秘书信息工作与档案管理（第三版）课件全套 第1-10章 秘书信息工作和档案管理概述-特殊载体档案的管理

【案例导入】

创建于1984年的海尔集团，经过40年的创业创新，从一家资不抵债、濒临倒闭的集体小厂发展成为全球白电第一品牌。海尔历来重视信息化建设，在战略转型与组织流程变革的背景下，海尔积极推进信息系统的建设与应用。以海尔集团的物流信息系统为例，海尔认为，现代物流区别于传统物流的主要特征是信息化和网络化。随着生产规模的日益扩大，每天一条生产线就能生产出几百种不同型号的产品，每日进出几千笔仓库业务，原有的物流操作模式无法适应大规模定制的制造模式，如果不搞物流的信息化，就无法实现信息的同步。在企业外部，伴随着全球经济一体化进程的不断加快，IT的飞速发展，企业与企业之间的竞争已经不是简单的质量与成本之间的竞争，而是企业之间供应链之间的竞争，而没有信息化手段的支持，想要加快速度几乎是不可能的。海尔与SAP合作，斥资1亿元建立起SAP系统，物流信息系统是SAP系统的一个子系统，包括订货处理、配送管理、进货管理、运输管理和库存管理五个系统。实施和完善后的海尔物流管理系统，可以用“一流三网”来概括。“一流”是以订单信息流为中心；“三网”分别是全球供应链资源网络、全球用户资源网络和计算机信息网络。“三网”同步运动，为订单信息流的增值提供支持，不仅实现了“零库存”、“零距离”、“零营运资本”，而且整合了内部，协同了供货商，提高了企业效益和生产力。

在本案例中，没有企业信息化，海尔的业务流程再造和品牌的国际化就不可能实现。在中国家电行业无序竞争加剧的情况下，海尔集团能取得优异的成绩，是与海尔率先实施企业信息化工程分不开的。第一节信息工作概述

第一章秘书信息工作和档案管理概述一、信息的定义：

信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。

信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。二、信息的特征：1、真实性信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容，因此，任何信息都要求能如实反映客观的事实，凡不符合事实的东西只能称为讹传，不具有任何使用价值。2、价值性信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。

3、多变性客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化，加上信息总是滞后于事实,因此有价值的信息总是处于不断的更新变化的过程中。4、共享性信息资源与其他物质资源不同，物质资源在使用时具有一次性的特点，信息则不然。当信息的拥有者把信息传递给他人时，他仍保有信息的使用权。除了需要保密的少量信息外，其他信息都不具有独占性。三、信息工作的程序：1、信息收集通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容，也是信息工作的关键的一步。2、信息整理将所获取的信息分门别类地加以归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。3、信息传递借助一定的载体，通过一定的渠道，将经过加工整理的信息传递给需要者。4、信息存储将有查考利用价值的信息存放保管起来，以备利用。信息按程序存储后，便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。5、信息利用将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用，满足其信息需求的过程。四、秘书信息工作的内容：1、日常工作中的信息工作（办事）秘书日常事务工作包括值班、接打电话、接待工作、安排活动。2、会务工作中的信息工作（办会）会议是信息沟通、信息处理的重要手段。开会的过程就是信息交流、信息处理的过程。秘书的会务工作，实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的。3、文书处理中的信息工作（办文）文书是重要的信息传递载体。秘书每天都要处理大量的文书，从文书的起草、制作、分发、收文、传阅、归档就是信息工作的整个程序。第二节档案工作概述一、档案概念

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。

1、档案的形成者-----单位组织、个人

第一节档案概述一、档案概念

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。

第一章秘书信息工作和档案管理概述1、档案的形成者-----单位组织、个人2、社会性：社会活动的活记录，是社会历史的活化石【考考你】

动物化石、树的年轮是不是档案？水利局的河流、水利站点的考察记录是不是档案？3、档案形成的目的-----保存备查有意识的制作：人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑→时间上的传递相对无意识的制作：是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题4、档案的形式------多种多样表达方式：文字、图示、图像、声音等载体：甲骨、金石、丝绸、竹片和木板、纸张、照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、电子档案等5、档案的本质特征-----原始记录性【考考你】文章、图书是不是档案？报刊是不是档案？电视节目是不是档案？二、对档案概念的再认识1、档案与文物文物与档案在内涵上最接近的概念（事物）。从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有部分交叉重合。许多具有历史文化价值的档案可以作为文物来保存，但绝大部分文物却不能成为档案。“实物档案”：公章或印章、锦旗、奖杯、标牌、钱币、袋子的旗帜、牌匾等才可能成为实物档案被档案部门收藏。2、档案与文书唐代档案工作开始与文书工作分离唐以前，文书档案工作基本上混为一体，虽然从战国时代就有了较为专门的档案工作机构，但档案工作与文书工作并未分离。唐代则设立了专门的档案库，专事收集、整理、保管官史人事档案及其他档案。如设于尚书、中书、门下三处的甲库，分别存贮官甲（官吏的档案），置甲库令史负责甲库的工作，下有员外郎、主书、主事、录事等职名，专司抄录、收藏官甲。甲库既不负责文书拟制工作（与文书工作相分离），也不兼有学术性质（另有秘书省、弘文馆、集贤院、史馆掌其职），是较为单纯的档案工作机构。从此，文书是档案的源头，档案是文书的归宿就渐成定制了。3、档案与资料是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念（事物）。从逻辑上讲，两个概念的外延大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。4、档案与信息【考考你】什么是信息？谣言是不是信息？小说是不是信息？档案是信息的一种存在形式，是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源三、档案的作用（一）主要作用1、凭证作用【常见现象】××省的电影发行公司与该省的××大学因一建设工程发生了土地产权争议。××大学提出该工程所占土地归其所有，电影发行公司如果在此进行施工建设，应付予其土地占用费。【解决之道】为澄清事实，该省的电影发行公司前往城建档案馆查阅土地档案资料。相关的档案证明：土地的产权属于电影发行公司。这一土地产权争议由此得到妥善解决。2、参考作用【常见现象】20世纪90年代，北京市地铁总公司为了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。但是如果购买新车，每节车厢都在120万元以上，费用昂贵。经权衡，地铁总公司决定对20世纪70年代购置的电动客车进行技术改造。【解决之道】地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力，地铁总公司技术部门编制出1100多张设计图纸，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。3、文化作用截至2005年6月，中国已有四项档案文献遗产名列《世界记忆名录》，中国艺术研究院收藏的传统音乐档案、中国第一历史档案馆收藏的清朝内阁秘本档案、云南省社会科学院东巴文化研究所收藏的纳西东巴古籍文献和中国第一历史档案馆收藏的中国清代大金榜。4、教育作用法国、墨西哥等、中国爱国主义教育基地（二）档案发挥作用的规律

