代理记账公司会计档案管理制度

实用的代理记账公司会计档案管理制度一、总则为了加强代理记账公司会计档案的科学管理，统一会计档案管理制度，更好地为公司经营管理服务，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度所指的会计档案是代理记账公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映代理客户经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的范围1.会计凭证类会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、领料单等。记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。2.会计账簿类会计账簿是由一定格式、相互联系的账页所组成，用来序时、分类地全面记录一个企业、单位经济业务事项的会计簿籍。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。明细账是根据明细分类科目设置的，用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户。日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账和银行存款日记账。固定资产卡片是记录固定资产各项信息的卡片式账簿。3.财务会计报告类财务会计报告是企业对外提供的反映企业某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成。会计报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表。4.其他会计资料类其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等。三、会计档案的整理1.会计凭证的整理每月记账完毕后，会计人员应将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。封面上应注明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并由装订人在封签处签名或盖章。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。2.会计账簿的整理年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交档案部门保管。活页账和卡片账在年度终了后，应撤去账夹和卡片箱，将账页和卡片按账户顺序整理，装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、账簿名称、编号等。3.财务会计报告的整理财务会计报告应按照月度、季度、半年度、年度分别整理。将不同期间的财务会计报告按照时间顺序排列，加具封面，注明单位名称、报告所属期间、报告种类等。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料，应按照时间顺序和类别进行整理，装订成册，并加具封面，注明相关信息。四、会计档案的装订1.装订要求会计档案的装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应使用线绳等不易损坏的材料，不得使用订书钉等易生锈的装订材料。装订后的会计档案应在侧面注明单位名称、年度、月份、档案名称及编号等。2.装订方法对于会计凭证，可采用“三针引线法”进行装订。先将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。对于会计账簿和财务会计报告等，可根据其厚度和大小选择合适的装订方法，如骑马订、平订等。五、会计档案的保管1.保管机构公司应设立专门的会计档案室或档案柜，指定专人负责会计档案的保管工作。档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素质，熟悉会计档案管理的相关法律法规和业务流程。2.保管环境会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，保持通风良好，温度和湿度适宜。档案柜应放置在干燥、通风的地方，避免档案受潮、发霉。3.保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。-永久保管的会计档案包括年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。-保管期限为30年的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册等。-保管期限为10年的会计档案包括月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等。4.保管手续档案管理人员应建立会计档案保管清册，对会计档案的名称、数量、起止时间、保管期限等进行详细记录。会计档案入库时，应办理入库手续，由档案管理人员和移交人员双方签字确认。档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。六、会计档案的借阅1.借阅原则会计档案一般不得外借，如有特殊需要，经本公司负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.借阅手续本公司内部人员借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅期限、借阅用途等，经部门负责人批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。档案管理人员应按照申请表的内容提供相应的会计档案，并在《会计档案借阅登记簿》上进行登记。外单位人员借阅会计档案，应持有单位介绍信，并经本公司负责人批准。借阅时应填写《会计档案借阅申请表》，并在《会计档案借阅登记簿》上进行登记。借阅人员应按照规定的期限归还会计档案，如需延期借阅，应办理延期手续。3.借阅要求借阅人员应妥善保管会计档案，不得将会计档案带出公司指定的查阅场所。如需复制会计档案，应经档案管理人员同意，并在档案管理人员的监督下进行复制。复制的会计档案应注明复制时间、复制人员等信息。七、会计档案的移交1.公司内部移交会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计档案全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。办理会计档案移交时，移交人员应编制《会计档案移交清册》，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接双方应按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方和监交人在移交清册上签名或者盖章。2.向委托单位移交代理记账公司在完成委托单位的代理记账业务后，应按照合同约定的时间和方式，将会计档案移交给委托单位。移交时，应编制《会计档案移交清册》，并由双方签字确认。3.向档案管理部门移交公司保管期满的会计档案，应按照规定的程序向公司档案管理部门移交。移交时，应编制《会计档案移交清册》，并由双方签字确认。八、会计档案的销毁1.销毁条件保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照以下程序销毁：-会计档案保管期满，且已超过规定的保管期限。-会计档案所记录的经济业务已经结束，且不再具有保存价值。-经鉴定，对保管期满确无保存价值的会计档案，可以销毁。2.销毁程序公司应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。会计档案鉴定工作应当由公司档案管理机构牵头，组织公司会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：-由档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。-公司负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。-档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁会计档案后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。3.不得销毁的会计档案保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。九、会计档案的信息化管理1.电子会计档案的形成与收集公司应建立电子会计档案管理系统，确保电子会计档案的真实、完整、可用和安全。在进行会计核算过程中，应及时将电子会计资料进行收集和整理，按照规定的格式和要求进行存储。电子会计档案的收集应包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等各种会计资料，以及相关的元数据。2.电子会计档案的存储与保管电子会计档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。存储设备应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保电子会计档案的安全。同时，应建立电子会计档案的访问控制机制，限制非授权人员的访问。3.电子会计档案的查阅与利用公司内部人员查阅电子会计档案，应通过电子会计档案管理系统进行操作。查阅时应按照规定的权限和程序进行，确保电子会计档案的安全和保密。如需复制电子会计档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。4.电子会计档案的移交与销毁电子会计档案的移交和销毁应按照纸质会计档案的相关规定执行。在移交电子会计档案时，应确保电子会计档案的完整性和可用性，并提供相应的元数据。在销毁电子会计档案时，应进行彻底的数据清除，确保数据无法恢复。十、监督与检查1.内部监督公司应建立内部监督机制，定期对会计档案管理工作进行检查和评