企业采购流程及质量控制手册

企业采购流程及质量控制手册一、手册适用范围与核心目标本手册适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物料、办公用品、设备采购等全场景，旨在规范采购流程各环节操作，明确责任分工，通过关键节点控制保障采购质量，降低采购成本，防范合规风险。手册适用对象包括采购部门、需求部门、财务部门、仓储部门及相关管理层，保证采购活动“流程清晰、责任到人、质量可控、合规高效”。二、采购流程全步骤详解（一）需求发起与审核需求提出需求部门根据业务计划或实际运营需要，填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额及用途说明。对技术参数有特殊要求的物料（如生产设备、精密配件），需附《技术需求说明书》，由技术部门负责人审核确认。需求审批需求部门负责人对采购需求的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交采购部门。采购部门根据采购金额（如单笔≤5万元由采购经理审批，＞5万元需分管副总审批）及预算额度进行复审，重点核查需求是否符合部门预算、是否与其他采购计划重复。审批通过后，采购部门将《采购申请表》录入采购管理系统，唯一采购编号，启动后续流程。（二）供应商寻源与评估供应商寻源采购部门通过企业合格供应商名录、公开招标、行业推荐、自主询价等方式筛选潜在供应商，保证至少3家供应商参与比价（独家供应或特殊物料除外）。对新供应商，需收集其营业执照、生产许可证、相关资质证书（如ISO9001认证）、过往合作案例等资料，填写《供应商准入申请表》。供应商评估与选定采购部门联合技术、质量部门组成评估小组，从价格、质量、交付能力、服务、信誉等维度对新供应商进行综合评分（评分表见本章第三节）。评估合格的供应商纳入《合格供应商名录》，并根据评分结果排序推荐；对长期合作的供应商，每半年进行一次复评，动态调整名录。最终供应商选定需经采购部门负责人确认，重大采购（如单笔≥20万元）需提交管理层审批。（三）采购执行与合同签订询价与议价采购部门向选定供应商发出《询价单》，明确物料规格、数量、交付时间、付款方式等要求，要求供应商在3个工作日内提供报价单。对比各供应商报价，结合质量、服务等因素进行议价，必要时组织技术部门参与技术条款谈判，保证性价比最优。合同拟定与审批采购部门根据谈判结果拟定《采购合同》，明确双方权利义务、质量标准、交付日期、验收方式、违约责任等核心条款（合同模板见本章第三节）。合同需经法务部门审核（金额≥10万元必须审核）、采购部门负责人及分管副总签字盖章后生效，供应商同步盖章回传。（四）订单跟踪与交付管理订单下达采购部门根据生效合同，在采购管理系统中创建《采购订单》，发送给供应商，并同步抄送需求部门及仓储部门。订单需包含采购编号、物料信息、数量、单价、交付地址、联系人等关键信息，保证供应商准确理解需求。交付跟踪供应商按订单约定发货后，需将《发货清单》及物流单号提供给采购部门；采购部门通过物流系统跟踪货物状态，保证按时交付。如遇延迟交付风险（如供应商生产异常、物流问题），采购部门需提前24小时通知需求部门，协商解决方案（如调整交付日期、更换供应商）。（五）质量验收与入库到货初检货物送达后，仓储部门核对《发货清单》与实物信息（名称、数量、外观），确认无误后通知需求部门及质量部门进行验收。对外观可见问题（如包装破损、物料型号不符），仓储部门有权拒收，并及时反馈采购部门联系供应商处理。专业验收需求部门（或技术部门）根据《技术需求说明书》核对物料规格、参数；质量部门依据《采购质量标准》（如国标、行标或企业标准）进行抽样检测，出具《物料验收报告》。验收合格物料，由仓储部门办理入库手续，登记《库存台账》；验收不合格物料，质量部门需填写《不合格品处理单》，采购部门负责联系供应商退换货或索赔。（六）付款结算与归档对账与付款供应商根据交付及验收情况开具合规发票（发票抬头、税号等信息需与企业一致），采购部门核对发票信息与合同、订单、验收报告一致性无误后，提交财务部门。财务部门审核发票及付款凭证，按合同约定付款方式（如电汇、承兑汇票）办理付款，付款完成后在采购管理系统中标记“已结算”。资料归档采购部门负责整理采购全流程资料（采购申请表、合同、订单、验收报告、发票等），按采购编号分类归档，保存期限不少于3年，保证可追溯性。三、关键控制节点与质量保障工具（一）《采购申请审批表》序号字段名称填写说明审核人签字1采购编号由采购管理系统自动-2需求部门填写申请部门全称部门负责人3物料名称/服务内容详细描述，避免模糊表述（如“A4纸”需注明“70g白色A4打印纸”）需求人4规格型号/技术参数附《技术需求说明书》编号技术负责人5需求数量根据实际需求填写，避免过量采购需求部门负责人6预算金额含税总价，需符合部门年度预算采购经理7期望交付日期明确到年月日，留足采购周期-8用途说明简述采购目的（如“项目生产使用”）-（二）《供应商综合评估表》评估维度评分标准（满分100分）权重得分价格合理性（20分）最低价得20分，每高于最低价1%扣2分20%-质保证体系（25分）有ISO9001认证得10分，第三方检测报告得5分，过往合格率≥95%得10分25%-交付能力（20分）平均交付延迟≤2天得10分，产能满足需求得10分20%-服务响应（15分）售后服务团队完善得5分，24小时内响应问题得5分，问题解决率≥90%得5分15%-企业信誉（20分）无重大违约记录得10分，行业口碑良好得5分，经营年限≥3年得5分20%-综合得分-100%-（三）《采购合同审批表》审批环节审核要点审批人签字审批日期采购部门初审合同条款与谈判结果一致，金额准确采购经理-法务部门审核合同合法性、完整性，无法律风险法务负责人-财务部门审核付款方式、税务条款符合财务制度财务负责人-分管副总审批重大采购事项（金额≥20万元）的必要性分管副总-（四）《物料验收报告》验收信息内容验收人签字日期采购编号---物料名称---供应商名称---到货数量-仓管员-抽样数量-质检员-验收标准（如“GB/T19001-2016”）--验收结果□合格□不合格（不合格需注明具体问题）质检负责人-处理意见□入库□退换货□返工采购经理-四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点需求准确性：需求部门需提前规划，避免临时紧急采购；技术参数需明确，减少后续因规格不符导致的争议。供应商合规性：严禁与无资质供应商合作；关键物料供应商需提供第三方检测报告，保证质量源头可控。验收严格性：质量部门需按标准抽样，杜绝“经验收”或“人情验收”；不合格品必须记录清晰，追溯至供应商。文档完整性：采购全流程资料需同步录入系统，纸质版与电子版一致，保证审计可追溯。（二）常见风险与应对措施需求变更风险风险：需求部门临时增减数量或修改规格，导致采购计划混乱、供应商违约。应对：需求变更需提交《采购变更申请表》，经原审批流程审核通过后，采购部门方可与供应商协商调整，必要时签订补充合同。供应商履约风险风险：供应商延迟交付、质量不达标或中途终止合作。应对：合同中明确违约责任（如延迟交付按日收取违约金）；建立供应商备选库，关键物料预留1-2家备用供应商。验收标准模糊风险风险：质量标准描述不清，导致供需双方对验收结果存在分歧。应对：采购前由技术、质量部门联合制定《采购质量标准》，作为