销售管理信息系统使用手册

销售管理信息系统使用手册一、系统概述本销售管理信息系统以数字化工具为核心，覆盖客户管理、订单处理、库存管控、数据统计等销售全流程，助力企业优化流程效率、提升客户服务质量、实现销售数据的实时追踪与精准决策，为销售团队提供从线索到回款的全链路管理支持。二、登录与基础设置（一）系统登录1.访问入口：通过企业指定的内部网址（或局域网地址）进入登录界面，建议使用Chrome、Edge等主流浏览器以保障兼容性。2.账号验证：输入分配的账号（多为工号或邮箱前缀）、初始密码（首次登录后需修改），点击【登录】。若连续5次密码错误，账号将自动锁定，需联系系统管理员解锁。（二）首次登录初始化1.个人信息完善：登录后点击右上角头像，进入【个人中心】，补充姓名、岗位、联系方式等信息（支持上传个人头像），点击【保存】。2.密码修改：在【个人中心】-【账号安全】中，输入原密码与新密码（需包含字母、数字，长度≥8位），确认后完成修改。3.权限确认：系统将根据岗位自动分配功能权限，若发现权限与实际职责不符，需及时反馈至管理员调整。三、核心功能模块操作（一）客户管理1.客户信息管理新增客户：点击左侧导航栏【客户管理】-【客户列表】-【新增客户】，在弹出表单中填写客户名称（*）、联系人（*）、联系电话（*）等信息（带*为必填项），点击【保存】完成录入。编辑/删除客户：在客户列表中找到目标客户，点击【编辑】可修改信息；点击【删除】需二次确认（删除后数据不可恢复，建议优先标记“失效客户”）。客户查询：通过顶部搜索框按客户名称、联系人、电话模糊查询；或使用左侧筛选器按行业、区域、客户等级（如A/B/C类）精准筛选。2.客户跟进管理添加跟进记录：进入客户详情页，点击【跟进记录】-【新增】，填写跟进时间、方式（电话/拜访/邮件）、内容、下次跟进时间，点击【保存】。跟进提醒：系统将在“下次跟进时间”前1天推送待办提醒（可在【系统设置】-【消息提醒】中调整提醒频率）。（二）销售订单管理1.订单创建点击左侧【销售管理】-【订单管理】-【新增订单】，选择客户（支持模糊搜索），依次添加产品（从产品库选择，自动带出价格）、数量、折扣（选填，需注明折扣原因），系统自动计算合计金额。若需分期收款或发货，可在【订单设置】中勾选“分批执行”，填写每批的数量、时间节点。2.订单审核与执行审核流程：订单提交后，自动流转至上级审核（可在【订单详情】中查看审核人及进度）。审核不通过时，系统将反馈原因，需修改后重新提交。发货与收款：审核通过后，点击【发货】填写物流信息（快递公司、单号），系统自动扣减库存；点击【收款】填写回款金额、方式，更新订单收款状态。（三）库存管理1.入库管理采购入库：点击【库存管理】-【入库管理】-【采购入库】，选择供应商、产品，填写入库数量、批次号（选填，用于追溯），上传采购单（选填），点击【确认入库】，库存自动增加。退货入库：若客户退货，点击【退货入库】，选择订单、产品，填写退货数量、原因，确认后库存回补。2.出库管理销售出库：订单发货后，系统自动生成销售出库单，可在【出库管理】中查看明细；若需手动出库（如样品领用），点击【新增出库】，选择产品、数量、领用部门，确认后扣减库存。库存预警：在【系统设置】-【库存预警】中设置产品安全库存（如某产品低于10件时预警），系统将在库存不足时推送提醒。3.库存盘点每月/季度末点击【库存盘点】-【新增盘点单】，选择仓库、产品范围，系统生成盘点表。线下盘点后，将实际数量录入系统，点击【盘点确认】，系统自动生成盘盈/盘亏单，调整库存。（四）报表统计分析1.销售报表点击【报表中心】-【销售报表】，可按时间（日/周/月/年）、产品、客户、销售人员维度统计销售额、订单量、转化率。支持生成柱状图、折线图（点击右上角【图表切换】），数据可导出为Excel（点击【导出】）。2.库存报表【库存报表】-【库存台账】可查看各产品实时库存、入库/出库明细；【库存周转率】报表自动计算产品周转天数，辅助优化备货策略。3.绩效报表【绩效报表】-【销售人员业绩】按销售额、回款率、新客户开发量统计个人/团队绩效，可关联提成规则自动计算提成金额（需管理员提前配置提成方案）。四、常见问题与解决方法（一）登录类问题现象：提示“账号或密码错误”。解决：确认账号无误后，点击【忘记密码】通过绑定邮箱/手机重置；若账号锁定，联系管理员解锁。（二）数据录入类问题现象：提交表单时提示“字段格式错误”（如电话格式不符）。解决：检查输入内容是否符合要求（如电话需为11位数字），重新填写后提交。（三）系统卡顿类问题现象：操作无响应或加载缓慢。解决：清理浏览器缓存（Ctrl+Shift+Delete），关闭多余标签页；若仍卡顿，联系IT部门检查网络或服务器状态。五、注意事项1.数据安全：定期备份重要数据（管理员可在【系统设置】-【数据备份】中操作）；禁止向外部人员泄露账号密码，离职前需移交账号权限。2.操作规范：业务发生后及时录入系统（如订单、回款），避免数据滞后；同一业务禁