1、从形成单位向社会扩展对于形成单位的作用→第一价值对于社会的作用→第二价值

2、档案作用方向的多元化趋势原始文件的形成往往是出于行政或业务的单一目的或用途，比如：一个单位员工名册是出于员工管理的需要形成的；一套修筑铁路工程的设计图纸是出于工程的需要形成的。但当它们成为档案后，发挥作用的方向则可能超越其形成的工作目的或用途，扩展到其他领域。比如：员工名册、帐册、房地产契据可以作为研究社会或经济问题的资料；修筑铁路的技术图纸可以作为边界谈判时维护国家领土完整的证据；领导讲话等文件可以成为宣传教育的素材等。

3、档案的机密程度逐渐递减《档案法》实施办法第二十条

各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。档案开放的起始时间：（一）中华人民共和国成立以前的档案，自本办法实施之日起向社会开放；（二）中华人民共和国成立以来形成的档案，自形之日起满30年向社会开放；（三）经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期人不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。4、档案作用的发挥取决于一定的条件（1）社会环境（社会制度、国家的法制方针政策、社会经济发展水平）（2）人们的档案意识（3）档案的管理水平（现代化的、科学的档案管理方法）·【案例】

亨利.福特的档案观念亨利一世：历史是骗人的鬼话亨利.福特：这些东西只会给你带来损害，任何人保存自己的档案都是只是在招惹麻烦，最后会有个坏蛋来阅读这些东西，如果不是你，那么公司将为此付出代价。

【案例】

摩托罗拉公司的博物馆于1991年建立了摩托罗拉博物馆，该博物馆设在摩托罗拉大学，是摩托罗拉公司的档案部门。摩托罗拉大学隶属于摩托罗拉公司人力资源部，人力资源部归摩托罗拉公司首席执行官领导。

办馆宗旨：为摩托罗拉公司各方面提供历史信息及前景展望，从而颂扬摩托罗拉的历史，巩固公司在工业领域的重要地位，协助并激发公司的科技、产品及商业发展。摩托罗拉博物馆的档案原件库房、实物库房和保护技术室位于地下。库房都是封闭式的，没有外窗。库房保持恒温恒湿。实物库中，绝大部分实物都放在封闭的玻璃箱中，以防触摸损坏。摩托罗拉公司的文件管理和档案管理是分开的，档案管理任务由博物馆历史资源部承担。摩托罗拉博物馆专门制定了《文物收藏政策》，对文件材料归档、收集作了专门规定。收藏的史料包括：公司文件原件、公开和内部出版物和电子音像制品等。有实物2000件。博物馆的收藏品主要有：关键产品的样品，被雇员重复使用或用旧的工具和设备的样品，包装样品，产品陈列样品，大事记及视听记录。在博物馆的收藏中他们认为视听收藏比纸质收藏更重要。博物馆收藏的照片内容主要反映：正在使用摩托罗拉产品的消费者、一些特殊事件、主要设备厂房、公司领导人、工作中的雇员、产品的市场形象材料等。纸质材料主要是：公司重要文件、报告、出版物、简报、演讲稿和著作、有关摩托罗拉的报刊剪报、书籍等。图片收藏主要有三类内容：报刊杂志上的广告印刷品，市场资料（招贴画、小册子、标签），雇员工作场所海报。主要任务：用最好的方法，记录摩托罗拉公司主要产品的发展、公司的首创精神、革新生产过程、大规模市场开发及促销活动、公司内外部的交流沟通、主要设备厂房、逐步变化的工作场所、公司行政官员及公司领袖以及公司在组织上和经营上的历史发展。博物馆还担负教育宣传任务，主要的教育对象是公司雇员、雇员家属、客户和供应商，通过展览，主要展出公司自1928年创办以来生产的各种产品、图片、照片、蜂窝电话模拟生产线、硅片生产流程模型等，以此来展示公司发展历程，树立良好企业形象。通过这个展览，教育公司雇员及家属树立热爱公司，为公司奋斗的敬业献身精神。接待的外部参观者，仅1998年就有来自39个国家的3140人。该博物馆在世界许多国家如中国、新加坡、巴西、日本、德国等设有分部。接待工作：接待的外部参观者，仅1998年就有来自39个国家的3140人。该博物馆在世界许多国家如中国、新加坡、巴西、日本和德国等设有分部。档案利用者中2/3为内部用户，1/3为外部用户。主要的接待对象有：（1）收藏家和客户（2）作家和出版商（3）初高中学生（4）研究生和教授（5）工业协会成员（6）持股人（7）博物馆和学会有关人员（8）摩托罗拉公司退休雇员的家属（9）外部法律顾问（10）执法机构等博物馆提供服务的方式主要有以下几种：电话,web站点发送，Email,邮件快递，传真，现场服务。还积极主动地以多种方式为企业服务，博物馆提供的产品及其服务包括但不局限于以下方面：计算机网址，印刷发行物，展览陈列，针对商业需要的学术研究及报道，多媒体产品等。

