公司采购流程管理制度

公司采购流程管理制度第一章总则1.1为统一采购语言、降低综合成本、保障供应链韧性，依据《企业内部控制基本规范》《合同法》及行业最佳实践，特制定本制度。1.2本制度所称“采购”系指以合同方式有偿取得货物、工程与服务之行为，包括但不限于直接材料、间接材料、固定资产、软件授权、咨询与外包服务。1.3适用范围：总部、分公司、办事处、研发中心、工厂、海外代表处等全部法律主体；控股比例超过50%的子公司参照执行。1.4管理原则：阳光透明、竞争择优、全生命周期成本最优、风险可控、数字赋能、绿色低碳。1.5术语定义：（1）“需求部门”指提出采购申请并对技术结果负责的单元；（2）“采购中心”指集中行使采购执行权的专职部门；（3）“归口管理部门”指对某类物资或服务行使技术把关、供应商准入、绩效评价的职能部门；（4）“供应商”指通过准入审核并签署框架或单笔合同的法人或其他组织；（5）“全生命周期成本（LCC）”指取得、使用、维护、处置某标的物所发生的一切相关支出现值总和。第二章组织与职责2.1采购管理委员会（以下简称“采管会”）由CEO任主任，CFO、COO、首席合规官、采购中心总经理、审计部总经理为常设委员；职责：审批年度采购策略、重大质疑投诉、单一来源超权限事项、供应商黑名单解禁、战略供应商名单。2.2采购中心（1）制定并动态更新品类策略、成本模型、行情数据库；（2）组织招标、询比价、竞争性谈判、电子竞价、拍卖、定向委托；（3）负责合同文本起草、谈判、签署、变更、关闭；（4）建立供应商全生命周期档案，维护ERP/SRM主数据；（5）牵头处理供应商违约、索赔、保险、不可抗力事件。2.3需求部门（1）提交经部门负责人签字的需求申请，附技术规范、预算来源、交付里程碑、验收标准；（2）指派技术评委参与评标，对技术评分结果负责；（3）按合同组织验收，出具《验收报告》；（4）对因需求变更导致的追加成本或延期承担第一责任。2.4财务部（1）审核预算额度、付款节点、税务条款、外汇风险；（2）依据合同及验收单据办理付款；（3）建立采购价格基准库，对异常波动发出预警。2.5法务与合规部（1）审查合同条款与合规风险，出具《法律意见书》；（2）对反腐败、出口管制、数据跨境传输、ESG条款进行专项把关；（3）受理供应商申诉、员工举报，组织调查。2.6审计部（1）每年对采购业务实施专项审计，覆盖率不低于交易金额的25%；（2）对关键岗位实施三年一轮离任审计；（3）跟踪整改完成率，纳入高管绩效考核。2.7信息化部（1）保障SRM、ERP、OA、电子签章、区块链存证系统7×24小时稳定运行；（2）每年组织渗透测试与等保测评；（3）对采购大数据进行脱敏后向采购中心提供分析接口。第三章采购分类与分级3.1按金额分级（1）战略采购：年度预计金额≥5000万元或占公司年营收≥1%的品类；（2）重大采购：单笔或年度框架≥1000万元；（3）一般采购：单笔≥10万元且低于重大标准；（4）低值易耗：单笔<10万元。3.2按风险分级（1）高风险：涉及核心技术、唯一来源、长周期进口、ESG敏感、国家特许资质；（2）中风险：质量对最终产品性能影响较大、交付窗口紧张；（3）低风险：标准化程度高、市场供给充足、可即时替代。3.3按频次分类（1）重复性：年度需求≥3次且规格固定；（2）项目型：随项目一次性发生；（3）应急：抢险、安全、环保突发事件所需。第四章采购方式与适用条件4.1公开招标：政府强制招标目录内、战略采购、重大采购中技术复杂或社会影响大的子项。4.2邀请招标：供应商池≥5家且技术差异度大、公开招标成本过高。4.3竞争性磋商：技术方案需深度互动、价格非唯一决胜因素、紧急程度较高。4.4询比价：一般采购、标准统一、金额低于200万元。4.5电子竞价：规格清晰、供应商≥3家、价格权重≥70%。4.6定向委托：（1）唯一来源需满足“技术专利、配套兼容、追加订单、抢险应急”四情形之一；（2）金额<50万元由采购中心总经理审批；50—500万元由采管会审批；≥500万元报董事会追加授权。4.7内部调拨：集团内部关联公司库存富余、价格按成本加成5%核算，免招标。4.8电商直采：低值易耗、MRO标准品，通过公司自营商城下单，自动比价，月结集中付款。第五章采购计划与预算5.1需求滚动预测（1）销售部门每月15日前上传未来12个月滚动销售预测；（2）计划部依据BOM、库存、在途、安全库存，运行MRP生成《物料需求计划》；（3）固定资产与软件需求由使用部门在年度预算编制阶段一次性提交，年中调整幅度>10%须书面说明。