物业管理公司财务管理制度

物业管理公司财务管理制度第一章总则第一条为规范××物业管理有限公司（以下简称“公司”）财务行为，强化内部控制，提升资金使用效率，保障业主共有资金安全，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《物业服务收费管理办法》及公司章程，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各区域分公司、项目服务中心及独立核算的多种经营实体。第三条公司财务管理实行“统一制度、分级授权、预算先行、过程监控、结果考评”的原则，确保财务信息真实、完整、及时、可比。第二章财务组织与岗位职责第四条公司设立财务管理中心，垂直管理各项目财务工作，实行“财务负责人委派制”。财务管理中心下设会计部、资金部、预算与成本部、税务与风险部、信息化部。第五条财务岗位职责1.财务总监：全面负责公司财务战略规划、资金调配、重大投资及融资决策，向董事会汇报。2.财务经理：组织日常核算、预算、分析、税务、审计对接，对财务总监负责。3.项目财务主管：由财务管理中心委派，负责本项目收支、票据、合同付款、欠费催收、库存盘点，接受区域财务经理与项目经理双重考核，以财务条线考核权重占60%。4.出纳：实行“收支两条线”，不得兼任稽核、会计档案保管和收入账目登记；每日盘点库存现金，编制《现金日报》并上传影像系统。5.会计：按权责发生制进行账务处理，审核原始单据合规性，每月3日前完成上月凭证装订、12日前完成报表初稿。6.预算分析师：对接业务部门，建立“项目—业态—楼栋—客户”四级预算模型，滚动预测未来12个月现金流，偏差超过±5%触发预警。第三章会计核算制度第六条会计政策1.执行《企业会计准则第14号——收入》，对物业服务收入按履约义务分摊确认；2.公共收益按“代收代付”科目核算，期末余额须与业主委员会共管账户一致；3.固定资产单位价值≥2000元、使用年限≥1年的计入固定资产，采用年限平均法折旧；4.低值易耗品采用“一次摊销法”，领用时一次性计入成本。第七条会计科目设置在国标科目基础上增设“2221代收代付业主款”“5101物业服务成本”“5301公共收益分成”“5401多种经营成本”等科目，满足物业行业特色。第八条凭证管理1.原始凭证须具备“七要素”：名称、日期、填制单位、内容、数量单价金额、收款人签章、审批人签字；2.电子发票须通过“金税OFD”验证平台核验，打印件与电子档编号一致；3.记账凭证按月连续编号，附件张数须大写；错账更正采用“红字冲销法”，不得直接涂改。第四章资金管理制度第九条账户管理1.公司银行账户分“收入户、支出户、共管户、保证金户、维修资金专户”五类，收入户日终清零归集至总部支出户；2.未经财务总监书面批准，任何部门不得开设银行账户或第三方支付账户；3.POS机、扫码牌绑定收入户，禁止个人账户收款，违者按收款金额2倍扣减绩效。第十条现金管理1.库存现金限额：住宅项目≤5000元，商写项目≤10000元，超额24小时内送存银行；2.现金支付实行“事前申请—事中复核—事后盘点”，单笔≥2000元须转账支付；3.每月25日由财务经理、出纳、项目财务主管三方盘点，填写《现金盘点表》，差异率>1‰须书面说明并报审计部。第十一条资金计划与调度1.各项目每周一12:00前提交《周资金计划》，滚动四周；2.总部资金部根据计划缺口统一调配，内部拆借利率按银行同期LPR-50BP计息，拆借期限≤90天；3.逾期拆借利率上浮200BP，并扣减项目负责人当月绩效10%。第五章收费及欠费管理制度第十二条收费政策1.物业服务费、车位管理费、水电公摊费按政府指导价或合同约定执行；2.装修押金、出入证工本费、多种经营收入须明码标价，公示不少于15日；3.所有收费须开具增值税专用/普通发票，严禁白条、收据替代。第十三条收费流程1.客户通过“××生活”APP、微信小程序、POS、银行代扣、现金五种渠道缴费；2.收费员每日17:00前完成日结，系统生成《收费日报》，财务主管复核；3.现金缴费须当场打印发票，银行到账匹配T+1完成，未匹配款项列入“在途资金”科目，3日内清理。第十四条欠费催收1.欠费分级：M1（1-90天）、M2（91-180天）、M3（181-360天）、M4（360天以上）；2.M1由客服管家电话、短信催收，M2发律师函，M3启动仲裁，M4移交外部律师诉讼；3.欠费回收率纳入项目KPI，M1回收率≥95%，每降1%扣减绩效2%；4.坏账准备按账龄法计提：M210%、M330%、M4100%，经董事会批准后核销。第六章采购与付款管理制度第十五条采购分类1.经营性采购：保洁耗材、绿化化肥、秩序维护装备；2.资本性采购：电梯维保、消防改造、智慧停车系统；3.行政性采购：办公用品、员工工装、IT设备。第十六条供应商管理1.建立《合格供应商名录》，每年3月重新评价，评分维度：价格30%、质量30%、交付20%、服务20%；2.