供应链管理基础操作流程指导手册

供应链管理基础操作流程指导手册前言本手册旨在规范企业供应链管理中的基础操作流程，为采购、库存、物流、供应商管理等岗位人员提供标准化操作指引。通过明确各环节职责与步骤，提升工作效率，降低运营风险，保证供应链各环节衔接顺畅，支持企业业务高效运转。手册内容适用于制造业、零售业、服务业等各类企业的日常供应链管理场景，相关人员需严格遵照执行。一、采购管理：从需求到交付的全流程指引（一）适用情境当企业因生产运营、项目实施或日常办公需要，对外采购原材料、设备、办公用品等产品或服务时，适用本流程。包括但不限于：常规物料补货、新项目采购、紧急采购需求等场景。（二）操作步骤1.需求提出与确认需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、数量、质量标准、预计到货日期、用途说明等信息。需求审核：部门负责人对需求合理性进行审核（重点核查数量是否匹配实际消耗、规格是否符合技术要求），确认无误后提交至采购部。2.采购申请审批采购部接收：采购部在收到《采购需求申请表》后，1个工作日内审核需求完整性（如信息不全，退回需求部门补充）。分级审批：根据采购金额与物料类型，按权限逐级审批：金额≤5000元：采购部经理审批；5000元＜金额≤50000元：采购部经理+财务部负责人联合审批；金额＞50000元：采购部经理+财务部负责人+总经理联合审批。审批反馈：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购任务确认单》；未通过则说明原因，需求部门调整后重新提交。3.供应商选择与沟通供应商信息查询：采购部通过合格供应商名录、公开招标平台或行业推荐，筛选至少3家符合条件的供应商，重点评估其资质（营业执照、相关行业许可证）、产能、质量认证（如ISO9001）、历史合作记录等。询价与比价：向候选供应商发送《询价单》，明确采购需求、交货周期、付款方式等要求，收集报价后进行比价（需包含价格、运输费用、售后服务等综合成本）。供应商确定：根据“性价比最优、资质合规、交期保障”原则，选定合作供应商，并经需求部门确认样品质量（如需）。4.采购订单与下达订单制作：采购部根据确定的供应商信息与需求，制作《采购订单》，注明订单编号、物料信息、数量、单价、总金额、交货地点、交货日期、质量验收标准、违约责任等条款。订单审核：采购部经理审核订单信息准确性（与需求、报价一致），财务部审核付款条款合规性。订单下达：审批通过后，将《采购订单》盖章发送给供应商，并同步抄送需求部门与仓储部，保证各方知晓采购详情。5.订单跟踪与收货验收进度跟踪：采购部主动与供应商对接，每周跟踪生产/备货进度，保证按期交货；如遇可能延迟风险（如供应商产能不足、物流异常），需提前3个工作日通知需求部门，协商解决方案（如调整交期、更换供应商）。到货通知：供应商发货后，及时向采购部提供《发货清单》（含物流单号、货物数量、批次号等），采购部确认后通知仓储部准备收货。质量与数量验收：数量验收：仓储部根据《采购订单》与《发货清单》，核对到货物料数量、包装是否完好；质量验收：需求部门或质检部按质量标准进行检验（如抽检、全检），合格则签署《收货验收单》；不合格则填写《不合格品报告》，采购部负责与供应商协商退换货或索赔事宜。（三）模板表格表1：采购需求申请表申请部门申请人申请日期采购编号物料名称规格型号单位需求数量质量标准预计到货日期用途说明预算金额部门负责人审批：采购部审核：备注：表2：采购订单订单编号供应商名称签订日期采购部门物料编码物料名称规格型号单位单价（元）数量总金额（元）交货日期交货地点质量验收标准付款方式违约责任采购部经理：财务部审核：供应商盖章：（四）关键要点需求部门需提前3个工作日提交采购申请，紧急采购（如生产突发故障）需经总经理特批，缩短审批流程；供应商选择需避免单一依赖，关键物料需保留2-3家备用供应商；收货时需核对“订单号、批次号、物流单号”三一致，保证可追溯；不合格品需在24小时内隔离存放，避免混入合格库存。二、库存管理：保证数据准确与高效周转（一）适用情境对企业仓储物料、半成品、成品进行日常管理，包括入库、出库、盘点、库存预警等场景，适用于原材料仓、半成品仓、成品仓等各类仓库。（二）操作步骤1.入库管理入库准备：仓储部收到采购部或生产部的《入库通知单》后，预留库位（根据物料属性划分存储区域，如危险品单独存放、易碎品轻拿轻放）。实物验收：核对送货单与《入库通知单》信息（物料名称、规格、数量、批次号）；检查物料外观质量（如包装破损、变形、受潮等），有异常则当场拒收并通知相关部门；需质检的物料，待质检合格后方可入库。系统登账：验收无误后，仓储部在ERP系统中录入入库信息（入库单，关联采购订单/生产工单），同步更新库存数量与库位信息。