公司采购管理制度与规范

公司采购管理制度与规范第一章总则第一条为统一采购语言、固化最佳实践、降低全生命周期总成本，公司依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》及行业监管细则，结合内部控制基本规范，制定本制度。第二条本制度所称“采购”是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣、交换、赠与附带义务等变相取得行为。第三条采购管理遵循“战略引领、预算约束、质量优先、阳光透明、数字赋能、风险可控”六大原则，任何部门或个人不得通过化整为零、变更形态、指定品牌等方式规避本制度。第四条本制度适用于总部、分公司、控股子公司及项目部，境外机构在不违反当地法律的前提下参照执行。第二章组织与职责第五条董事会下设“采购与供应链管理委员会”（以下简称“采委会”），由财务、法务、运营、质量、信息化、纪检等部门负责人及外部专家组成，职责包括：审批年度采购战略、重大采购事项、供应商准入与退出、采购绩效与问责。第六条采购中心为归口管理部门，设战略采购部、招标部、履约管理部、供应商管理部、数据分析部，实行“采管分离、招标分离、履约分离、支付分离”四分离机制。第七条需求部门负责提出技术规范、预算依据、验收标准，参与供应商考察、评标、验收，并对需求变更引起的后果承担责任。第八条财务部负责采购预算编制、资金计划、支付审核、资产入账，对超预算、超合同、超进度支付拥有一票否决权。第九条法务部负责审查合同条款、知识产权、合规风险，出具法律意见书；对重大争议案件代理诉讼或仲裁。第十条纪检审计部对采购全过程实施嵌入式监督，拥有调阅系统日志、约谈当事人、封存证据、直接上报董事会审计委员会的权力。第三章采购分类与编码第十一条采购按“物资、工程、服务”三大类别管理，再细分为A、B、C三级：A级：单批次金额≥1000万元或核心技术、战略资源、安全敏感；B级：100万元≤单批次金额＜1000万元；C级：单批次金额＜100万元。第十二条公司建立“采购品类树”，采用“UNSPSC+内部流水码”双编码，实现一物一码、一码到底，编码规则由采购中心统一维护，任何部门不得擅自增删。第十三条对A级物资实行“品类经理制”，由战略采购部指定品类经理，负责市场洞察、成本模型、供应商池、技术路线图、生命周期管理。第四章采购方式与适用情形第十四条公开招标：A级工程、A级服务、A级物资原则上必须公开招标，招标公告在国家指定媒介及公司采购平台同步发布，公告期不少于5个工作日。第十五条邀请招标：技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，潜在投标人不足三家的，经采委会批准可邀请招标，邀请对象不少于五家且需在供应商库内评级为“优秀”。第十六条竞争性谈判：出现不可预见的紧急需求、技术参数无法一次性确定、招标失败后重新招标仍失败的情形，由采购中心组织，纪检人员全程监督，谈判过程同步录音录像。第十七条询价采购：C级通用物资且价格透明、竞争充分，可在电子商城发布询价单，采用“反向竞拍”或“均价法”确定成交，最低价并非唯一中标条件，需综合考虑交付、质量、服务。第十八条单一来源：符合“唯一供应商、配套兼容、技术秘密、抢险救灾”四种法定情形，由需求部门提交《单一来源论证报告》，经采购中心、法务、纪检三方会签，采委会主任审批，并在公司内网公示不少于3个工作日。第十九条框架协议：对年度内多次零星需求、单价波动小的物资，可签订“单价框架协议+订单”模式，协议期不超过24个月，实际采购金额不得超过框架上限的150%。第五章采购计划与预算第二十条采购计划实行“年度—季度—月度”三级滚动管理，年度计划在每年9月启动，需求部门依据销售预测、产能规划、库存周转、项目里程碑提交《年度采购需求表》。第二十一条采购中心对需求进行“三性审查”：必要性、可行性、经济性，合并同类项、压缩规格型号、优化采购批次，形成《年度采购计划草案》，经财务部平衡预算后报采委会审批。第二十二条季度滚动调整：需求部门可在每季度最后一个月15日前提交调整申请，调整幅度超过±20%或新增A级物资，须重新履行审批。第二十三条月度执行：采购中心依据月度资金计划释放采购申请，对无预算、超预算、超标准配置的需求，系统自动冻结，特殊情形须董事长书面特批。第六章供应商全生命周期管理第二十四条供应商准入：实行“注册—尽调—评估—准入”四步流程。注册环节提交营业执照、财务报表、行业许可、ESG报告；尽调由第三方机构进行现场审核，重点核查股权结构、关联关系、诉讼记录、环保处罚；评估采用“定量+定性”模型，定量指标包括质量、交付、成本、服务、技术、合规、绿色、数字八维，权重分别20%、15%、20%、10%、15%、10%、5%、5%；准入需得分≥80分且无红色项。