采购合同管理工具合同条款审查与执行记录模板

采购合同管理工具合同条款审查与执行记录模板适用工作场景新采购合同签订前，对合同条款的合规性、完整性及风险点进行系统性审查；合同执行过程中，对双方履约进度、关键节点完成情况、潜在问题及处理措施进行实时记录；合同争议发生时，作为追溯履约过程、明确责任依据的参考资料；采购合同归档前，对审查及执行过程资料进行标准化整理，保证管理闭环。操作流程步骤一、合同条款审查阶段：前置风险防控准备审查资料收集采购合同草案、招投标文件（若有）、采购订单、技术规格书、供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证等）及过往类似合同模板；明确本次采购的核心需求（如交付时间、质量标准、付款条件等），作为条款审查的基准依据。组建审查小组根据合同重要性，由采购负责人（某）牵头，联合法务专员（某）、技术专家（某）、财务专员（某）共同组成审查小组，明确各方审查职责：采购负责人：审查合同主体信息、交付条款、违约责任与采购需求的匹配度；法务专员：审查合同法律条款的合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等）、争议解决方式、知识产权条款等；技术专家：审查技术参数、验收标准、服务支持条款的可行性；财务专员：审查价格条款、付款方式、税费承担、发票类型（如适用）等财务相关内容。逐条款审查与记录对照审查资料，按“合同主体—标的物—质量标准—交付与验收—价款与支付—违约责任—争议解决—其他条款”顺序逐条审查，重点关注：主体信息：供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等与资质文件是否一致，是否存在关联交易风险；标的物：名称、规格、型号、数量是否与采购订单一致，是否存在模糊描述（如“优质”“一流”等）；质量标准：是否符合国家/行业标准、技术规格书要求，验收方法及流程是否明确；交付与验收：交付时间、地点、方式是否具体，验收标准、异议期及处理流程是否完整；价款与支付：单价、总价、计价货币是否明确，付款条件（如预付款、进度款、尾款比例及触发节点）、账户信息是否准确；违约责任：违约情形、违约金计算方式、赔偿范围是否公平且可执行，是否约定不可抗力条款及处理机制；争议解决：约定诉讼/仲裁的管辖机构是否明确，适用法律是否正确。将审查发觉的问题、修改建议及风险点记录至“采购合同条款审查表”（详见模板表格1），由审查小组签字确认。出具审查意见与修订审查小组汇总审查结果，形成书面审查意见，明确“通过”“修改后通过”“不通过”三种结论；若需修改，由采购负责人（某）与供应商沟通修订，修订后重新履行审查流程；若“不通过”，说明原因并终止合同流程。二、合同执行记录阶段：动态过程管控制定执行计划合同签订后，采购负责人（某）牵头组织制定《采购合同执行计划》，明确关键节点（如预付款支付、生产启动、物流发货、现场验收、尾款支付等）的计划完成时间、责任部门及责任人，同步抄送法务、财务及技术部门。实时跟踪与记录各责任部门按计划推进执行，每完成一个关键节点，需在“采购合同执行记录表”（详见模板表格2）中记录：实际完成时间、负责人、执行情况说明（如“已按约定完成预付款支付”“物流发货延迟3天，原因为供应商生产异常”）；若出现执行偏差（如延迟、质量问题、争议等），需同步记录问题描述、原因分析及已采取/拟采取的处理措施（如“协商延期交付，不收取违约金”“要求供应商免费更换不合格部件”）。问题协调与闭环执行过程中出现的跨部门问题，由采购负责人（某）组织协调，必要时上报管理层决策；所有问题需明确处理时限及责任人，直至问题解决并记录处理结果，保证执行记录与实际进展同步。归档与复盘合同履行完毕（如验收合格、尾款支付完成）后，采购负责人（某）汇总“条款审查表”“执行记录表”、合同正本、补充协议、验收报告、付款凭证等资料，按公司档案管理规定归档；定期（如每季度/每年度）组织采购、法务、技术团队对合同执行情况进行复盘，分析高频问题（如延迟交付、验收争议等），优化后续合同条款及管理流程。配套模板表格模板1：采购合同条款审查表合同编号采购项目名称供应商名称审查日期条款类型具体条款内容审查要点风险描述主体信息供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等与资质文件一致性、履约能力主体名称与营业执照不符标的物设备名称、型号、数量、技术参数等与采购订单一致性、参数可执行性技术参数未引用国标标准质量标准“符合行业优质标准”标准模糊，无具体依据明确约定“符合GBX-标准，且满足附件《技术规格书》3.2条要求”交付与验收交付时间：2024年X月X日前；验收：货到后15日内完成交付时间是否合理、验收流程是否明确未约定验收异议期价款与支付总价100万元，分3期支付：签约付30%、到货付50%、验收合格付20%付款节点与履约进度匹配度尾款比例过低，采购方风险大违约责任逾期交付按日万分之五支付违约金违约金比例是否过高参考同类合同，调整为日万分之三争议解决约定由供应商所在地法院管辖管辖地对采购方不便利修改为“由采购方所在地人民法院管辖”审查结论□通过□修改后通过□不通过（说明：_______________________）审查小组签字：采购负责人（某）、法务专员（某）、技术专家（某）、财务专员（某）模板2：采购合同执行记录表合同编号采购项目名称供应商名称执行负责人某执行阶段/节点计划完成时间实际完成时间负责人执行情况描述合同签订2024年X月X日2024年X月X日某双方签字盖章，合同生效预付款支付2024年X月X日2024年X月X日某（财务）按约定支付30%预付款（30万元）生产启动2024年X月X日2024年X月X日某（供应商）供应商已开始生产，提供生产进度计划物流发货2024年X月X日2024年X月X+3日某（采购）货物已发出，物流单号：SF现场验收2024年X月X日2024年X月X日某（技术）按技术规格书完成验收，合格尾款支付2024年X月X日待支付某（财务）待提交尾款发票执行总结□正常履行□存在争议（争议描述：_______________________）归档资料清单：合同正本、补充协议、付款凭证、验收报告、执行记录表等使用要点提示审查全面性：避免仅关注核心条款（如价格、交付），忽视“不可抗力”“合同解除权”“保密条款”等辅助条款，保证无法律及管理漏洞；执行动态性：执行记录需实时更新，避免事后补录导致信息失真，关键节点（如验收、付款）必须保留书面凭证（如签字报告、银行回单）；责任明确性：审查及执行各环节需指定具体责任人，避免“多人负责”变成“无人负责”，重要沟通建议通过邮件