沈志华：如果把历史研究者看作厨师，档案就是食粮，没有一手档案，难为无米之炊。

前半生，档案砸掉了沈志华的饭碗；后半生，档案成了他的精神食粮，人生中的大悲与大喜都与档案密不可分。“我差点被当成杀人犯”，沈志华回忆起30多年前自己的“档案事故”，仍心有余悸。那时他是部队里的技术尖子，却始终入不了党，最后被勒令复员。当时，团长对他说了这样一句话，“现在我不能跟你说是怎么回事，但是你留在部队里是没有前途的，还是回到地方发展吧。”后来，指导员到北京出差，终于忍不住吐露了真相，“看你这么傻乎乎地蒙在鼓里，我真是不忍心，如果你档案里的那份东西不拿掉，你永远都没有前途。”原来有人揭发沈志华曾经杀过人，部队虽然查无实据，但却将这份材料放进了他的档案。沈志华根据指导员提供的线索，找到了揭发者，问“你认识我吗”？对方说不认识。表明身份后，对方承认自己是为了积极表现，瞎编的。沈志华让他写了证明材料，这才把“杀人材料”从档案里抽了出来。“如果我找不到那个人，我这辈子冤不冤？都不知道为什么？”说起此事，沈志华至今还愤怒不已。“杀人”事情虽然抹平了，但档案的风波还没有完。粉碎四人帮前夕，他被莫名其妙地戴上了反革命帽子，被投入监牢；第一年恢复高考，又因为档案政审不合格，失去上大学的机会；以后破格考上了中国社科院世界史专业的研究生，又不能够毕业。相当长的一段时间，沈志华的档案无人接收。沈志华自嘲自己的前半生真是倒霉透顶。他成为了无业人员，不得不下海，好在从商的运道还不错，他成了一名富裕的书商。

1992年，已是成功商人的沈志华突然结束了自己的生意，开始研究国际史。他把自己的研究领域定位在苏联史、冷战史和中苏关系，并把大量精力放在解密档案的搜集上。沈志华说，如果把历史研究者看作厨师，档案就是食粮，没有一手档案，难为无米之炊。1996年至2002年间，沈志华与社科院合作，个人出资140万元，专程到俄罗斯和美国搜集俄国解密档案，并组织翻译、整理、出版了36卷《苏联历史档案选编》。档案搜集的过程让沈志华感慨万千。第一次到俄国查阅档案时，常常是到小窗口先递上介绍信，等两个小时后，被告知今天看不了。后来沈志华发现俄罗斯对自己人要宽容得多，就委托俄国同行查，给每人几百美金作为劳务费，有效率还省钱。沈志华的商人天赋，不经意地流露出来。

1997年，沈志华飞到美国查找档案时，感觉顺利多了。在那里，只要能够开放的档案，不仅一路绿灯，还有志愿者服务，又方便又快捷。不管是受到冷遇还是周到服务，沈志华都在国外达到了自己的搜集目的，最令沈志华挠头的，反而是在自己家门口查档案。开国际会议的时候，他常常被问到，你研究中苏历史，为什么只有苏联的档案，没有中国的档案？他无言以对。他曾经去过中央档案馆三次，手续复杂不说，连个纸片也没有见着。一次想查找苏联专家的资料，向一个部委的档案馆求助，被对方干脆地拒绝说，不向外人开放。沈志华问什么叫外人，对方回答：该部委以外的人都是外人。沈志华又自费沿中苏、中蒙边界跑了十多个省包括重点市的档案馆，“为什么跑那么多省，就是因为在上面看不到，只能去地方看。”然而，即便到地方，他也不一定有收获，这完全要看当地档案馆的具体执行人。千里迢迢赶过去，有的可以随便看，有的单位连门都不让进。最令他焦心的是有时要查找机密一些的档案，不得不先让领导审，一审就是三天，赶上领导开会、出差的话，等待的时间更长。在沈志华家里，专门腾出两个房间，搁放搜集到的两万多件档案，“在苏联冷战史这方面，我的档案全国最全。”他不无自豪地说。许多人做博士论文，专程到沈志华家查找资料，甚至韩国、美国等地的学者都远道而来求助。中国社科院一位苏联史专家认为，有了这批档案，不仅苏联史要重新认识、重新书写，对20世纪世界史和国际关系史都要重新思考。黑龙江大学与香港大学联手破译2万册满文档案2010-08-1020:45:00来源:人民网(北京)

跟贴0条

手机看新闻人民网哈尔滨8月10日电

（记者袁泉）日前，黑龙江大学和香港大学饶宗颐学术馆合作开展的满族文化遗产抢救与研究开发项目在京启动。该项目得到香港企业界捐助的500万元专项资金，将在5年内通过人才培养、语料库建设、满文电子翻译系统等子项目建设，破译、整理、利用黑龙江省档案馆现存的2万余册珍贵的满文档案文献。

黑龙江大学满语文化研究中心副主任郭孟秀表示，以满语为表征的满族文化已呈现迅速衰退甚至濒危的状态，现存大量清代满文档案急需抢救性破译、整理和开发，对这些珍贵的文献资料和民俗文化遗产的保护已经迫在眉睫。

据介绍，黑龙江将军衙门全宗档案在1900年被入侵当时黑龙江省城（齐齐哈尔）的沙俄军队劫走，1956年9月由苏联政府归还我国，藏于中国第一历史档案馆。1985年1月开始陆续交移黑龙江档案馆，档案保存质量相当完好。这批档案全宗共43723卷，其中满文（含部分满汉合璧）21764卷，所属年代从清康熙二十三年（1684）至宣统三年（1911）。其中包括皇帝谕旨、职官封爵奏折、八旗兵驻防和军需供给、旗丁民政管理、赈灾、钱粮账册、中俄外交文书、海关通商贸易、科举考试等第一手的珍贵史料，内容涉及清代政治、经济、文化、军事、外交、民族等多个方面。

“现在黑龙江省档案馆只有2名专业人员从事这批档案翻译和研究，其中一人即将退休，专业满语人才的严重匮乏已经成为抢救满族文化、深入开展清史研究的瓶颈。”郭孟秀说。

郭孟秀教授说，从上世纪50年代至今，全国接受过正规教育的专业满语研究人才仅有100余人，满语学历教育几经波折，直到2005年，黑龙江大学才作为国内唯一一所开设满语专业的高校在本科教育中开设了满语专业。从2005年至今，该专业培养了15名满语专业毕业生，尚有38名学生在学，远不能满足实际需求。

据了解，该项目启动后，黑龙江大学满语文化研究中心将与黑龙江省档案馆合作，对现存2万余卷册满文档案进行整理和电子扫描，并建立满语语料库，利用现代化信息技术开发满文机器翻译系统，使曾经的“死”文献变为活资源。该项目每年还将培养近20名本、硕及博士生，为满族文化的保护与传承工作提供人才储备。联系本文记者

