状况：桌椅摆放、卫生清洁、物料（纸笔、饮用水）是否齐全；如需调整，及时联系行政部或运维人员。（四）使用过程1.按时开始会议，如需延长：提前10分钟申请，确认后续无预约方可延长；2.规范操作设备，禁止违规插拔、外接未知设备；3.保持会场秩序，禁止喧哗、吸烟、饮食（特殊需求提前申请）。（五）使用后整理1.关闭所有设备（投影仪、电脑、灯光、空调等），切断非必要电源；2.整理桌椅、桌面，物料归位，垃圾带至指定区域；3.检查设备/环境是否完好，异常情况立即反馈行政部；4.提交《会议室使用反馈表》，简要说明使用情况及问题。四、使用规范（一）时间与容量管理1.严格按预约时间使用，超时未到且无反馈，行政部有权收回会议室；2.会议室容量：小型（≤10人）、中型（11-20人）、大型（21-50人），超员需提前申请并采取安全措施（如增椅、通风）。（二）设备使用规范1.自带设备（电脑等）需提前检测兼容性，避免携带病毒/恶意程序；2.禁止私自改装、拆卸设备，特殊需求提前向行政部申请；3.会议结束后，移除个人设备及存储介质，避免信息残留。（三）环境维护要求1.禁止吸烟、进食（瓶装水、密封零食除外），避免污染环境/损坏设备；2.爱护桌椅、墙面、地毯等设施，禁止涂鸦、钉挂、踩踏；3.涉密会议结束后，彻底清理白板、桌面信息，关闭云会议录制功能（留存需审批）。（四）保密管理1.涉密会议选用指定涉密会议室，使用经审批设备，禁止携带手机/录音设备（特殊情况备案）；2.会议资料、讨论内容严格保密，禁止通过非涉密渠道传播；3.外部人员参与涉密会议，需签订保密协议，由主办部门全程陪同。五、维护与故障处理（一）日常维护行政部每周巡检：设备功能：投影仪清晰度、音响音量、网络稳定性；环境状况：卫生清洁、设施完好、消防器材有效性；每月组织一次深度清洁（地毯吸尘、设备除尘、门窗保养）。（二）故障处理1.使用中发现故障（投影模糊、网络中断等），立即联系行政部/运维人员（电话：XXX-XXXXXXX）；2.紧急故障（电路短路、漏水等），立即停止使用、撤离人员并上报，由专业人员处置；3.故障修复期间，行政部协调备用会议室，保障重要会议需求。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经预约占用会议室，或超预约时间/人数使用；2.违规操作设备导致损坏/故障，或私自改装设备；3.会后未清理环境，造成脏乱或设施损坏；4.涉密会议违规操作，导致信息泄露风险。（二）处理措施1.首次违规：口头警告、责令整改，通报部门负责人；2.二次违规：书面通报批评，取消1个月内预约权限；3.设备/设施损坏：照价赔偿，情节严重者暂停使用权限3个月；4.涉密违规：按《保密管理办法》追责，涉及法律责任移交司法机关。七、附则（一）生效时间本规范自发布之日起施行，原有规定与