行政管理文档归档与资料管理办法

行政管理文档归档与资料管理办法一、适用范围与典型应用场景本办法适用于各类企业、事业单位及社会团体的行政管理部门，涵盖在日常运营中形成的各类行政管理类文档，包括但不限于：行政管理制度文件、会议纪要、通知公告、工作计划与总结、请示报告、合同协议、印章使用记录、办公用品管理台账、固定资产档案、来访接待记录、安全保卫资料等。典型应用场景包括：日常行政文档的规范整理与存储；年度或季度文档集中归档；内部审计、外部检查时的资料调取与提供；历史文档的查询与复用；员工岗位变动时工作资料的交接管理。二、标准化操作流程详解（一）文档分类与编码规则文档分类标准根据行政管理职能及文档属性，将文档分为一级类目和二级类目，具体一级类目二级类目示例综合管理制度文件、通知公告、工作计划、总结会议管理董事会会议、总经理办公会、专题会议公务接待来访记录、接待方案、费用报销凭证印证管理印章使用登记、证照管理档案资产管理固定资产台账、办公用品采购与领用记录安全管理消防检查记录、应急预案、安全培训资料合同管理行政类合同（如办公用房租赁、服务采购）文章样式规则采用“一级类目代码（2位）+二级类目代码（2位）+年份（4位）+流水号（3位）”的编码方式，例如：“01-01-2023-001”表示“综合管理-制度文件-2023年-第001号”。一级类目代码由行政管理部门统一编制，保证编码唯一性。（二）日常文档归档流程文档收集各部门在文档形成后1个工作日内，将纸质版原件（需经办人签字、部门负责人审批）及电子版提交至行政管理部门归档员；特殊文档（如合同、涉密资料）需附相关审批单或保密协议。文档整理归档员核对文档完整性，检查签字、审批手续是否齐全，缺失部分及时退回补充；按编码规则对文档进行分类、排序，填写《归档文件登记表》（详见第三部分），一式两份（行政管理部门、移交部门各存一份）。审核与移交行政管理部门负责人对整理后的文档进行审核，确认分类准确、编码规范后签字；归档员与移交部门办理交接手续，双方在《归档文件移交清单》上签字确认，注明移交日期、文档数量及状态（如原件、复印件）。入库保管纸质文档：使用统一规格的档案盒（规格：300mm×220mm×50mm），按编码顺序排列，档案盒正面标注“一级类目-二级类目-年份-起止编码”，侧面标注编码及文档名称；电子文档：存储于指定服务器或加密云盘，建立电子文档目录，与纸质文章样式一致，定期备份（每月1次），备份介质需标注备份日期及内容摘要。（三）特殊文档归档要求合同类文档：签订后3个工作日内归档，需附合同文本、审批单、对方资质证明等材料，电子版扫描件与纸质版同步归档；会议纪要：会议结束后2个工作日内完成整理，经会议主持人审核签字后归档，需附会议议程、签到表及相关附件；涉密或敏感文档：按保密规定单独存放，限制查阅权限，归档时注明“密级”，查阅需经部门负责人及以上领导审批。（四）文档借阅与利用管理借阅申请借阅人填写《文档借阅申请表》（详见第三部分），注明借阅文档名称、编码、用途、借阅期限（最长不超过5个工作日）；非涉密文档由部门负责人审批，涉密文档需经分管行政领导审批。借阅与归还归档员核对审批手续后，提供文档复印件（原则上不借阅原件，特殊情况需经分管领导批准并签字登记）；借阅人需在借阅期限内归还，归还时由归档员检查文档完整性，确认无误后签字注销借阅记录；若需续借，需在到期前1个工作日办理续借手续，续借期限不超过3个工作日。利用与保密借阅人不得复制、摘抄、涂改、损坏文档，不得将文档转借他人或带出办公区域；涉密文档的查阅需在指定场所进行，由归档员全程监督。（五）保管期限鉴定与销毁流程保管期限划分永久保存：公司章程、年度发展规划、重要合同、董事会决议等；长期保存（10-30年）：行政管理制度、会议纪要、固定资产档案等；短期保存（3-10年）：通知公告、工作计划、接待记录等。鉴定与销毁行政管理部门每年度组织一次文档鉴定，对达到保管期限的文档编制《销毁文件清单》，注明文档名称、编码、数量、保管期限及销毁原因；《销毁文件清单》经分管领导审批后，由2名以上人员共同监销，保证文档信息无法恢复；销毁过程需记录《文档销毁记录表》（详见第三部分），监销人、经办人签字确认，记录保存不少于5年。三、核心工具表格模板（一）归档文件登记表文章样式文档名称形成日期页数保管期限移交部门经办人归档日期备注01-01-2023-0012023年行政管理制度汇编2023-01-15120长期综合管理部*明2023-01-20含制度修订说明02-01-2023-002第一次总经理办公会纪要2023-02-018长期总经理办公室*华2023-02-02附会议议程（二）文档借阅申请表借阅人所在部门联系方式借阅日期*磊市场部56782023-10-09文章样式文档名称借阅用途借阅期限01-01-2023-0012023年行政管理制度汇编新员工培训资料参考3个工作日归档员签字借阅人签字归还日期备注*芳*磊2023-10-12文档完好（三）文档销毁记录表销毁日期监销人经办人销毁文档清单编号销毁数量销毁原因备注2023-09-30*强*敏XH2023-00515份保管期限届满含2020年短期通知公告四、执行关键要点提醒（一）保密管理涉密文档需单独存放，设置专用密码柜，钥匙由专人保管；电子涉密文档需加密存储，访问权限分级控制；查阅涉密文档需严格遵守保密规定，严禁擅自复制、传播，违者将按公司规定追究责任。（二）及时归档各部门需指定专人负责本部门文档的初步整理，保证文档在形成后1-3个工作日内提交至行政管理部门，避免资料积压或遗失；年度归档工作需在次年1月31日前完成，保证档案资料的完整性和时效性。（三）规范填写文章样式、分类、登记信息需准确无误，不得涂改；若需修改，需在修改处签字确认并注明修改原因；表格填写需字迹清晰，信息完整，保证可追溯性。（四）电子备份电子文档需定期备份（每月1次），备份介质包括移动硬盘、云存储等，异地备份与本地备份同步进行；备份数据需定期测试恢复功能，保证数据安全可靠。（五）定期检查行政管理部门每季度对档案保管情况进行检查，包括档案盒存放顺序、电子文档备份状态、借阅记录完整性等；对发觉的问题