第二节档案管理工作概述一、档案管理工作的内容和性质性质：信息管理工作内容：收集→整理→鉴定→保管→检索→编研→提供利用→登记统计二、档案管理机构档案的流转：组织各部门→档案室→档案馆（一）档案室1、性质及作用（1）对于各单位来说，统一保存和管理本单位档案的内部机构；管理、研究和咨询性质的专业机构；起参谋、助手作用。（党、政、军等单位的档案室，又具有机要部门的性质。）（2）对于档案工作来说，保存档案的过渡性机构，是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务组织，是档案馆工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉。2、管理体制：一般中小企业中，归属办公室管理。（二）档案馆1、性质及作用2、任务我国各级档案馆接收档案的期限是：省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，逾期可向有关的档案馆移交。【案例】

在中车株洲电力机车有限公司供应链管理中心，企业商务主管郑雄盯着电脑屏幕，查看向各供应商发布的交货计划反馈情况。看到有几家企业回复“异常”，郑雄赶紧让同事分头掌握供货异常的原因，以便与生产部门联动，对生产计划作出调整。

“通过供应商交互平台能掌握供应商的备货交货情况。对于一般零部件，可以随时查看出入库情况；对于重要零部件，可以精细化管理到在途运输轨迹；对于关键零部件，则实现全流程监测。”中车株机供应链管理中心副总监齐然说，“项目从筹备到生产再到交付，有任何进度上的调整，都可能要与400余家供应商分别对接。以前我们主要通过电话和邮件，非常麻烦。”

为突破管理瓶颈，2018年，中车株机开始推进供应链数字化、信息化管理，建设企业专用的供应商交互平台，入选供应体系的企业几乎全部入驻。“2023年我们对平台部分关键功能进行优化。现在，我们启动新项目后，涉及的所有零部件供应企业能在平台上实现一张网、一张表信息共享。”齐然介绍。

在供应商交互平台上，中车株机的各产品项目建立后，就立即向项目全部供应商推送备货计划和交货计划。“供应商可以随时查看、随时反馈。”郑雄说，双向信息畅通，提升了沟通效率，更推动整条供应链实现生产协同。“效果体现在反映企业生产物料保障水平的关键性指标‘齐套率’上。

从平台建立之初的刚过60%，到2022年的84%，今年进一步上升至93%，为企业显著节约了仓储成本和沉淀资金。”中车株机物流部计划主管张彬说。

随着供应链数字化信息化建设水平逐步提升，株洲轨道交通装备产业链上下游企业合作进一步加深。第二章信息收集与整理一、信息的收集范围★秘书部门收集信息是为领导决策和各项管理工作服务的,每个组织对信息的需求是不同的，在不同时期组织对信息的需求也是不同的。★秘书应该根据组织的需求，确定信息收集的范围，有针对性地选取真实、适用、可靠的信息，为领导决策提供有力的信息支持。★秘书收集信息的范围十分广泛,既有综合性的,也有技术业务性的。秘书人员信息收集的内容随服务领域与目的的不同而有差异。

秘书信息收集的范围一般包括:

1、组织信息。有组织概况、组织经营状况、组织财务状况、组织资产情况、组织人力资源情况、组织信誉情况等。

2、社会经济信息。有社会信息、(如社会组织信息、教育文化信息、人口信息等)、经济信息(国民经济发展计划、经济发展动态、经济发展成就、国外经济发展情况)。3、市场信息。有市场需求信息、客户信息、消费群体信息、竞争对手信息等。

4、法律政策信息。秘书必须注意收集与本组织有关的法律政策信息。主要内容有法律法规信息、政策方面信息。二、信息的收集的原则1、准确信息的内容要准确无误，真实可靠，真实反映事物的本来面目。秘书人员在整个信息工作过程中要做到坚持实事求是，尊重事物的客观性，对信息进行如实地反映和描述。尽管收集到的信息很难是完整的，但也不要为完善那些不完整而去自我发挥，否则难免画蛇添足，干扰事实准确是信息的生命，是信息的全部意义所在，是秘书信息工作的灵魂。2、及时及时即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效，以最快的速度收集到最新的动态信息。因为，信息的使用价值在很大程度上是随着时间的流逝与动态系统的变化而变化的。许多信息，尤其是军事和经济等方面的信息，无论其多么重要，一旦过时，它的价值就会大大降低。3、完整完整原则要求的是要收集到反映事物本质和发展规律的必要的信息量，而不是指没有限度的包罗万象4、适用所谓适用，就是信息工作要有针对性。要弄清本地区、本部门、本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数。5、选优客观上说，凡是信息都是有用的，但并不是越多越好，因为信息太多，就容易形成干扰。因此，必须针对工作需要，对所接触的信息迅速准确地加以判断，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，哪些是干扰信息，从而对信息进行优选，以供领导或组织使用。三、信息收集的渠道

大众传播媒介渠道。包括广播、电视、报纸、期刊等文献载体和互联网。图书、档案资料。供应商和客户。供应商可提供的信息有产品目录、广告材料、特定服务信息；客户可提供的材料有市场调查、服务反馈和竞争对手的信息。贸易交流渠道。如：展销会、洽谈会、交易会等信息机构渠道。关系渠道。在业务往来、人际交往过程中，秘书要善于利用各种关系获取信息。调查渠道。调查是有目的、有重点地主动收集信息的重要方法。案例：公司打算在城市新区建住宅小区，老总虽然得到消息说将要建成的住宅小区一带三年后可能规划建一家化工厂，这显然会影响到这个小区的房价和销售情况。秘书王洁奉命调查这件事是否有根据。王洁想到以下几种方案：（1）到网上查询是否已经有相关报道。（2）到实地去看看那个地点有没有可能建化工厂。（3）委托在规划局工作的同学打探消息的可能性。（4）委托姐夫向在当地一家化工企业工作的朋友打听消息的可靠性。

这件事事关重大，为了圆满完成老总交办的任务，王洁马不停蹄地暗中调查着这件事，但她也不忘交代同学和姐夫，如果此事属于机密，她可以不了解.......

