消防安全重点单位档案规范指引

消防安全重点单位档案规范指引消防安全重点单位的档案管理是单位消防安全管理体系的核心基础，既是落实消防安全主体责任的重要载体，也是火灾隐患排查整治、应急处置决策、责任追溯认定的关键依据。依据《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规要求，结合单位消防安全管理实践，现就消防安全重点单位档案规范管理提出以下指引，旨在为单位构建科学、系统、实用的消防档案管理体系提供参考。一、消防档案的核心构成消防档案需全面反映单位消防安全管理的全过程，应围绕“基础管理—设施运维—教育培训—应急处置—日常管理”五大维度构建，具体分类及内容如下：（一）基础管理类档案1.单位基本信息包含单位营业执照、建筑总平面图、各楼层平面图（标注消防设施分布、安全出口、疏散通道、重点部位）、建筑使用功能说明（如商业综合体的业态分布、仓储场所的货物类别）等。此类资料需清晰呈现单位的物理结构与功能布局，为消防管理提供空间维度的基础支撑。2.消防审批与备案文件涵盖消防设计审核意见书、消防验收意见书（或备案凭证）、开业前消防安全检查合格证等行政许可文件。对于改建、扩建、内部装修工程，需同步归档相应的消防设计变更文件及验收材料，确保消防审批手续的连续性与合规性。3.消防安全责任体系包括消防安全责任人、管理人的任命文件及职责说明，各部门、岗位的消防安全职责分工（如保安部的巡查职责、工程部的设施维护职责），以及全员消防安全责任书（需体现“一岗双责”要求，明确不同岗位的消防责任边界）。（二）设施设备类档案1.建筑消防设施档案按系统分类归档，如火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、防排烟系统、消火栓系统等。每个系统需包含：①设备清单（品牌、型号、安装位置、数量）；②系统原理图、布线图；③施工单位、监理单位的资质文件；④设备出厂合格证、检测报告。2.消防设施维护管理建立“一设施一档案”的动态管理机制，包含：①日常巡查记录（每日/每周巡查的时间、部位、设施状态）；②月度/季度维护保养报告（由专业维保单位出具，需明确故障处理情况、性能测试数据）；③年度检测报告（第三方机构出具，涵盖系统功能测试、联动测试等内容）；④故障维修记录（故障现象、维修措施、维修人员、修复时间）。3.消防产品管理归档所有消防产品（灭火器、应急照明、防火门等）的3C认证证书、型式检验报告、供货证明，确保产品来源合法、质量合规。同时建立消防产品更换台账，记录更换时间、原因、更换后的产品信息。（三）教育培训与演练类档案1.消防安全培训包含年度培训计划、每次培训的签到表、课件（或培训资料）、考核试卷（或实操考核记录）。培训内容需区分岗位：对员工侧重“四个能力”（检查消除隐患、扑救初起火灾、组织疏散逃生、消防宣传教育）培训；对管理人员侧重消防法规、应急预案制定等内容；对特种作业人员（如消防控制室值班员）需归档其持证上岗证明及继续教育记录。2.应急演练与处置应急预案需包含总体预案、专项预案（如火灾应急预案、危化品泄漏预案）、现场处置方案（针对重点部位），并附演练脚本、流程图。每次演练需归档：①演练方案（含时间、地点、参演人员、流程设计）；②演练照片/视频（关键环节记录）；③演练评估报告（分析不足、改进措施）；④实际火灾、故障等应急处置记录（事故经过、处置措施、原因分析、整改方案）。（四）日常管理类档案1.消防安全制度包含单位制定的消防巡查制度、用火用电管理制度、易燃易爆危险品管理制度、值班值守制度等，制度内容需结合单位实际（如仓储单位需细化货物堆码间距、动火审批流程），并附制度发布的正式文件。2.消防巡查与隐患治理日常巡查记录需详细至“部位—设施—问题—整改情况”，如“地下车库—消火栓—箱门损坏—已更换”；隐患排查台账需包含隐患等级（一般/重大）、整改责任人、整改期限、复查结果，重大隐患需附专项整改方案及专家论证意见（如需）。