第二十五条分级管理：准入后按季度动态评分，≥90分为“优秀”，80–89分为“良好”，70–79分为“合格”，＜70分为“淘汰”。优秀供应商享受预付款比例提高、优先中标、快速结算、联合创新基金；淘汰供应商停止合作、冻结账户、列入黑名单三年。第二十六条供应商开发：采购中心每年制定《关键品类供应商开发路线图》，对技术垄断、价格垄断、地缘政治敏感品类，提前18个月启动“备份供应商”培育，通过技术辅导、资金扶持、联合认证等方式实现“可替代”。第二十七条供应商考核：建立“红黄牌”制度，出现重大质量事故、环保违规、商业贿赂、数据泄露直接红牌；交货延迟超过合同期10%、服务响应超时4小时黄牌，累计两张黄牌自动转为红牌。第二十八条供应商退出：黑名单供应商永久不得参与投标，其法定代表人及控股股东设立、控股、参股或实际控制的其它企业同步受限；退出信息同步至行业共享平台。第七章采购流程与操作细则第二十九条立项：需求部门在ERP系统提交《采购申请单》，上传技术规范书、预算批复、验收标准，系统校验预算余额、配置标准、库存可用量，自动生成立项编号。第三十条招标准备：招标部在立项后2个工作日内组建“招标小组”，成员不少于5人，其中技术、经济、法律、使用、纪检各1人；编制《招标文件》需包含技术条款、评分细则、合同草案、廉洁承诺书、ESG要求。第三十一条发标：招标公告在“中国招标投标公共服务平台”及公司采购门户同步发布，售卖标书时间不少于5日，售价按成本核定，最高不超过500元；提供电子标书下载，潜在投标人需完成CA认证。第三十二条开标：开标时间与投标截止时间一致，地点设在公司总部开标室，全程视频监控，投标人代表可远程视频见证；开标记录由招标小组、纪检、公证三方签字确认。第三十三条评标：采用“综合评分法”，价格分权重不低于50%，技术分权重不超过40%，商务分权重不超过10%；评标委员会由7人以上单数组成，其中外部专家占比不低于三分之一；评分结果系统自动汇总，评标报告由全体评委签字，任何成员拒绝签字须书面说明理由。第三十四条定标：评标报告经采购中心总经理审核、采委会主任批准后，在招标公告媒介公示中标候选人，公示期不少于3日；公示无异议，向第一中标候选人发出《中标通知书》，同时退还未中标人投标保证金。第三十五条合同签订：中标通知书发出后15日内完成合同签订，合同文本采用公司标准模板，变更条款须采用“差异表”逐条说明；合同需经法务、财务、质量、信息化、纪检五部门联审，任何一方未通过不得用印。第三十六条履约：供应商在交货前7日通过系统提交《发货通知单》，履约管理部组织到货验收，采用“三级验收”：包装初检、数量复验、性能终验；关键设备需进行厂内FAT、现场SAT、试运行SAT+168小时考核；验收不合格系统冻结付款，启动退换货或索赔流程。第三十七条付款：验收合格后供应商提交发票、验收单、质保函，财务在3个工作日内完成“三单匹配”，采用“预算—合同—发票—验收”四单联审，付款方式分为电汇、承兑、信用证、供应链融资，优先使用供应链票据，降低有息负债。第三十八条档案：采购档案实行“纸质+电子”双套制，保存期限15年，关键项目永久保存；电子档案采用区块链存证，确保不可篡改；任何人员调阅需经采购中心总经理、纪检负责人双签。第八章价格与成本管理第三十九条建立“成本拆解模型”，对A级物资拆解至原材料、加工费、人工、管销、利润五级，原材料价格挂钩LME、上海有色、普氏指数，系统自动触发调价机制。第四十条推行“目标定价”：在研发阶段采购中心提前介入，依据市场洞察设定“应达成本”，研发、设计、工艺、质量、供应商联合攻关，通过标准化、轻量化、集成化实现降本，目标定价未达成不得转入量产。第四十一条价格审计：对中标价格高于市场公允价10%以上的项目，审计部启动专项审计，重点核查围标串标、技术壁垒、内部泄密；对查实的价格虚高，按差额双倍扣回，并对责任人启动问责。第九章质量与交付管理第四十二条实行“质量保证金”制度，A级物资质保金不低于合同金额10%，质保期不少于24个月；质保期内出现非人为故障，供应商需在4小时内响应、24小时内到场、72小时内修复，否则公司可委托第三方维修，费用双倍扣除。第四十三条建立“交付红名单”：对连续12个月交付准时率100%、一次交验合格率≥99%的供应商，授予“卓越交付奖”，次年招标评分加2分；对交付延迟造成停线、项目拖期，按“每分钟500元”计算违约金，上不封顶。