采购管理制度及操作的流程(3篇)

采购管理制度及操作的流程(精选3篇)第一篇采购需求识别与立项控制1.需求触发业务部门在每年10月启动滚动预测，使用“18个月物料需求表”把销量计划、库存目标、产能节拍、研发试制四项数据一次性填入系统。系统按安全库存算法自动生成缺口清单，缺口大于最小起订量即触发采购需求。需求方须在48小时内补充技术参数、质量等级、环保法规、品牌限定或开放度、是否可替代等字段，缺少任意一项视为无效需求，自动退回。2.立项分级缺口金额≤5万元且为通用件，走“简易立项”；缺口＞5万元或涉及新物料、新供应商，走“正式立项”。简易立项由部门经理在系统点“同意”即生效；正式立项须上传可行性报告、风险矩阵、预算来源、生命周期总成本测算。系统自动把立项推送给风控、法务、财务、采购四方会签，任何一方在24小时内未驳回即视为通过，超时系统默认“弃权”并记录个人KPI。3.编码前置立项通过后，标准化组在2个工作日内完成物料编码申请。编码规则采用“大类—中类—小类—流水号”四段式，避免一物多码。编码生效前，需求方不得私自以临时编码下单，否则仓库拒收。4.预算锁定财务在每月第3个工作日发布“采购预算池”，按部门、项目、物料类别三维锁定。系统判断立项金额是否超出预算：若超出，须走“预算追加”流程，追加资料包括客户订单、管理层签字、现金流预测。未获追加的立项自动冻结，90天后自动作废并释放预算。5.紧急通道因客户变更、灾害、产线异常导致的紧急需求，可走“红色通道”。需求方须填写《紧急采购说明书》，列明事件背景、损失金额、时效要求，并由分管副总、采购总监、财务总监三方短信验证码确认。红色通道订单金额不得超过年度预算的2%，且需在30天内补齐正式立项资料，否则暂停该部门下季度全部采购权限。6.需求变更立项后若技术参数调整导致成本上涨≥5%，需求方须重新提交差异说明。系统比对原立项与变更后的TCO（TotalCostofOwnership），若差异≥10%，强制触发二次招标。任何个人不得私下要求供应商先实施后补单，违者按公司《员工廉洁条例》处理。7.需求关闭项目完结或研发失败，需求方须在系统中点击“需求关闭”，并上传物料处置方案：报废、转售、调拨或封存。未关闭的需求滚动进入下月缺料报表，影响部门库存周转考核。系统每月5号自动发布《需求关闭率排名》，连续三月低于80%的部门，采购中心可暂停受理其新立项。第二篇供应商全生命周期管理1.寻源策略采购部每年12月发布《品类策略蓝图》，把全公司物料按支出金额、供应风险、技术复杂度分为战略、杠杆、瓶颈、常规四类。战略类必须维持“2+2”结构：两家量产主力、两家验证备份；杠杆类采用“年度框架协议+季度竞价”；瓶颈类签署“长单+安全库存”；常规类用“电商超市”直采。蓝图经总经理办公会批准后，任何个人不得擅自更改采购方式。2.资格预审新供应商须在线提交“十证合一”资料：营业执照、质量体系证书、环评批复、行业许可、社保缴纳记录、海关评级、专利清单、CSR报告、关联公司披露、近三年财报。系统调用第三方征信接口，自动给出红、黄、绿三色评级。红色直接淘汰；黄色需补充现场审核；绿色进入技术交流环节。3.现场审核审核组由采购、质量、工艺、EHS四部门组成，采用“0分—5分”量化表，涵盖设计开发、来料控制、生产过程、仓储物流、纠正预防、可持续发展六大模块。总分＜60分不予引入；60—75分进入“有条件试用”；≥75分视为“推荐”。审核报告72小时内上传系统，供应商可对失分项提出证据反驳，审核组须在5个工作日内复核并给出终审结论。4.小批试用“有条件试用”供应商须签署《试制协议》，规定最小试制数量、不合格率上限、违约责任。质量部在来料检验环节加严一级，AQL由1.0提到0.4。连续三批不合格率＜500PPM方可进入量产名录；若一批超标即暂停，半年后重新审核。5.正式引入通过试用的供应商，由采购总监在系统点击“升级”，自动生成《基本采购合同》。合同模板内含价格锁定、订单最小批量、交货窗口、逾期罚金、质量违约金、知识产权、保密、反腐败、不可抗力、争议解决10大条款。供应商须于5个工作日内完成电子签章，逾期视为放弃。6.绩效评分系统每月自动抓取交付、质量、成本、服务、技术、合规六项数据，权重分别为30%、30%、20%、10%、5%、5%。交付准时率按“±0.5小时”窗口统计；质量以“客户上线不良率”为准；成本考核“年度降幅是否达成”；服务考核“异常响应时间”；技术考核“新产品共同开发数量”；合规考核“是否出现行贿、环保处罚”。