公司文件档案管理制度分类模板

公司文件档案管理制度分类模板一、适用范围与场景说明二、档案分类管理全流程操作指南步骤一：明确档案收集范围根据公司职能与业务需求，界定档案收集边界，保证应归尽归。收集内容：包括但不限于行政管理类（如会议纪要、规章制度、请示报告）、业务经营类（如合同协议、项目资料、客户档案）、人事管理类（如员工入职档案、劳动合同、培训记录）、财务管理类（如财务报表、审计报告、预算文件）、科技档案类（如技术图纸、研发资料、专利证书）、声像档案类（如照片、录音录像、宣传资料）等。责任分工：各业务部门指定专人（如部门档案专员）负责本部门文件材料的日常收集，档案管理部门定期督导。步骤二：制定档案分类标准结合公司组织架构与文件特性，建立多维度分类体系，保证分类逻辑清晰、层级分明。一级分类：按部门或职能划分，如“行政管理部”“财务部”“市场部”“研发部”等。二级分类：按文件性质或业务类型划分，如行政管理部下设“综合管理”“会议管理”“印章管理”；财务部下设“会计核算”“税务管理”“资金管理”。三级分类：按文件形式或时间特征划分，如“年度文件”“季度文件”“专项文件”；或“纸质文件”“电子文件”“影像文件”。特殊标识：涉密文件标注“绝密”“机密”“秘密”；重要合同标注“长期保管”；临时性文件标注“短期保管”。步骤三：实施档案编号与编目为每份档案赋予唯一编号，编制检索目录，实现快速定位。编号规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，例如“XZ-GL-2023-001”（行政管理部-综合管理-2023年-第1号）。编目要求：档案盒外标签标注编号、题名、年度、份数、密级、保管期限；内部编制《档案目录清单》，包含字段：档案编号、文件标题、形成部门、形成日期、页数、存放位置、备注。步骤四：规范档案整理与归档按照统一标准对档案进行排序、装订、编页，移交档案室集中管理。整理要求：纸质文件去除金属夹，采用左侧装订；电子文件按“文件夹-子文件夹-文件名”层级存储，格式统一为PDF/Word等通用格式；声像文件标注拍摄时间、地点、人物、事件说明。归档流程：各部门于每季度末25日前将整理完毕的档案（含纸质及电子版）提交至档案管理部门；档案管理员*核对档案完整性、分类准确性，填写《档案归档交接清单》（双方签字确认）；档案入库前进行消毒、除尘，电子文件进行备份（本地服务器+云端存储）。步骤五：档案保管与维护保证档案实体与信息的安全，延长档案使用寿命。环境管理：档案室配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防盗、防虫、防潮设施；电子档案存储介质定期检测（每3个月一次），防止数据损坏。清点与统计：档案管理部门每半年开展一次档案清点，核对账物是否一致；每年编制《档案库存统计表》，分类统计档案数量、保管期限分布等。步骤六：档案借阅与利用建立规范的借阅流程，保障档案安全与高效利用。借阅权限：普通员工经部门负责人审批后可借阅非涉密档案；涉密档案需经分管领导审批，限定借阅范围与期限。借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅理由、档案编号、归还时间；档案管理员*核对审批手续，办理借阅登记（纸质档案签字登记，电子档案通过OA系统申请）；借阅档案需妥善保管，不得涂改、抽取、损毁，到期及时归还；归还时档案管理员*检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。步骤七：档案鉴定与销毁对到期档案进行价值鉴定，无保存价值的按规定程序销毁。鉴定周期：每3年组织一次档案鉴定，由档案管理部门牵头，邀请*业务专家、法务人员组成鉴定小组。销毁流程：鉴定小组编制《档案销毁清册》，注明档案编号、标题、保管期限、销毁理由；报公司分管领导审批，经总经理核准后实施销毁；销毁时由2人以上监销，保证档案信息无法恢复；《档案销毁清册》及销毁记录永久保存。三、核心工具模板清单模板1：档案分类目录表一级分类（部门）二级分类（业务）三级分类（文件类型）包含文件范围示例保管期限行政管理部综合管理年度文件年度工作计划、总结、请示报告10年行政管理部会议管理专题会议董事会、总经理办公会纪要永久财务部会计核算账簿报表月度/季度财务报表、年度审计报告30年市场部合同管理销售合同产品销售合同、服务协议长期模板2：档案归档登记表档案编号文件标题形成部门形成日期页数存放位置（柜-层-格）归档人归档日期备注XZ-GL-2023-0012023年度工作总结行政管理部2023-12-2515A-01-03张*2024-03-28含附件3份模板3：档案借阅申请表借阅人所属部门借阅日期档案编号文件标题借阅用途归还日期部门负责人审批档案管理员签字李*市场部2024-05-10SC-XY-2022-0052022年度客户满意度调查报告项目复盘2024-05-17王*刘*模板4：档案销毁审批表档案编号文件标题保管期限销毁理由鉴定小组意见分管领导审批总经理审批监销人销毁日期CW-YS-2020-0122020年季度财务简表10年保管期限已满，无继续保存价值同意销毁同意同意赵、钱2024-04-20四、执行关键要点提醒分类标准统一性：档案分类标准一经确定，不得随意变更，如需调整需经档案管理部门审核并报公司领导批准。编号唯一性：档案编号需终身唯一，不得重复或空号，电子档案与纸质档案编号保持一致。保密管理：涉密档案需单独存放，配备密码柜，借阅需履行“双人双锁”管理，严禁擅自复制或摘抄。电子档案备份：电子档案除本地存储外，需定期（每月）备份至异