3.消防经费与投入归档年度消防经费预算、消防设施维修改造费用凭证、消防器材购置发票等，体现单位对消防投入的持续性与合规性，为责任追溯提供经济维度的依据。二、消防档案的管理要求（一）建档要求：全面、准确、动态全面性：覆盖单位所有消防相关活动，避免遗漏重点部位（如变配电室、厨房）的档案。例如，餐饮单位需单独归档厨房排油烟系统的清洗记录、燃气管道检测报告。准确性：档案数据需与实际情况一致，如消防设施位置、数量需与平面图标注相符，维护记录需真实反映设施状态（避免“造假式”记录）。动态性：随单位经营、设施改造、人员变动及时更新档案。如单位新增楼层，需同步补充平面图、消防设施档案及审批文件。（二）保管要求：安全、规范、可追溯存储环境：纸质档案需存放于干燥、通风、防蛀的场所，配备防火、防潮、防虫设施（如档案柜需远离火源，定期投放防虫剂）；电子档案需存储于专用服务器或云平台，设置访问权限。借阅与保密：建立档案借阅登记制度，明确借阅范围（内部管理人员、消防部门检查时可借阅）、借阅期限；涉及商业秘密的档案（如仓储布局、危化品存储位置）需加密管理，借阅时签订保密协议。保管期限：基础管理类、设施设备类档案需长期保存；日常管理类（如月度巡查记录）保存期限不少于3年；应急演练与处置类档案需永久保存（涉及事故调查的关键依据）。（三）更新机制：流程化、责任化、闭环化定期梳理：每季度由消防安全管理人牵头，组织各部门对档案进行全面梳理，核对信息准确性，补充缺失内容。动态更新：设施维修、人员变动、制度修订后2个工作日内更新档案，确保“发生即记录，变动即更新”。审核机制：档案更新后需经消防安全责任人审核签字，确保内容合规、数据准确，形成“更新—审核—归档”的闭环管理。三、消防档案的数字化建设建议随着智慧消防的推进，建议重点单位构建“纸质+电子”双轨制档案管理体系，提升管理效率与安全性：（一）电子档案系统选型选择具备“分类存储、检索便捷、权限管理、数据备份”功能的消防档案管理系统，可与单位现有OA系统、消防设施物联网系统对接，实现数据互通。例如，将消防设施维护记录与物联网系统的实时监测数据关联，自动提醒维护周期。（二）数据安全与备份电子档案需采用加密存储，设置管理员、查阅员等不同权限，避免越权访问；定期（每周）进行本地备份+云端备份，防止硬件故障或网络攻击导致数据丢失。（三）数据关联与应用将消防档案与单位的“三自主两公开一承诺”（自主评估风险、自主检查安全、自主整改隐患，公开消防安全责任人、管理人，承诺守法经营）信息关联，在消防部门检查时可快速调阅；利用大数据分析档案数据，如通过隐患排查台账分析高频隐患部位，针对性优化管理措施。四、常见问题与改进建议（一）档案不完整：“重设施、轻管理”问题表现：仅重视消防设施档案，忽略管理制度、培训演练、隐患治理等档案，导致管理链条缺失。改进建议：制定《消防档案清单》，明确每类档案的具体内容、责任部门、归档时限，定期对照清单自查，确保“应归尽归”。（二）更新不及时：“一劳永逸式”建档问题表现：档案归档后长期未更新，设施改造后仍沿用旧档案，导致“档案与实际脱节”。改进建议：将档案更新纳入消防安全责任人、管理人的月度考核指标，明确“谁变动、谁更新”的责任机制，设置档案更新提醒（如OA系统弹窗、微信工作群通知）。（三）管理不规范：“零散化、随意化”问题表现：档案存放混乱（如纸质档案散放于各部门、电子档案无统一存储路径），借阅无记录，导致档案丢失或泄露。改进建议：设立专职（或兼职）档案管理员，统一管理纸质与电子档案；制定《消防档案管理手册》，明确归档流程、借阅规则、保密要求，组织全员培训学习。结语消防安全重点单位的档案管理是一项“润物细无声”的基础性工作，其质量直接反映单位消防安