采购流程管理与供应商评价标准模板

采购流程管理与供应商评价标准工具指南一、适用范围与应用场景本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动及供应商管理工作，具体场景包括：常规物资采购：如生产原料、办公用品、设备耗材等重复性采购需求；项目专项采购：如新项目建设、系统升级、活动策划等一次性或阶段性采购；新供应商引入：首次合作供应商的资质审核与评估流程；现有供应商绩效管理：定期对合作供应商的质量、交付、服务等维度进行考核，优化供应商结构。二、采购流程管理操作步骤需求发起与确认操作内容：采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《采购申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、技术参数、交付日期、预算金额等关键信息，并附相关技术图纸或需求说明文件。责任主体：需求部门负责人主管、采购专员专员输出文档：《采购申请表》（需经需求部门负责人、财务部审核预算后，提交采购部）供应商寻源与筛选操作内容：采购部根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、行业推荐、历史合作库查询等方式收集供应商信息，形成《潜在供应商清单》。对供应商进行初步筛选，重点核查其营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证（如ISO体系认证）、同类项目合作案例等。责任主体：采购部经理经理、采购专员专员输出文档：《潜在供应商清单》《供应商资质审核表》（需留存资质证明复印件）询比价与商务谈判操作内容：向3家及以上合格供应商发出《询价函》，明确报价要求、交付周期、付款方式等。收集报价后，组织相关部门（如技术部、财务部）进行比价分析，形成《询比价记录表》。对价格、服务等内容有异议的，与供应商进行商务谈判，最终确定合作方。责任主体：采购部经理经理、财务部成本会计会计、技术部工程师*工程师输出文档：《询价函》《询比价记录表》《商务谈判纪要》合同签订与审批操作内容：与选定的供应商拟定《采购合同》，明确双方权利义务、标的物详情、质量标准、交付验收、违约责任、争议解决等条款。合同需经法务部（如有）、采购部、需求部门、财务部联合评审，审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。责任主体：法务专员专员（如需）、采购部经理经理、财务部总监*总监输出文档：《采购合同》（正本至少一式两份，双方各执一份）订单执行与跟踪操作内容：采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门与财务部。定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期的情况及时预警，协调供应商保证按时交付。责任主体：采购专员专员、供应商接口人对接人输出文档：《采购订单》《进度跟踪记录表》交付验收与确认操作内容：供应商交付货物/服务后，需求部门联合采购部、质量部（如有）按照合同约定的标准进行验收，核对数量、规格、质量等，填写《验收单》。验收合格后，双方签字确认；不合格的，需出具《不合格项通知单》，要求供应商限期整改或退货处理。责任主体：需求部门验收人验收人、质量部检验员检验员、采购专员*专员输出文档：《验收单》《不合格项通知单》（如有）付款结算与归档操作内容：财务部根据《验收单》《采购合同》《发票》等单据，审核付款条件与金额，按企业财务制度办理付款手续。采购部全程负责采购过程文档的收集、整理与归档，包括申请表、合同、订单、验收单、发票等，保证资料完整可追溯。责任主体：财务部出纳出纳、采购专员专员输出文档：《付款申请单》《采购档案目录》三、供应商评价标准实施步骤明确评价维度与权重根据企业采购重点，设定供应商评价核心维度及权重参考：质量表现（30%）：物资合格率、质量发生率、质量问题整改及时性；交付能力（25%）：交付准时率、订单满足率、应急响应速度；服务水平（20%）：沟通效率、问题解决满意度、售后响应时间；价格竞争力（15%）：价格合理性、成本控制能力、付款条件灵活性；合作配合度（10%）：合同履约率、信息透明度、长期合作意愿。评价数据收集数据来源：采购过程中的《验收单》《不合格项通知单》、供应商投诉记录、付款记录、定期满意度调研结果等；周期：月度/季度跟踪数据，年度综合评价。评分计算与等级划分评分标准：各维度按100分制评分，加权计算综合得分（例：质量得分×30%+交付得分×25%+…+合作得分×10%=综合得分）；等级划分：优秀（≥90分）：优先合作，加大订单份额；合格（70-89分）：维持现有合作，针对弱项改进；待改进（60-69分）：发出《供应商改进计划》，限期30日内整改，跟踪整改效果；不合格（＜60分）：暂停合作，启动供应商替换流程。结果应用与反馈结果应用：将评价结果纳入供应商分级管理体系，优秀供应商可纳入“战略合作伙伴”名单，不合格供应商清退出库；反馈沟通：向供应商反馈评价结果，特别是待改进供应商，需共同制定改进措施并明确时间节点。四、核心流程模板表格表1：采购申请表申请单号申请部门需求名称规格型号数量预估单价（元）预算金额（元）交付日期需求说明（附技术参数/图纸）审批意见需求部门负责人：财务部审核：采购部接收：签名：______日期：______签名：______日期：______签名：______日期：______表2：供应商资质审核表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式经营范围主营产品/服务资质证书（如ISO9001、3C认证等）同类项目合作案例（至少2例）审核结论□通过□不通过（原因：______________________）审核人采购专员*专员：______日期：______表3：供应商年度评价评分表供应商名称评价周期质量表现（30%）交付能力（25%）服务水平（20%）价格竞争力（15%）合作配合度（10%）综合得分等级改进建议五、关键风险控制与操作要点采购流程注意事项需求描述需明确具体技术参数与验收标准，避免“优质”“高效”等模糊表述，防止后期交付争议；供应商资质审核需核验原件，留存复印件并加盖公章，保证资质在有效期内；询比价过程需全程留痕（如邮件、书面记录），避免“单一来源采购”特殊情况（需经管理层特批）；合同条款需严谨，明确质量异议处理方式、违约金计算标准等，降低法律风险；验收环节需多方参与（需求、采购、质量），保证验收结果客观公正，不合格物资严禁入库。供应商评价注意事项评价数据需基于客观事实（如验收记录、投诉数据），避免主观臆断或个人偏好影响评分；评价标准需统一，对不同类型供应商（如生产型、贸易型）可适当调整维度权重，但核心指标需一致；对待改进供应商，需制定可量化的改进目标（如“下月交付准时率提升至95%”），并定期跟踪验证；评价结果需与供应