5.2预算控制（1）采购中心在ERP中设置“预算冻结”阈值，超预算5%系统自动拒单；（2）确因市场突变需追加预算，由需求部门发起《预算调整单》，经CFO、CEO联签后生效；（3）对战略采购设置“价格弹性池”，按年度营收0.2%提取，用于对冲大宗商品暴涨。5.3采购计划发布采购中心在每年12月31日前发布下年度《集中采购目录》，列明招标批次、时间节点、预估金额、供应商资质门槛。第六章供应商全生命周期管理6.1准入（1）资料审查：营业执照、财务三表、纳税信用、社保缴纳、专利证书、ESG自评；（2）现场审核：质量、交付、成本、研发、合规五维度评分，≥80分合格；（3）试样与小批量：连续三批合格率≥98%方可进入《合格供应商名录》。6.2分类（1）战略供应商：交易额占比Top10%且技术不可替代；（2）核心供应商：质量、交付、成本、服务综合评分≥90；（3）一般供应商：满足基本资质，评分70—89；（4）观察名单：评分60—69，限期整改；（5）黑名单：评分<60或出现重大合规事件，三年内禁止参与投标。6.3绩效评价（1）月度评价：交付准时率、批次合格率、发票及时率；（2）季度评价：成本下降提案、技术创新、售后服务响应；（3）年度评价：综合得分=月度平均×40%+季度平均×30%+年度审核×30%；（4）结果运用：战略供应商优先付款、联合媒体宣传；观察名单供应商暂停投标资格；黑名单供应商在官网公示。6.4退出（1）主动退出：提前30日书面通知，结清尾款，封存知识产权；（2）强制退出：出现行贿、环保处罚、数据泄露、重大安全事故，立即冻结账户，启动替代方案。第七章采购申请与审批流7.1申请节点（1）需求部门在SRM提交《采购申请单》，字段包括：物料编码、数量、预算科目、期望交付日、技术附件；（2）系统自动校验预算余额、库存、供应商状态；（3）金额<10万元由部门经理审批；10—100万元由分管副总审批；≥100万元由采购中心总经理审批。7.2技术规范书（1）必须包含功能描述、性能指标、接口标准、环保法规、质保年限、备件可得性；（2）对专利、源代码、二次开发需求须单独列示；（3）技术规范书变更须重新履行审批，变更次数>3次须书面说明。7.3采购立项采购中心在收到审批通过的申请后2个工作日内完成立项，生成《采购项目编号》，并指定采购经理、技术评委、商务评委、法务评委。第八章招标与评标8.1招标文件（1）由采购经理起草，技术、法务、财务会签；（2）包含投标人须知、技术规范、合同草案、评分细则、廉洁承诺、ESG承诺；（3）售价：电子标书免费，纸质标书按印刷成本收费，最高不超过500元。8.2公告与邀请（1）公开招标在国家指定媒介及公司官网同步发布，公告期≥5日；（2）邀请招标须向≥5家合格供应商发出邀请函，并同步抄送审计部。8.3澄清与修改（1）投标截止前3日可书面澄清，采购中心统一答复并上传平台；（2）修改技术条款须顺延投标截止日≥3日。8.4开标（1）时间、地点与公告一致；（2）由采购中心、审计部、投标代表共同拆封；（3）现场宣读价格、工期、质保期，同步录屏存档。8.5评标委员会（1）成员5—9人，技术、商务、法律、财务、使用方代表比例3:2:1:1:1；（2）专家库随机抽取，隔夜隔离，手机封存；（3）打分采用“技术70分+商务30分”或“技术50分+价格50分”模型，价格分统一用低价满分法。8.6异常处理（1）有效投标<3家，流标并公示；（2）报价均超过预算10%，启动二次招标或变更采购方式；（3）发现串标迹象，立即暂停并移交合规部。第九章合同管理9.1合同文本（1）优先使用公司发布的示范文本；（2）对付款、违约、知识产权、保密、不可抗力、争议解决六条款不得随意删减；（3）金额≥1000万元的合同须由法务部总经理亲签。9.2合同谈判（1）记录谈判纪要，双方签字确认；（2）对价格、交付、质保、索赔四项变更须重新走系统审批；（3）谈判小组成员≥3人，其中法务、财务必须到场。9.3合同签署（1）电子签章与实体公章具有同等效力；（2）合同签署后2个工作日内上传SRM并生成合同台账编号；（3）合同正本一式两份，双方各执一份，副本分送财务、审计、档案室。9.4合同履行（1）建立“红绿灯”预警：进度延迟>5%自动黄灯，>10%红灯抄送高管；（2）对关键路径物资设置“驻厂监造”或“飞行检查”；（3）变更管理：需求部门提出《合同变更单》，变更金额≤10%由采购中心审批，>10%须原审批链重新会签。