一个多星期后，结果终于出来了，政府的确规划在公司原定建设住宅小区的地方建一家化工厂。在王洁想到的几种方法中，第一和第二个方案基本没有得到任何消息；第三和第四两个方案互相验证了拟建化工厂的事实，同学还对她说，这件事规划局早就同意了，批文很快就能下来。经过这件事，王洁真正体会到了“熟人好办事”。事后，王洁请老同学吃了一顿饭，一为感谢老同学帮忙；而为和老同学叙旧。至于姐夫，王洁特地买了件小礼物给小外甥。王洁觉得这样算是礼尚往来。

案例中，秘书王洁制订了周密的信息搜集方案，利用正式的、非正式的，公共的、私人的多种渠道来探求信息，从而及时的获取到准确的信息，为公司的发展大计立了一功。同时，她还通过请客吃饭、送礼物等方式，恰当的将这种信息渠道良好的维系下来，体现了长远的眼光和良好的信息素养。四、信息分类一般来说，秘书在工作中搜集的信息大致有这样几大类：名片资料贺卡资料广告资料图书期刊资料音像资料

案例：世界一流人脉关系专家是如何整理和利用名片的：1、一得到一张名片就把它复制成3份，一份放在屋里，一份放在办公室，一份放在总档案袋。2、把所有的名片一小叠一小叠地堆在桌上。一叠是亲自拜访的，一叠是电话联络的，一叠则是交给他的秘书，由秘书写信或是短笺给顾客的。3、把所有的名片分类，按能成为顾客可能性的顺序排列。3A级顾客，2A级顾客，A级顾客，不合格顾客。4、删除或修正名片中没有用的资料。5、每当与人联系时，都会在卡片上记录并标示出日期。这样做的好处就是能很快地知道哪些人已经联络了，哪些人还没有。有三种分类方法比较适合于普通公司：（1）按主题分类：一般领导、职员查找资料都习惯以资料的主题为入口。例如，“你帮我查一下今年上半年服装质量问题的重要报道”，“你帮我查一下这几天的楼市行情”，“你帮我查一下咱们公司几家原料供应商的资产情况”。这些主题都是与单位的某项业务相关的，很多单位都有一定数量的资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等。（2）按“内部机构---岗位”分类：即先按公司内部所设的机构分出资料的大类，然后按该机构中不同的岗位设小类。如：某电力公司内部设有总经理室、战略研究与规划部、董事管理部、人力资源部、财产与产权管理部、综合计划与投融资部、电网建设部、火电建设部、发输电运营部、水电与新能源发展部、农电工作部、科技环保部、审计部、法律事务部、国际合作部等，就可以先按内部机构分类，再按各机构中的岗位分类。（3）按地区分类：按地区分类可以使有关地区的所有资料集中存放，然后再按其他问题分别组合。

一般运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存资料。五、信息筛选

信息筛选是一项基础性工作，对提高信息的利用率起着至关重要的作用。信息的筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息。“堆积如山的情报，等于是空无一物”，筛选意味着舍得丢弃。要坚决除掉假的、重复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息，从量与质两方面突出重要的信息。六、信息校核信息校核是分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。由于信息的来源、信息传播的渠道中难免有不客观的杂质和主观的因素干扰,因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度,有的含有虚假成分,有的可能完全是假象。要对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等进行核实。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，要查对出处，核实原件、地名、人名、时间、事实、数据等。七、信息存储

随着时代发展，信息工作已经涉及到企业经营发展到方方面面。企业必须建立起适合自己工作特性的信息管理系统，以更高效地发挥信息作用。企业信息既可以分散管理，也可以集中管理，还可以依托计算机技术研发信息管理软件。无论采用何种管理方式，企业在建立信息管理系统时，必须做到方便查询利用、方便保存管理、适合企业实际三项原则。信息存储方法

：手工存储

将企业纸面信息记录以手工方式保存在办公室的文件夹或文件柜中。手工存储包括信息原件存储和目录、索引存储。手工存储优点（1）信息便于利用；（2）一旦找到信息能直接阅读；存储设备便宜。缺点（1）文件夹、文件柜占用空间大；（2）文件可能受到火、潮湿、蛀虫的破坏；（3）一旦信息存放排列有误，会给信息查找带来麻烦计算机存储

随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件，存储在软盘、光盘或其他电子介质中。经数据库、电子表格、文字处理工其他应用程序的形式形成的信息能以计算机存储保存计算机存储优点（1）计算机存储的信息量大；（2）可以节省存储空间；（3）信息容易编辑或更新；（4）保存在网络系统的信息，能迅速查找。缺点（1）要懂计算机操作；（2）需要昂贵的设备；（3）信息能被病毒破坏；（4）由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。★计算机存储应采取必要的保护措施：

制作备份，重要信息应制作书面备份；

磁盘存放在磁盘盒中；给磁盘贴上标签以识别内容；保证磁盘不放在任何磁性物旁边；保证访问磁盘信息时，需要密码；不使用外来的磁盘，防止带来病毒第三章信息传递与反馈一、信息传递信息传递是指把加工整理后的信息，通过各种传播途径提供给接受者和使用者。传递是信息工作的衔接手段，它使信息的收集、整理成为有效劳动。一般而言，信息传递的速度越快、范围越广，信息的共享的意义就越大，信息就越有价值。案例

小张是刚大学毕业分配到某厂办公室的秘书，这天王厂长要求张秘书将全国同行业中十大企业最近五年每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，两天内送到厂长办公室，作为研究市场动态、制定本厂经营策略的参考依据。一天后，一份按要求打印的清晰表格摆到了王厂长面前，表后还附有简要的对比分析。看完表格后，王厂长的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。信息的传递的载体是多样的，传递渠道也很多，围绕不同的任务，针对不同的信息，秘书应该熟悉并善于选择适当的传递方式。在该案例中，小张因为主要呈报的是五年的数据信息，他非常明智的采用了表格的方式，这种传递方式结构清楚，一目了然，非常方便领导的利用，领导自然就会对他的工作感到满意。信息传递的方法语言传递：如对话、座谈、会议、提出请求、听取汇报、演说等文字传递：表现形式是文本、表格、图表等电讯传递：目前已有电话（包括手机和固定电话）、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式可视化辅助物传递：可以通过影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏等形式案例：某市一家工厂，由于老产品积压，资金亏欠，濒临倒闭。2024年初，这家工厂的生产科长听说一种新产品有发展前途，就提出转产该产品的建议。为此，厂长专门召开了办公会议，对转产问题作初步讨论。可是会上却引来与会者的一连串的提问：新产品经过可行性论证没有?市场预测是怎么说的?是否属于专利产品?投产后几年能扭亏为盈?面对这一连串问号，生产科长一时无语，会议决定暂缓转产。厂长办公室秘书小林，虽只有中专文化程度，但却有股钻劲，在征得厂长的同意后，根据((市场信息报》的信息，向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，并汇去1500元作为咨询费。该公司接电后，即安排一位老师，加班加点，为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复制成册寄到该厂，生产科长如获至宝，在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景，并提供了某大学开发公司查阅的有关资料。会议经过讨论，同意转产。转成新产品后，该厂以年创收逾百万的利润，引起了省内外同行的注目。秘书小林也受到厂长的表扬。思考并讨论在该案例中，小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?为什么他们会选择该种方式？二、信息反馈所谓信息反馈，是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。信息反馈能使决策执行过程中的实际情况，经过反馈系统及时送到决策者手中，帮助决策者依据不断返回来的信息，对决策不断进行修正和调整，从而达到预期的目标。1、对于秘书人员来说，其信息反馈的重点主要集中在三个地方：