第四十四条推行“物流可视化”：要求供应商使用公司指定IoT设备，对运输轨迹、温湿度、震动、倾斜实时回传，数据接入公司供应链控制塔，异常自动预警。第十章数字化平台与数据治理第四十五条公司统一建设“云采购平台”，集成ERP、PLM、MES、WMS、财务共享、电子签章、区块链、OCR识别、RPA机器人，实现“需求—寻源—合同—履约—支付—评价”全在线。第四十六条平台采用“微服务+多云部署”，核心数据加密等级不低于三级等保，敏感字段采用国密算法；对关键操作实施“双因子认证+人脸识别”，系统日志保存不少于20年。第四十七条建立“采购数据资产目录”，对价格库、供应商库、合同库、质量库、风险库实行“一数一源一责”，任何部门不得擅自导出、复制、篡改；数据分析部每月发布《采购数据质量报告》，对异常数据启动清洗。第四十八条推行“智能预警”：平台内置12种算法模型，对围标串标、价格异常、供应商关联、评委打分偏离、验收异常、付款逾期实时预警，预警信息同步推送纪检、审计、财务。第十一章廉洁与合规第四十九条实行“廉洁承诺”全覆盖：需求、采购、评委、供应商四方在平台在线签署，承诺不以任何形式输送或收受回扣、佣金、股份、购物卡、旅游、子女入学等不当利益；违反承诺自愿接受“市场禁入+违约金+赔偿”三重处罚。第五十条建立“灰名单”制度：对赠送礼品价值≥200元、宴请人均≥300元、提供旅游、安排工作等灰色行为，一经查实，供应商列入灰名单12个月，期间暂停投标资格；员工按收受金额10倍扣减绩效，情节严重的解除劳动合同并移送司法。第五十一条推行“廉洁账户”：公司设立独立廉洁账号，供应商无法拒绝的礼品、现金可24小时内转入该账户，由纪检统一捐赠公益，逾期不缴视为受贿；员工主动上缴且登记完整的，可免予处分。第五十二条建立“廉洁风险地图”：对招标、评标、定标、验收、付款、售后六大环节绘制风险热力图，红色环节由纪检人员全程驻点，黄色环节采用“飞行检查”，绿色环节随机抽查比例不低于20%。第十二章应急采购与不可抗力第五十三条应急采购适用于“自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件”四大类，由应急指挥中心统一调度，采购中心启动“应急绿色通道”，可事后补审，但须在48小时内提交《应急采购备案表》。第五十四条应急采购方式优先采用“竞争性谈判+电子商城直采”，单价≤10万元可直接下单，10–100万元由采购中心总经理审批，≥100万元由董事长特批；所有应急采购需在事件结束后15日内完成专项审计。第五十五条不可抗力：因战争、封锁、禁运、疫情、极端天气导致供应商无法履约，采购中心在收到通知后3日内完成现场核实，可部分或全部免除违约责任，但供应商须提供不可抗力公证书、商会证明、媒体报道三套佐证材料。第十三章国际采购与贸易合规第五十六条对进口物资实行“两用物项”筛查，系统对接国家出口管制清单、美国BIS清单、欧盟双用途清单，命中即冻结，由法务出具合规意见。第五十七条进口采购优先使用FCA、CIF、DAP三种贸易术语，对A级设备要求卖方购买“产品责任险+运输一切险”，保险受益人指定为公司；信用证开立采用“即期不可撤销可转让”，单据严格遵循《跟单信用证统一惯例》（UCP600）。第五十八条汇率风险管理：对金额≥500万美元的进口合同，强制使用远期结售汇或货币互换，锁定比例不低于80%，避免汇兑损失。第十四章绿色采购与双碳管理第五十九条将“双碳”指标纳入招标文件，对高能耗产品设置“碳足迹”门槛，要求供应商提供ISO14064、ISO14067、PAS2050认证，碳排放数据需经第三方核查。第六十条建立“绿色供应商库”，对光伏、风电、氢能、储能、低碳材料给予技术加分5%，优先采购再生原料含量≥30%的产品；对一次性塑料、重金属超标、高VOCs产品实行“一票否决”。第六十一条推行“绿色物流”：对国内运输要求国六及以上排放标准，对跨省运输优先使用铁路、水路，降低碳排；对包装采用循环周转箱，年度回收率≥95%。第十五章知识产权与数据安全第六十二条对含专利、软件著作权、Know-how的采购，合同须明确知识产权归属、许可范围、侵权责任；对定制软件要求卖方开放源代码至公司指定托管平台，采用“源代码托管+密钥托管”双保险。第六十三条对涉及个人信息、生产数据、客户数据的云服务、软件、硬件采购，须通过网络安全审查、数据出境评估，签署《数据安全协议》，明确数据本地化、加密、脱敏、备份、删除义务。第十六章采购绩效与持续改进第六十四条建立“采购绩效仪表盘”，设置节约率、准时交付率、一次合格率、供应商满意度、合规事件、数字化率六大KPI，每月自动生成红黄绿灯，纳入部门绩效考核，权重占30%。第六十五条对节约金额实行“阶梯分