9.5合同关闭（1）尾款支付前须完成质保期验收、资料移交、尾料处理；（2）采购中心出具《合同关闭报告》，审计部随机抽查10%归档质量。第十章交付与验收10.1交货通知供应商在发货前48小时在SRM上传《发货通知单》，含箱单、批次号、序列号、质保书。10.2到货交接（1）仓库按《外购入库检验标准》进行数量、外观、包装检验；（2）需第三方检验的，由采购中心委托SGS/BV等机构，费用在合同中约定；（3）检验不合格出具《不合格报告》，供应商须在48小时内给出纠正措施。10.3质量验收（1）关键指标按AQL0.65抽样；（2）需现场调试的设备，运行≥72小时无故障方可签署《最终验收证书》；（3）软件验收须通过功能、性能、安全、渗透四项测试，源代码托管至第三方escrow。10.4资料移交（1）设备类：操作手册、维修手册、备件清单、培训视频、CE/FCC证书；（2）工程类：竣工图、材质单、焊口探伤、压力试验记录；（3）服务类：过程文档、交付物、验收报告、满意度调查。第十一章付款与税务11.1付款方式（1）国内贸易：预付款≤30%，货到验收合格付款≤60%，质保金≥10%；（2）国际贸易：即期信用证90%，验收后TT10%；（3）电商直采：月结+30日，系统自动对账。11.2发票管理（1）增值税专用发票须在开票日15日内送达；（2）发票税率、品名、规格、金额与合同、入库单、付款单四单一致；（3）丢失发票须在24小时内登报声明，财务部协助补办。11.3外汇与保值（1）美元、欧元合同金额≥100万美元须做远期结汇锁定；（2）汇率波动>3%触发重新评估预算；（3）采用人民币跨境结算的，须向银行申请CNH账户。第十二章价格与成本分析12.1成本模型（1）原材料占比、加工费、管理费、利润、税金、运费、保险、汇率、关税八要素；（2）每季度更新基准，偏差>5%触发询价；（3）对战略品类建立“应该成本”系统，AI抓取LME、上海钢联、ICIS数据。12.2价格审计（1）审计部每年抽取价格降幅最大与最小的前20名物料进行专项审计；（2）发现异常低价，重点核查是否偷工减料；异常高价，核查是否存在利益输送。12.3降本激励（1）年度降本目标按上一年采购额2%设定；（2）降本金额按“净现值法”计算，节省的50%奖励给项目团队，其中10%直接奖励个人，封顶50万元。第十三章应急采购与不可抗力13.1应急定义因自然灾害、政府管制、产线断供、舆情危机，不立即采购将造成人员伤害、环保处罚、产线停产、媒体曝光。13.2授权应急采购由值班总经理口头授权，2小时内补录系统，24小时内补齐书面审批。13.3供应商选择优先在合格供应商名录内就近调货；名录外需现场核实资质，事后补充准入。13.4价格控制应急采购价格可高于市场价≤15%，超出部分须书面说明并报采管会备案。13.5记录与报告应急采购结束后3日内出具《应急采购专项报告》，审计部进行事后审计。第十四章信息系统与数据治理14.1系统架构（1）SRM：供应商管理、寻源、合同、绩效；（2）ERP：预算、订单、库存、应付；（3）BI：成本分析、dashboards、移动审批；（4）区块链：关键标书哈希值存证，防篡改。14.2主数据标准（1）物料编码采用GTIN+流水号，长度≤18位；（2）供应商编码统一社会信用代码+2位流水；（3）合同编号：CG+年份+品类字母+6位流水。14.3权限矩阵（1）采购经理：查看全品类、维护供应商；（2）技术评委：仅查看技术附件、打分；（3）财务人员：查看价格、付款节点，不可修改技术参数；（4）系统管理员：无业务操作权，所有变更须双人复核。14.4数据备份（1）本地双机热备+异地容灾，RPO≤15分钟；（2）关键数据保留≥10年，满足税务、审计、诉讼调阅。第十五章监督、问责与奖励15.1监督机制（1）三道防线：业务部门、内控内审、外部审计；（2）举报渠道：电话、邮箱、微信、小程序，24小时受理；（3）对举报人严格保密，查实后按挽回损失1—5%奖励，最低5000元。15.2问责条款（1）未经审批擅自采购，责令退赔，并给予记过至开除处分；（2）泄露标底、收受贿赂，涉案金额≥1万元一律移交司法机关；（3）因重大过失导致公司损失，按损失额1—10%扣减绩效，并冻结股权激励。15.3奖励条款（1）年度“金牌采购项目”评选前3名