企业宣传资料汇编及对外传播规范

企业宣传资料汇编及对外传播规范工具模板一、适用范围与应用场景本规范适用于企业内部各类宣传资料的系统性汇编管理，以及对外传播全流程的标准化操作，具体场景包括但不限于：品牌形象建设：企业官网、宣传册、品牌故事手册等核心资料的统一输出；市场推广活动：产品发布会、行业展会、线上线下推广物料的策划与传播；客户与合作伙伴沟通：合作方案、企业介绍、社会责任报告等资料的对外传递；危机公关应对：突发舆情时的统一口径与权威信息发布；内部协同管理：跨部门宣传资料的提报、审核与版本控制。二、宣传资料汇编与对外传播全流程操作指南（一）第一阶段：宣传资料收集与分类资料提报各业务部门（如市场部、产品部、公关部）需在每月5日前，将当月需汇编或传播的宣传资料提交至企业品牌管理部，提交内容包括：资料名称（如“2024年Q3产品白皮书”）、类型（文字/图片/视频/H5等）、用途（内部培训/外部发布）；资料核心内容概述（300字以内）、目标受众（客户/合作伙伴/公众/媒体）；提报部门、责任人（姓名*）及联系方式（内线）。历史资料补充：品牌管理部每季度组织一次历史资料梳理，各部门需配合提供近2年未归档但仍有使用价值的宣传资料。资料分类归档收集的资料按“用途-类型-主题”三级分类法进行标签化管理，例如：用途：对外传播/内部使用；类型：图文资料/视频资料/互动物料；主题：品牌形象/产品服务/社会责任/活动报道。分类完成后，录入《企业宣传资料库登记表》（见模板一），保证资料可追溯、易检索。（二）第二阶段：内容审核与合规校验三级审核流程部门初审：由资料提报部门负责人*对内容的准确性、专业性进行审核，重点核对数据来源、产品功能描述、业务信息等，保证与部门最新信息一致。合规复审：通过后提交至法务合规部，由法务专员*审核内容是否符合《广告法》《数据安全法》等法律法规，避免虚假宣传、侵权风险（如图片版权、文案歧义）。终审确认：法务合规通过后，报请分管品牌管理的副总经理*最终审批，确认资料是否符合企业品牌调性（如“专业创新”“客户至上”的核心价值观）。审核意见反馈审核过程中若发觉问题，需在《宣传资料审核意见表》（见模板二）中明确标注修改项、修改建议及反馈时限，提报部门需在2个工作日内完成修改并重新提交。（三）第三阶段：资料汇编与标准化封装汇编整合品牌管理部根据审核通过的资料，按“同类主题集中、核心信息前置”原则进行汇编，例如：品牌形象类：整合企业简介、发展历程、荣誉资质、文化理念，形成《企业品牌手册》；产品服务类：按产品线分类，整合功能参数、应用场景、客户案例，制作《产品服务指南》。多媒体资料（如视频、H5）需统一格式（视频分辨率1080P、H5适配移动端），并添加企业LOGO及版权声明。标准化封装文字资料：采用企业统一模板（封面含LOGO、Slogan、版本号、发布日期，内页字体、字号、配色符合《VI视觉识别系统规范》）；电子资料：打包加密（设置访问权限），文件名格式为“【资料类型】-【主题】-【版本号】-【发布日期】”；实体物料：如宣传册、易拉宝等，需与供应商确认工艺标准（如纸张克重、印刷色彩），留存样品作为后续生产依据。（四）第四阶段：对外传播渠道规划与执行渠道匹配根据资料类型与目标受众选择传播渠道，参考标准官方渠道：企业官网“新闻中心”“资料”板块、官方公众号、视频号（发布深度内容如行业报告、品牌故事）；合作渠道：行业协会官网、合作媒体（行业垂直媒体、主流财经媒体）、展会主办方（展会期间发放资料）；社交渠道：微博、抖音（短视频传播产品亮点、活动花絮）、LinkedIn（面向合作伙伴与企业客户发布专业内容）。传播执行与记录品牌管理部制定《对外传播渠道规划表》（见模板三），明确每份资料的发布时间、渠道、责任人（姓名*）及预期效果（如阅读量、量、咨询量）；发布前需进行渠道测试（如公众号预览、视频播放效果检查），保证内容正常显示；传播过程中实时监控数据，每日记录关键指标（如公众号阅读量、媒体转载量），填写《传播数据日报表》。