单据传递：将《入库单》盖章后分送采购部、财务部，作为入账依据。2.出库管理出库申请：需求部门（如生产部、销售部）填写《出库申请单》，注明物料名称、规格、数量、领用用途、领用人等信息，部门负责人审批。出库审核：仓储部审核《出库申请单》与库存信息（如库存不足，需提前反馈需求部门调整计划）；审核通过后，安排拣货员备货。拣货与复核：拣货员按“先进先出”（FIFO）原则备货，核对库位与物料信息；复核员对拣货数量、规格进行二次核对，保证无误后《出库单》。-发货与签收：需求部门或物流商凭《出库单》到仓库提货，仓储部与提货人共同确认物料状态与数量；如为销售出库，需由客户或物流司机在《出库单》上签字确认，一联留存仓库，一联交财务部。3.库存盘点盘点计划：仓储部每月末制定《盘点计划》，明确盘点范围（全盘/抽盘）、时间、参与人员（仓储部、财务部、需求部门联合盘点）、分工安排。实物盘点：按库位逐一清点物料数量，记录《盘点表》（含物料编码、名称、规格、账面数量、实盘数量、差异原因）；对贵重、易损耗物料重点盘点，保证数据准确。差异处理：盘点结束后，对比账面数量与实盘数量，差异超过±1%的，需分析原因（如收发错误、系统录入延迟、损耗等）；仓储部填写《库存差异报告》，经财务部审核后，调整库存数据，并追究相关责任人（如因操作失误导致差异，需进行培训或处罚）。4.库存预警设置安全库存：采购部与仓储部根据物料消耗速度、采购周期、供应商交货准时率，设定安全库存量（如：日均消耗量×采购周期+安全库存系数）。预警触发：当库存低于安全库存时，ERP系统自动触发《库存预警通知》，发送至采购部与需求部门；补货响应：采购部在收到预警后2个工作日内启动补货流程，保证库存恢复至合理水平，避免停工待料或断供风险。（三）模板表格表3：入库单入库单号供应商/来源入库日期仓库编号物料编码物料名称规格型号单位批次号数量入库类型（采购/生产退回等）检验状态（合格/不合格）验收人：保管员：备注：表4：库存盘点表盘点日期仓库盘点人物料编码物料名称规格账面数量实盘数量差异量差异原因（四）关键要点严格执行“无单不入库、无单不出库”原则，所有入库、出库需有纸质或电子单据支撑；每日下班前，仓储部需核对系统库存与实物库存，保证日清日结；对呆滞物料（超过6个月未领用）定期清理，推动需求部门消化或折价处理；库存数据需每月与财务部对账，保证账实、账账、账卡三相符。三、物流管理：保障货物顺畅流转的关键环节（一）适用情境涉及货物从仓库到客户（或从供应商到仓库）的运输、配送、跟踪等场景，包括原材料入库运输、成品发货配送、退货物流管理等。（二）操作步骤1.物流方案制定需求确认：销售部或采购部根据订单/合同要求，明确物流需求（运输方式：公路/铁路/航空；时效要求：如48小时达、次日达；特殊要求：如冷链运输、危险品运输）。物流商选择：物流部从合格物流商名录中，对比各物流商的运价、时效、服务口碑、覆盖范围，选择最优方案；如为新物流商，需审核其《道路运输经营许可证》等相关资质。方案审批：物流部制定《物流方案》（含运输路线、费用预算、风险预案），提交财务部与总经理审批。2.货物打包与交接打包规范：仓储部根据货物特性选择包装材料（如纸箱、木箱、气泡膜），保证包装牢固、防潮、防震；外包装需标注“易碎品”“防潮”“向上”等标识。交接清点：物流商提货时，仓储部与物流司机共同核对《出库单》信息，清点货物数量与状态，签署《货物交接单》（一联留存仓库，一联交物流商）。3.运输跟踪与异常处理在途跟踪：物流部通过GPS系统、物流商平台或电话，实时跟踪货物运输进度，每日更新《物流跟踪表》（含物流单号、出发时间、预计到达、当前位置）。异常处理：运输延迟：物流商需提前2小时通知物流部，说明原因（如堵车、天气因素），物流部及时通知销售部/客户，协商交付时间；货物损坏/丢失：物流部协同仓储部、客户现场拍照取证，填写《货运报告》，向物流商索赔，同时补发货物（如需）。4.到货签收与反馈到货确认：货物送达目的地后，收货人需核对物流单号、货物数量与外包装状态，确认无误后签署《到货签收单》；如有异常，需在签收单上注明异常情况（如“包装破损，内件疑似损坏”）。信息反馈：物流部将《到货签收单》扫描件提交财务部（作为开票依据）与销售部（更新订单状态）；如客户拒收，需在24小时内协调退换货或折价处理。（三）模板表格表5：物流跟踪表物流单号发货日期出发地目的地承运商预计到达实际到达当前状态跟踪人表6：货物交接单交接单号发货单位收货单位物流单号交接日期交接地点货物名称规格数量包装情况交接人（发货方）交接人（承运方）备注：（四）关键要点危险品、冷链货物需选择具备专项资质的物流商，保证运输合规；重要货物（如高价值设备）建议购买运输险，降低货损风险；物流商需定期评估（每季度一次），根据评估结果调整合作名单；客户拒收的货物需在48小时内明确处理方案，避免长期滞留产生额外费用。