采购申请与审批管理工具包

采购申请与审批管理工具包一、适用工作场景本工具包适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，具体场景包括：日常运营物资采购：如办公耗材、设备配件、后勤物资等保障日常运营的常规采购需求。项目专项采购：如研发项目所需的原材料、测试设备，或市场推广活动的物料、服务等与特定项目强相关的采购。紧急临时采购：因突发情况（如设备故障急需更换、临时活动物资短缺）导致的需快速响应的采购需求。跨部门协作采购：需多个部门共同使用或参与的采购事项（如共享办公设备、跨部门培训服务），需明确需求主体与责任分工。二、标准化操作流程（一）发起采购申请明确需求：申请人（部门经办人*）根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等核心信息，保证需求描述清晰、无歧义。填写申请单：使用《采购申请单》（见模板1）逐项填写信息，重点注明“采购事由”（如“替换报废打印机”“项目研发用原材料”）、“预算金额”（需符合部门年度预算）、“供应商建议”（如有意向供应商，需提供名称及比价依据）。准备附件材料：根据采购类型补充必要附件，例如：常规采购：部门负责人签字的《需求确认单》；大额采购（如单笔超万元）：至少2家供应商的《比价报价单》或《市场询价记录》；项目采购：《项目立项批复》或《项目需求说明书》；特殊采购（如定制化服务）：供应商提供的《初步方案》或技术参数说明。提交申请：将填写完整的《采购申请单》及附件材料，通过OA系统或线下提交至部门负责人处进行初审。（二）部门初审审核主体：由申请人所在部门负责人*担任初审人，重点审核以下内容：需求真实性：采购需求是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案；预算合规性：申请金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否说明理由并附审批材料；材料完整性：附件是否齐全、填写是否规范（如比价单是否含供应商联系方式、报价明细）。初审反馈：审核通过：在《采购申请单》“部门初审意见”栏签字确认，流转至下一环节（如财务审核或跨部门会签）；审核不通过：注明驳回原因（如“需求描述不清晰”“预算超支未说明”），退回申请人补充修改。（三）跨部门会签（如需）根据采购类型，需以下部门会签的，由采购管理部门协调流转：财务部门审核：由财务审核人*重点审核预算科目是否正确、资金来源是否落实（如是否需动用预备费）、大额采购的付款方式合理性。行政/管理部门审核：由行政审核人*审核采购物品是否符合公司资产标准（如办公设备配置上限）、是否需纳入固定资产管理。法务部门审核：由法务审核人*审核采购合同条款（如涉及服务采购或定制化采购），保证无法律风险。注：非所有采购均需全部部门会签，具体根据公司《采购管理制度》确定，常规小额采购可跳过此环节。（四）分级审批根据采购金额或重要性，确定最终审批人，审批权限划分参考如下（可根据企业实际调整）：采购金额（元）审批人以下（含）5000部门负责人*5001-20000（含）分管领导*20001-50000（含）分管领导+总经理50000以上总经理+董事会/决策委员会审批要求：审批人需在《采购申请单》“审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”，不同意的需注明理由（如“预算超标”“需求不必要”），审批结果通过OA系统或线下反馈至采购管理部门。（五）执行与反馈采购执行：审批通过后，采购管理部门（或申请人所在部门，根据职责分工）根据《采购申请单》信息，向选定供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。收货确认：物品/服务送达后，由申请人或指定验收人*（如部门资产管理员）对照采购订单进行验收，重点核对数量、规格、质量等，验收合格后在《采购验收单》上签字确认；不合格的，需及时反馈至采购部门联系供应商退换货。结果反馈：采购完成后，采购管理部门将采购结果（供应商名称、实际金额、交付时间等）同步至申请人及财务部门，保证信息透明。（六）归档管理所有采购活动的纸质或电子材料（含《采购申请单》、审批记录、比价单、采购订单、验收单、发票复印件等），由采购管理部门统一整理，按“采购编号”分类归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。三、核心工具模板模板1：采购申请单采购申请编号：_______申请部门：_______申请日期：_______年_______月_______日采购基本信息采购物品/服务名称规格/型号（如有）需求数量单位预算金额（元）期望交付日期采购事由（简要说明）（如：替换部门报废电脑，保障日常办公）供应商建议（如有）名称：___________报价（元）：___________联系人：___________附件清单□需求确认单□比价报价单□项目立项批复□其他：___________审批流程部门初审意见：______________________签字：___________日期：___________财务审核意见（如需）：______________________签字：___________日期：___________行政审核意见（如需）：______________________签字：___________日期：___________分管领导审批意见：______________________签字：___________日期：___________总经理审批意见（如需）：______________________签字：___________日期：___________执行结果实际采购金额：___________供应商：___________验收人：___________日期：___________模板2：采购审批流转记录表采购编号申请部门采购内容金额（元）流转环节审批人/部门意见签字/日期发起申请申请人*部门初审部门负责人*财务审核财务审核人*行政审核行政审核人*分管审批分管领导*总经理审批总经理*采购执行采购管理部门模板3：采购执行台账归档编号采购编号申请部门采购内容供应商采购金额（元）交付日期验收状态验收人归档日期□合格□不合格□合格□不合格□合格□不合格四、关键注意事项流程规范性：严禁跳过审批环节或先采购后补手续，紧急采购需提前通过电话/口头向分管领导报备，并在采购后2个工作日内补全《采购申请单》及审批记录。材料真实性：申请人需保证申请信息及附件材料真实、准确，严禁虚报需求、伪造比价记录，违规者将按公司制度追责。预算控制：严格执行预算管理，超预算采购需提前提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后方可发起采购。供应商选择：优先选择公司合格供应商名录内的供应商，名录外供应商需提供营业执照、资质证明等材料，由采购部门审核其合规性。时效管理：各审批环节需在1-3个工作日内完成（紧急采购除外），避免因审批延迟影响工作进度；采购执行后，验收需在物品送达后3个工作日内完成。归档及时性：采购完成后5个工作日内，