成绩：从董事长到部门主管，从企业最高层到基层，没有哪个领导不在乎自己治下所取得的成绩的

问题：问题是企业发展过程中难以绕过的羁绊。及时、准确、全面地向领导反映工作中发现的问题和困难，有利于领导科学决策，进而推动工作的进一步发展。

方法：企业办公室参谋助手作用的发挥，很大程度上是通过信息工作提供有效的对策建议来实现的。一般地，领导掌握信息的目的就在于解决问题。而报送解决问题的方法和措施不仅是信息工作者的职责所在，更是体现信息工作水平的重要方面。2、信息反馈的具体措施

（1）建立健全信息反馈系统。比如有的企业办公室设立了总经理、董事长电子信箱，负责解答员工问题；有的企业工会设立了员工心理热线，对员工的精神心理状态进行细密观察和疏导；有的企业建立了活动室（俱乐部），给员工提供充分放松的讨论环境；有的企业开设内部网、内部论坛，鼓励员工在匿名状态下，积极参与讨论，无所顾忌的踊跃发表言论；有的企业定期开展座谈会、调研会、职工代表大会、运动会、文娱会，等等，所有这些做法、活动、制度，在信息搜集和反馈方面都有着自己独特的作用，企业只有根据实际情况，构建起这样一个反馈系统，才能使信息反馈更全面、更真实、更迅速。（2）简化信息反馈程序根据传播学原理，信息的传递往往受到传播层级的影响，一般来说，经过的层级越多，传递的越慢，“噪音”越多，也越容易失真。最后就会演变成，领导的层级越高，越难听到下面的声音。所以，在一些“金字塔”结构的大型企业、集团，要努力打破层层向上汇报和层层向下下达的办法，简化信息的审批程序，保证反馈信息的时效。比如，有的企业让领导与新员工结成帮助对子，及时了解他们的工作情况和问题；设立领导办公接待日，欢迎基层员工来访，都是一些简化信息反馈程序的创新之举。（3）建立一套科学的工作制度

信息反馈工作是一项复杂而细致的工作，必须建立一套相应的工作制度，才能保证信息反馈工作的顺利进行。比如建立每日汇报制度，大事日报制度，专题报告制度，内刊报送制度，领导批示的再反馈制度等等。上述的建立系统、简化程序，最终都是要通过规范而合理的工作制度保证执行，这样才能把信息反馈工作落到实处。第四章

信息开发与利用一、信息开发秘书人员做为决策者的助手，在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要角色。信息不仅是秘书人员辅助领导决策的依据，也是处理日常事务的基础，更是起草文件的基础。因此，做为公司高管秘书，一定要学会收集、筛选、分类、加工、传递和合理利用商业信息。信息开发是指对信息材料进行技术化处理，使信息更好的为各级领导科学决策和推动工作落实服务。1、信息开发的工作程序

（1）确定主题角度要选准。信息人员只有选择那些有新意、有价值、有效用的信息进行编报，所报信息才能进入领导的决策视野，起到以文辅政的作用；如果角度不新、立意平淡，即使再重要的信息也可能被弃用。（2）分析信息材料题材要挖深。要把一个看似平常的、零散孤立的信息开发成精品信息，必须经过深入提炼和加工，从动态性中把握规律性，在苗头性中发现倾向性，从偶然性中揭示必然性，由局部性透视全局性。（3）选择开发信息的形式

信息的开发形式如下：

剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告六种。2、介绍主要的信息方式剪报

剪报是指把从报刊杂志等上面剪下的文字、图片资料，整理分类并集纳成册。

对于企业领导来说，有时虽然订阅了很多报纸杂志，但是没有时间去翻阅、过滤，秘书人员完全可以通过这种方式，摸透领导的信息需求，通过剪报给领导节约时间和精力。简报简报是传递某方面信息的简短的内部小报。具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说，简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。它具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。现在很多企业都有自己的工作简报，这些简报既可以为领导及时提供第一手的工作信息，也可以丰富企业的文化氛围。调查报告

调查报告是在实地调查获得第一手信息的基础上，通过分析得出反映有关事实的本质特征信息的信息产品。调查报告的撰写、形成，离不开扎实的调查研究功底。调查报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。案例

秘书小周的工作任务之一就是每天把公司办公室订的各种报纸浏览后，择要提供给总经理。大家都觉得他的工作好，既完成了任务，也满足了自己阅读的需求。可是小周却觉得很难做，一是报纸种类太多了，二是每份报纸上的重要内容太多了，让自己无从下手。所以开始时经常挨批评，提供的量太大，或是提供的内容无必要。你觉得小周的问题是什么？他应该怎么做好这份工作？二、信息利用信息利用服务是秘书信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。案例

圣诞节要到了，北京某公司总经理要冯秘书召集公司聘用的外籍人员开一个座谈会，并要求冯秘书将会议的全部情况用录像机录下来，并告诉冯秘书说这个录像要放给公司领导看。冯秘书在经理例会上播放了录像，可是公司领导一看有点傻眼，外籍人员发言全部用的是英语，而且时间也很长，座谈会开了二个小时，冯秘书就放了二个小时。总经理告诉冯秘书，如果他这样当秘书的话，那谁都可以当。如果你是冯秘书，你认为自己怎样做才能让经理满意?【案例导入】