四、供应商管理：构建稳定合作关系的基石（一）适用情境对新供应商进行准入评估、对现有供应商进行绩效评级、处理供应商合作异常（如质量不达标、交期延迟）等场景，适用于企业所有合作供应商。（二）操作步骤1.新供应商准入资质收集：供应商提交《供应商准入申请表》，附营业执照、相关行业资质（如食品生产许可证、3C认证）、产品检测报告、企业简介、产能说明等材料。资料审核：采购部审核资质真实性（可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用），重点核查经营范围是否匹配、资质是否在有效期内。现场考察：对关键物料供应商，组织采购、技术、质量部门进行现场考察（生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储条件等），填写《供应商现场考察报告》。评审与准入：成立供应商评审小组（采购、技术、质量、财务负责人），综合评估资质、考察结果、报价、样品质量，评审通过后纳入《合格供应商名录》，发放《供应商合作确认书》。2.供应商绩效评估数据收集：采购部每月收集供应商绩效数据，包括：质量指标：批次合格率、退货率、质量问题整改及时率；交期指标：准时交货率、交期达成率；服务指标：响应速度（如投诉处理时长）、配合度（如需求变更响应）；成本指标：价格稳定性、降本贡献率。评级与反馈：每季度末，采购部根据《供应商绩效评估表》（各指标权重：质量40%、交期30%、服务20%、成本10%）计算综合得分，划分评级（A级：≥90分；B级：80-89分；C级：70-79分；D级：＜70分）。结果应用：A级供应商：增加合作份额、优先参与新项目采购、给予付款优惠；B级供应商：维持现有合作，提出改进建议；C级供应商：发出《绩效改进通知》，要求30日内提交整改计划；D级供应商：暂停合作，限期整改，整改不达标则淘汰。3.供应商关系维护定期沟通：每半年召开供应商座谈会，通报合作情况、收集改进建议，宣贯企业采购政策；技术支持：对核心供应商，提供必要的技术培训（如质量标准、工艺优化），协助提升产品合格率；风险预警：关注供应商经营状况（如新闻舆情、财务风险），提前制定应对方案（如寻找替代供应商）。（三）模板表格表7：供应商准入申请表申请单位名称统一社会信用代码申请日期联系人联系方式主营产品注册资本企业性质成立时间厂址资质文件清单（附复印件）：采购部审核意见：表8：供应商绩效评估表供应商名称评估周期评估部门物料类别评估指标权重（%）得分计算说明批次合格率40（合格批次/总批次）×100准时交货率30（准时交货批次/总批次）×100投诉处理及时率20（及时处理投诉数/总投诉数）×100价格稳定性10（无涨价次数/总采购次数）×100综合得分100评级：□A□B□C□D改进建议：（四）关键要点新供应商准入需严格审核资质，避免“带病合作”；绩效评估需量化指标，避免主观判断，评估结果需与供应商公开沟通；对C级供应商需跟踪整改效果，未按期整改的升级处理；建立供应商档案（包含资质文件、合同、评估报告、沟通记录），动态更新。五、订单处理：响应客户需求的核心环节（一）适用情境接收客户订单、审核订单信息、安排发货与交付等场景，适用于企业销售订单、内部订单（如部门间物料调拨）的处理流程。（二）操作步骤1.订单接收与录入订单接收：销售部通过邮件、ERP系统、电商平台等渠道接收客户订单，核对订单基本信息（客户名称、物料名称、规格、数量、交货日期、收货地址、联系方式）。订单录入：销售专员将订单信息录入ERP系统，《销售订单》（自动分配订单编号），同步检查客户信用额度（如超额度，需财务部审批后才能生效）。2.订单审核与确认库存检查：系统自动检查库存数量，如库存充足，直接进入发货流程；如库存不足，触发《缺货预警》，销售部需在24小时内与客户沟通交期（如延期发货或分批交付）。订单评审：对定制化订单或金额＞10万元的订单，组织销售、生产、采购、技术部门评审，确认产能、物料、技术可行性，评审通过后反馈客户《订单确认函》（含交货日期、价格、付款条款）。异常处理：如订单信息不清晰（如规格描述模糊），需在2小时内联系客户确认，避免错误生产/发货。3.订单发货与跟踪发货安排：仓储部根据《销售订单》《发货单》，安排拣货、打包、贴物流标签；销售部通知物流商提货，并同步《发货单》与物流单号给客户。在途跟踪：销售部每日跟踪物流状态，保证货物按期交付；如遇延迟，及时告知客户并说明原因，协商解决方案。签收确认：客户收货后，销售部需在3个工作日内获取《签收单》，录入ERP系统完成订单关闭；如客户未签收，需联系物流商确认货物状态，避免