检验专用章使用管理办法及流程

检验专用章使用管理办法及流程为规范检验专用章的使用管理，确保检验报告及相关文件的权威性、严肃性，维护检验工作的科学性与合规性，依据《检验检测机构资质认定管理办法》《印章治安管理办法》等相关规定，结合本单位检验工作实际，制定本办法及流程。一、适用范围本办法适用于本单位及所属各检验科室、分支机构的检验专用章（含电子印章，下同）的刻制、使用、保管、备案及监督管理。二、使用范围界定检验专用章仅限用于经批准出具的检验检测报告、校准证书、抽样记录单、委托检验协议书等与检验工作直接相关的正式文件。严禁在以下情形使用检验专用章：未经质量审核、授权签字人批准的检验报告或文件；数据虚假、结论错误或超出资质认定范围的检验文件；非检验业务相关的合同、证明、介绍信等文件；已宣布作废、撤回的检验报告或文件。三、管理职责分工（一）质量管理部门统筹检验专用章的管理制度制定、流程优化及监督检查，对用章的合规性进行最终复核，定期组织印章管理培训与风险排查。（二）检验科室负责提出用章申请，确保检验报告及文件的真实性、准确性、完整性；科室负责人对用章申请进行初审，确认报告符合资质要求及技术规范。（三）行政（办公室）部门承担检验专用章的刻制申请、备案登记、日常保管及交接工作，建立印章管理台账，配合质量管理部门开展监督工作。四、刻制与备案要求1.刻制申请：由质量管理部门会同检验科室提出印章样式（含规格、字体、编号规则），报单位法定代表人审批后，向公安机关指定的刻章机构提交刻制申请，确保印章样式符合检验检测机构资质认定要求（如包含“检验专用章”字样、机构名称、资质认定标志等要素）。2.备案登记：印章刻制完成后，行政部门应在3个工作日内向属地公安机关及市场监督管理部门备案，备案内容包括印章印模、启用日期、保管人信息等，同时在单位内部公示印章样式及使用规范。五、使用流程规范（一）申请环节检验人员完成检验报告（或相关文件）的编制后，填写《检验专用章使用申请表》，注明文件类型、用途、份数，附上待盖章文件（电子或纸质版），提交科室负责人初审。（二）审核环节1.科室负责人审核报告的数据准确性、结论合规性，确认报告已通过内部质量审核，签字确认后提交质量管理部门复核；2.质量管理部门重点核查报告是否在资质认定范围内、授权签字人是否签字、文件格式是否符合要求，复核通过后签署意见。（三）用印环节印章保管人员核对《使用申请表》与待盖章文件的一致性，确认审批流程完整后，在指定位置（如报告首页右下角、骑缝处）加盖检验专用章，同时在《检验专用章使用台账》中登记用章日期、文件编号、申请人、审批人、用印份数等信息；电子印章使用需同步记录操作日志。（四）存档环节用印后的文件由检验科室按档案管理要求存档，《使用申请表》及台账由行政部门按月归档，保存期限不少于6年（或按相关法规要求）。六、保管与维护要求1.日常保管：检验专用章实行专人专柜保管，保管人员须妥善存放印章（如配备密码保险柜），非工作时间或离岗时应将印章锁存，严禁委托他人代管或带出单位使用（特殊情况需经单位负责人审批并双人陪同）。2.维护与处置：印章出现磨损、变形等情况需重新刻制时，须按原流程申请，并将旧章交回行政部门封存或销毁；若印章遗失，保管人员应立即报告单位负责人，24小时内登报声明作废，并重新申请刻制、备案，同时开展内部调查，追究相关人员责任。七、违规处理措施对违反本办法的行为，视情节轻重采取以下措施：情节轻微（如流程疏漏、台账登记不全）：责令责任人限期整改，扣减当月绩效考核分数；情节较重（如未经审批用印、超范围使用）：对责任人进行通报批评，暂停其用章申请权限，由质量管理部门重新培训；情节严重（如伪造印章、出具虚假报告）：依法依规给予行政处分，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。八、附则1.本办法由质量管理部门负责解释，自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准；2.电子检验专用章的使用管理，除符合本办法外，还应遵守《电子签名法》