神州行旅游公司的档案管理人员小刘在指导文书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收集不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。

第五章档案的收集和鉴定第一节档案收集一、档案收集工作定义

档案收集指将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案（或其复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。第五章档案的收集和鉴定第一节档案收集一、档案收集工作定义

档案收集指将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案（或其复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。二、收集工作的内容

1、机关档案室的档案收集：机关、企业、事业单位档案室对本单位办理完毕、经过系统整理、需要归档档案的接收。

2、档案馆的档案收集：⑴接受现行机关永久和长期档案的移交⑵接受撤销机关的档案⑶对建国前各个历史时期形成档案的接收征集⑷档案馆之间交换档案三、档案收集工作的基本要求：

1、归档和进馆档案应齐全完整2、加强馆（室）外的调查和指导3、保持全宗和全宗群的不可分散性4、推行入馆（室）档案的标准化四、归档制度

归档是指各机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。1、归档范围：

⑴一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。包括上级机关的文件材料、本机关的文件材料、同级机关和非隶属机关的材料、下级机关的文件材料等。⑵不属于归档范围的文件材料包括：重份文件；一般事务性无查考保存价值的文件；未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；一般的人民来信等。2、归档时间：⑴机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。⑵某些小机关的内部机构简单或不设内部机构，文书处理和档案工作由一人兼管，可不必规定专门归档时间。3、归档手续：移交双方必须仔细核对、签字。第二节档案鉴定☆

档案鉴定是指对档案真伪和档案价值的鉴定。

一、档案鉴定工作的内容

1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和保管期限表

2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限

3、挑出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理二、档案鉴定工作的作用1、它是决定档案存亡命运的基本手段2、它是提高档案管理效益的科学措施三、档案鉴定的基本原则

要从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。四、如何具体鉴定档案价值档案价值是指档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性。鉴定档案价值的标准

1、档案属性标准：⑴档案来源标准：

档案来源是指档案形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值。一般它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。⑵档案内容标准：

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。

对档案内容的分析，可着重于三个方面：档案内容的重要性；档案内容的独特性（综合档案馆要注意选择和保存反映本地区政治、经济、历史、文化、地理、民俗等方面特色的档案；档案内容的独特性还包括最大限度地减少馆藏档案重复现象）；档案内容的时效性。

⑶档案形式特征标准：包括文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。2、社会需要标准：⑴社会需要方向：档案人员要站在社会总需求的高度，把握公民个人、机关以及社会各方面的各种需要。摸索规律，开展预测尽可能使选留保存的档案能满足社会各方面的需要。⑵社会需要面：是指需要利用某文件的人或机关的广泛性。在失去现行效用之后，不仅对本机关有查证、参考意义，而且可以作为其它方面工作人员参考和研究素材的档案，就具有；较大的社会意义，具有较高的价值。⑶社会需要时间：档案鉴定人员必须研究利用者对各种档案需要时间有多长，据此决定档案的保管期限，社会需要时间的久暂不同，档案价值也就不同。

3、保管条件和费用：

⑴现有保管条件：我国是发展中国家，在较长时期内向档案方面投入的财力是有限的。档案馆室的库房建设及设备的增长速度远远赶不上档案数量的急剧膨胀，矛盾十分突出。鉴定工作中，在确定应保存档案的数量和保管期限时，要适当考虑现有的保管条件与设备的承受能力。⑵保管费用：保存档案应考虑效益问题，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。但是，考虑档案的效益，不能只考虑经济效益，还应充分重视社会效益，不可顾此失彼。▲总之，在根据上述标准分析档案价值时，要坚持辩证的方法，切忌机械、片面地强调某一方面。要综合考虑各方面因素，并具体分析这些因素对于每份文件价值构成的具体意义，科学地、全面地把握其价值。五、档案保管期限表1、档案保管期限表的定义

档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容、和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。2、档案保管期限表的类型

通用档案保管期限表它是由国家档案行政机关编制的。各系统、各机关档案保管期限表中各条款的保管期限，应相当于或略长于“通用表”中相应条款的保管期限，而不能任意缩短。专门档案保管期限表同系统机关档案保管期限表同类型机关档案保管期限表机关档案保管期限表3、档案保管期限表的结构

一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等组成。【案例导入】

大溪市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“××市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的××市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这项工作呢？第六章档案整理

第一节全宗概述一、什么是全宗？是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称。是一个表示档案的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。

全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆。不管在档案室还是在档案馆，档案首先是按照全宗进行管理的；维护了全宗的完整性，也就维护了一个单位或个个历史的完整性。（一）个人全宗的构成条件

1、社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）形成。包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料。

2、留存下来的档案材料是否较为全面地记录了有重要影响的个人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际的管理并作为个人全宗对待。

（二）立档单位全宗的构成条件1、工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文；2、财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划；3、人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员；

【案例思考】××市××区中小学校的财务工作由该区设立的财务中心统一管理，各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成为一个全宗。为什么呢？【特别说明】三个确定立档单位的条件中，第一个条件是主要的条件。在一些特殊的情况下，一些单位不同时具备立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独立。在这种情况下，判断是否为立档单位，主要是依据第一个条件，看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。(三)全宗的编号与排列全宗的编号是由当地的档案馆给的，现在通用的是“大流水编号法”，又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号…….，这种编号方法的优点是简便实用，符合唯一性和系统性的要求，同时可以反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。

二、区分全宗（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分-----立档单位被撤销-----由几个立档单位合并组成的新的立档单位-----由立档单位内部机构独立出来而形成的新立档单位-----内部机构直接并入（划归）其他立档单位-----合署办公的立档单位1、【案例思考一】

××省进行机构改革，撤销了省经济委员会，将经济委员会承担的企业技术改造投资管理等职能划入发展和改革委员会。这种情况下，原省经济委员会档案该何去何从？企业技术改选投资管理这一职能所形成的档案应该如何划分归属？

立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。2、【案例思考二】

情境一：××市纺织品集团公司将下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司合并为××市针织品公司。情境二：××市纺织品集团公司对下属的针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司进行整改，整改的结果是将效益相对较差的一公司、二公司精简后并入三公司，改名为××市针织品公司。