（五）第五阶段：效果评估与优化迭代效果评估传播周期结束后（一般为7-15天，根据资料类型调整），品牌管理部组织效果评估会，参会人员包括市场部、产品部、公关部*及分管领导；评估指标包括：传播广度：覆盖渠道数、总曝光量、转载量；传播深度：率、量、互动量（评论、点赞、转发）；转化效果：咨询量、线索转化率、合作意向数（针对销售类资料）。优化迭代根据评估结果，形成《宣传资料传播效果评估报告》，分析优势与不足（如“某行业报告阅读量达标但量不足，需优化资料摘要设计”）；对效果不佳的资料，由品牌管理部牵头组织修订，修订后重新履行审核与传播流程；定期更新《企业宣传资料库》，淘汰过时资料（如超过1年的产品信息），补充新内容（如最新荣誉、战略规划）。三、模板表格模板一：《企业宣传资料库登记表》资料编号资料名称类型用途主题提报部门责任人*提报日期版本号存储路径备注ZL-2024-0012024品牌手册图文对外传播品牌形象市场部张*2024-03-01V2.0//资料库/品牌/含更新VI规范ZL-2024-002产品X说明书图文客户使用产品服务产品部李*2024-03-05V1.2//资料库/产品/多语言版本待补充模板二：《宣传资料审核意见表》资料名称审核环节审核人*审核日期审核意见修改建议是否通过2024品牌手册部门初审王*（市场部）2024-03-02“发展历程中2023年重大事件描述准确，但文化理念部分需补充员工案例”增加“员工成长故事”章节，3个工作日内提交是2024品牌手册合规复审刘*（法务部）2024-03-04“荣誉资质中‘国家级高新技术企业’证书编号需核对最新版本”联系行政部获取2023年新证书编号，替换原编号否2024品牌手册终审赵*（副总经理）2024-03-06“整体符合品牌调性，补充员工案例后可发布”-是模板三：《对外传播渠道规划表》资料名称目标受众传播渠道发布时间责任人*预期效果（阅读量/量）实际效果差异分析2024品牌手册潜在客户、合作伙伴官方公众号、行业媒体官网2024-03-10陈*（公关部）公众号5000+，媒体转载10+--产品X说明书现有客户、经销商官网页、客户服务群2024-03-15周*（产品部）量2000+--模板四：《宣传资料传播效果评估报告》资料名称传播周期核心指标目标值实际值达成率优势分析不足与改进建议2024品牌手册2024.03.10-2024.03.24公众号阅读量5000+6200124%行业媒体转载率高，带动流量增长量未达预期，优化资料摘要引导产品X说明书2024.03.15-2024.03.29量2000+180090%客户服务群转发及时增加多语言版本，覆盖海外客户四、关键注意事项与风险规避内容准确性管理所有宣传资料中的数据（如营收、市场份额、产品功能）需标注来源（如“第三方调研机构2024年Q1数据”），并经业务部门负责人*签字确认，避免信息滞后或错误；涉及竞品对比的内容，需客观公正，不得恶意贬低，引用数据需有公开依据。合规性底线禁止使用“最佳”“第一”“国家级”等绝对化用语（法律法规另有规定的除外），宣传文案需符合《广告法》要求；人物肖像、图片、字体等素材需保证版权合法，使用付费素材需留存授权协议，原创素材需标注“©企业名称”。时效性与一致性资料发布后，若企业战略、产品信息或组织架构发生重大调整，需在3个工作日内启动资料修订流程，旧版资料立即停用；不同渠道传播的同一主题资料，核心信息（如企业愿景、核心价值观）必须保持一致，避免品牌形象混乱。保密与权限控制涉及企业核心技术、未公开战略的资料，仅限“内部使用”，传播时需设置访问权限（如企业内网加密存储、客户资料需签署保密协议）；对外传播前，需确认资料不包含敏感信息（如员工个人隐私、未公开财务数据