绩效得分＜70分触发“黄色预警”，采购经理须组织月度回顾；连续两次＜70分降为“限制性交易”，新订单份额下调50%；连续三次＜70分启动“退出”流程。7.退出与冻结退出分“主动退出”和“强制退出”。主动退出须提前90天书面通知，并完成库存、模具、质保金、知识产权移交；强制退出由采购部发起，经法务、财务、质量、EHS四方会签，总经理批准后生效。被强制退出的供应商五年内不得重新引入，且系统将其法人、控股股东、实际控制人列入黑名单，禁止以任何形式变相合作。8.关系维护对战略供应商，公司设“首席供应商官”制度，由采购总监担任，每季度举行一次高层圆桌，议题包括未来三年产能布局、联合降本、新技术路线图、社会责任。会议纪要在内部OA公示，接受审计部抽查。对表现优秀的供应商，公司发放“卓越伙伴”奖牌，并在下一财年订单中给予不低于5%的增量，无需重新比价。第三篇采购执行与合同履约1.询价与比价系统根据立项金额自动选择采购方式：≤5万元可直接委托；5—20万元须比价三家；20—100万元邀请招标；≥100万元公开招标。采购员在系统创建RFQ，设置“报价开启时间”与“解密规则”。供应商在线提交加密报价，到达开启时间系统自动解密并生成《比价表》。采购员不得私下接触供应商，所有沟通记录自动存档，保存年限≥7年。2.评标规则技术标与商务标分开评审。技术标由需求、质量、工艺、研发四方打分，去掉最高最低后取平均，权重40%；商务标以“生命周期成本”最低为原则，权重60%。若技术标＜70分，直接淘汰；若出现围标、串标，经审计部核实后永久列入黑名单，并没收投标保证金。3.价格谈判系统给出“目标价”与“警戒价”。目标价=历史均价×（1—年降目标）；警戒价=原材料波动指数×加工费×1.03。采购员谈判结果不得高于警戒价，否则须书面说明原因，经采购总监、财务总监双签。谈判全程录音，文件自动上传云盘，审计可随机抽检。4.合同生成中标结果公示3日无异议后，系统自动生成《采购合同》与《质量协议》。合同关键字段：数量、单价、总价、税率、交货地点、包装方式、唛头格式、批次号规则、质保期、违约金比例。系统调用电子签章平台，甲乙双方完成CA签章后，合同状态变为“已生效”，并自动推送副本给财务、仓库、质量、法务。5.订单下达合同生效后，采购员在ERP创建采购订单，订单必须引用合同编号，否则系统拒绝提交。订单经采购经理、财务预算岗、仓库计划岗三方系统审批后，自动发送给供应商。供应商须在24小时内确认，逾期系统发送短信提醒，48小时仍未确认则记录“响应延迟”，纳入当月绩效。6.生产排产与过程控制战略供应商须开放MES接口，公司可实时查看关键工序进度。若出现设备异常、人员短缺、停电等突发事件，供应商须在2小时内上传应急计划。采购员根据缺口启动“替代资源池”，必要时触发空运、加班、外协等紧急方案，所有额外费用由供应商先行垫付，事后按责任比例分摊。7.物流与收货供应商须在发货前24小时在系统创建ASN（AdvancedShippingNotice），包含箱号、净重、毛重、体积、条码、质保书、RoHS报告。仓库按ASN预约月台，卸货时扫描条码自动比对，差异＞0.5%拒绝入库。冷链物料须全程记录温度曲线，数据缺失视为质量异常，整批退运。8.质量检验质量部按GB/T2828.1—2012正常检验一次抽样，AQL致命0，重缺陷0.25，轻缺陷0.65。检验结果实时回写ERP，合格品自动过账；不合格品触发NCR（Non-ConformanceReport），供应商须在24小时内提交8D报告。连续两批出现同样缺陷，启动FieldStop，冻结该供应商所有订单。9.对账与付款仓库过账后，系统在第3个工作日自动生成《对账单》并推送给供应商。供应商须在5个工作日内确认，逾期视为同意。财务在收到发票并匹配订单、收货单、合同三单一致后，按合同账期付款。提前付款须由供应商提交《现金折扣申请》，经财务总监计算IRR后决定是否接受，任何个人不得私自承诺提前付款。10.变更管理合同执行期间若需变更数量、规格、交期，须由提出方在系统提交《变更申请单》。变更增加金额≤合同总额5%且≤20万元，由采购经理审批；超过任一上限，须重新比价或签订补充协议。所有变更记录写入合同档案，作为下次招标的诚信评价依据。11.索赔与仲裁因质量、交期、数量差异导致的损失，采购员在发现当日创建《索赔单》，系统按合同公