在上述两种情况下，三个公司的档案分别该何去何从呢？应该如何划分全宗归属呢？

由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗。3、【案例思考三】××省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸易委员会等部门承担的有关指导国有企业改革和管理的职能、财政局承担的对国有资本金基础管理的职能等独立出来，组建“国有资产监督管理委员会”。

这种情况下，涉及到哪些全宗上的变化？

立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。4、【案例思考四】

××省将该省卫生厅承担的保健品初审职能划归该省的药品监督管理局。这种情况下，保健品初审职能所形成的一系列档案应该如何划分归属？

某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。5、合署办公的立档单位，如教育局与教委，档案局与档案馆，纪委与监察处，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分【案例思考】××市将计划生育委员会更名为“人口和计划生育委员会”、将经济委员会管理的安全生产监督管理局改为市政府直属机构。此时，各单位的全宗发生了什么变化？

立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变化。（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属【案例思考】

××服装总公司为了组织一场大型服装表演和展示会成立了一个组委会作为临时性工作机构，服装表演和展示会一结束，该组委会就撤销了。那么，组委会形成的档案是不是单独成为一个全宗呢？

具有社会独立性的临时机构，其档案是否构成独立全宗，应作具体分析。如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以不构成独立全宗而作为其上级主管单位全宗的一部分；如果临时机构存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成独立全宗。如开发区管委会、国家汶川地震灾后重建规划组、国家汶川地震专家委员会。派出机构不具有社会独立性，所以其档案不能构成独立全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理。如派出所、审计署、银监会、保险会等分派各地的派出机构。三、全宗的补充形式（一）联合全宗

联合全宗是两个或两个以上的全宗的联合体。必须组成联合全宗的情况有两种：1、两个或两个以上的立档单位在存在时间上前后相继、交替，在人员、职能和内部机构等方面相互交叉，文件处理界限不清，使档案混淆在一起无法区分。

2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职能相近，关系密切，且合署办公，文件混合处理，致使档案无法区分。（二）全宗汇集全宗汇集是指将若干性质相近的、且档案数量极少的独立全宗人为汇集起来。（三）档案汇集档案汇集是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案按照内容、性质上的联系或共同点汇集起来，例如“工业生产档案汇集”、“教育档案汇集”等。注：在档案管理中，一旦某些档案采用了某种全宗的补充形式，就视为一个全宗，赋予正式的全宗名称，并与其他全宗一起统一编号、排列。四、全宗群全宗群是由若干具有一定联系的全宗构成的群体。在档案管理中，全宗群是一个在宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理管理分类的层次和实体性的保管单位。比如，在档案室（馆），将形成时期相同、性质相近的全宗集中保存在同一个或相邻的库房中，以便于查找、利用，这便是全宗群的划分。全宗群的划分方式非常灵活，在档案室（馆）中没有统一的标准。在档案馆，可以按照历史时期划分全宗群，也可以按照党政系统划分全宗群，还可以按照地区、行业划分全宗群。第二节档案的分类

一、常用分类方法：

⑴年度分类法：年度分类法简便易行，而且符合一般单位按年立卷归档的现状。文件上有属不同年度的几种日期的分类。例如：文件的制发日期和收到日期跨年度；文件本身的制发日期、批准日期、生效日期跨年度；计划、总结、预算、结算等文件其内容所涉及时间与制发日期跨年度。

实行专业年度的档案文件的类别划分：

专业年度又称专门年度，是某些专业性行业、部门在专门工作中使用的与自然年度起止时间不一致的年度。例如：学校的教学年度,可以教学工作按专业年度进行，而其它工作（如日常行政工作）仍按自然年度进行。⑵组织机构分类法：

就是按照立档单位的内部机构对档案进行分类。

这种分类法非常适合文件大都由各组织机构分别办理和按组织机构分工立卷的客观现实。因此，只要单位内部机构比较稳定，分工明确，一般可选择按组织机构分类。⑶问题分类法：

又称事由分类法，按档案文件内容进行分类。一般是在无法按年度、机构分类或按年度、机构分类确实很不方便的情况下才被采用。全宗档案数量不大，形成年度很少或年度界限很不清晰、立档单位内部机构变动频繁等，才按问题分类。

二、档案分类具体方法的确定和使用：

分类级次的多少与分类的深度及类别结构的繁简程度成下比，但与分类的管理效率成反比。因此，要根据被分类对象的现实状况和管理需要，选择恰当的具体分类方法，确定合理的分类级次。一般而言，组织全宗内档案的分类以一至二级为宜。

第三节归档文件的整理

归档文件整理的基本步骤：一、分级别

将收集来文件按本级、上级、下级分开。上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。

⑴以下文件必须作为一件排列在一起：上级的批复与本级的的请求、本级的批复与下级的请求、正文与附件、转发件与被转发件、正文与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等；⑵排列时要注意：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后；二、分类、确定保管期限：

根据事先制订的文书档案保管期限表，将已分好级别的文件划分为永久、长期、短期三类。划分保管期限力求准确。各单位应根据国家档案局制订的文书档案保管期限表，结合本单位的实际情况，制订包含本单位各种文件在内的档案保管期限表，保管期限表要具体全面3、装订：

建议统一使用不锈钢订书钉装订，方便快捷，成本低。文件采用左侧装订的方法，左边和下边要整齐。

如果某份文件内容特别多，纸张厚，订书机无法装订，需要用细线装订，采用五孔装订，细线要将文件左边捆扎起来，以防纸张损坏。4、加盖归档章

归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。归档章填写内容有必备项目和可选项目：必备项目为全宗号、保管期限、年度、件号、页数。保管期限填写“永久、长期、短期”，不能简写。年度要填写齐全，如“2003”；件号填写阿拉伯数字。每个年度归档文件件号按永久、长期、短期分别从“1”开始编流水号。

归档章格式全宗号

年度

件号

保管期限

页数

5、输入微机：

由于文件不立卷，因此每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。6、装盒上架：

归档文件在目录全部输入计算机后，必须装盒上架。装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表，编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。⑴不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一盒内。（请示与批复、跨年度召开的会议等文件除外）。⑵应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。⑶档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照件号排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。档案盒脊上起止件号，中间用“--”分开。同一年度永久、长期、短期档案集中在一起依序排列上架。第四节档案整理工作的原则