黑名单制度：出现贿赂、虚假发票、重大质量事故，永久禁入并公告。第十七条采购流程1.需求部门在ERP提交《采购申请单》，预算内≤1万元项目财务主管审批，1-5万元区域总经理审批，>5万元总部招标委员会集中招标；2.验收实行“三方验收”：使用人、仓库、财务，填写《物资验收单》，数量差异>2%拒收；3.付款须“四单匹配”：合同、发票、验收单、付款申请单，缺少任一单据财务拒付；4.资金支付采用“银企直联”，出纳制单、财务经理复核、财务总监授权，三级U-key由三人分管。第七章成本费用控制制度第十八条成本核算对象以“项目—业态—楼栋—服务单元”为最小核算对象，公共能耗按“可计量优先、面积分摊补充”原则分摊。第十九条成本定额1.保洁耗材：住宅0.45元/㎡/年、写字楼0.8元/㎡/年；2.绿化养护：乔木8元/株/年、草坪1.2元/㎡/年；3.秩序维护：人均服务面积≤3500㎡，超时部分按1.5倍人工单价计入成本。第二十条费用报销1.实行“一事一报”，差旅费按“高铁二等座、经济舱”标准，超标部分自理；2.业务招待费按“先审批、后发生”原则，单次≤500元区域负责人审批，>500元总部审批；3.电子发票须通过“税务数字账户”查验，重复报销系统自动预警；4.报销单须附“费用明细清单”，出租车票连号超过5张须书面说明。第八章预算管理制度第二十一条预算体系1.年度预算：每年10月启动“三下两上”流程，即总部下发模板、项目编制、区域汇总、总部质询、董事会批复；2.滚动预算：每季度末根据实际业务量、单价、费率调整未来12个月预测；3.项目全周期预算：交付前6个月完成“前三年运营预算”，测算盈亏平衡点。第二十二条预算科目收入预算细化至“物业费、车位费、水电公摊、多种经营、公共收益分成”五大类；成本预算细化至“人工、外包、能耗、维修、行政”五小类，人工再细分“基层、职能、社保、公积金”。第二十三条预算控制1.系统设置“预算池”，无预算不支付，特殊事项走“预算外流程”，须财务总监、总经理联签；2.每月5日出具《预算执行差异分析》，偏差>10%触发专题会；3.预算完成率与绩效奖金挂钩，完成率<85%取消当季度奖金，>110%按超额利润5%提取团队奖励。第九章固定资产管理制度第二十四条资产分类与编码1.房屋、机器、运输、电子、其他五大类，编码规则：公司代码-类别-年份-流水号，如“WY-03-2024-0001”；2.资产标签采用“亚银防撕材质”，粘贴位置：正面右上角，距边2cm。第二十五条资产采购与验收1.单价≥5万元须进行三家比价或招标；2.验收出具《固定资产验收报告》，附照片、序列号、保修卡，当月录入“资产云”系统。第二十六条折旧与减值1.折旧年限：房屋20年、运输设备6年、电子设备3年、其他5年，残值率5%；2.每年末进行减值测试，可收回金额低于账面价值时计提减值，未经董事会批准不得转回。第二十七条资产盘点1.每半年全盘一次，抽盘比例≥30%，盘点表须使用人、资产管理员、财务三方签字；2.盘亏净值≤1万元由区域总经理审批核销，>1万元报总部审计部专项核查。第十章公共收益与维修资金管理制度第二十八条公共收益范围电梯轿厢广告、道闸广告、场地租赁、快递柜、基站、自动售卖机等利用业主共有部分产生的收入。第二十九条账户设置1.公共收益存入“业主共管账户”，公司开设“2221代收代付”子科目，利息归全体业主；2.维修资金专户按政府指定银行开设，实行“三级审批”使用流程：业主委员会、街道办、房管局。第三十条分成与公示1.公共收益扣除合理成本后，按《物业服务合同》约定比例分成，公司最高不超过30%；2.每季度首月15日前，项目财务主管编制《公共收益收支明细表》，在小区公告栏、APP同步公示7日；3.业主有权查账，须提前3个工作日书面预约，项目财务主管提供原始凭证复印件并加盖骑缝章。第十一章税务管理制度第三十一条税种与税率1.物业服务一般纳税人6%，老项目简易计税5%；2.车位管理费按“不动产租赁”9%；3.水电公摊属于“代收代付”不确认收入，但须按“差额开票”流程操作。第三十二条发票管理1.发票专用章由税务与风险部保管，实行“用印审批—影像留存—限期回收”制度；2.电子发票开具后30日内须完成客户签收，系统未签收率>5%暂停开票权限；3.红字发票须上传《开具红字发票信息表》，审批链：开票员—税务会计—财务经理。第三十三条税务筹划1.合理利用“增值税加计抵减”政策，加计比例10%，建立台账备查；2.残疾人就业保障金按实际安置人数申报，安置率≥1.5%免缴；3.每年6月、12月进行税务健康检查，由第三方税务师出具《税务风险报告》。第十二章财务报告与分析方法第三十四条报表体系1.对外报表：资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注；2.对内报表：项目盈亏表、楼栋边际贡献表、客户欠费账龄表、能耗同比分析表；3.管理口径报表按“权责发生制+收付实现制”双口径编制，差异项单独列示。第三十五条分析指标1.盈利能力：毛利率≥15%、净利率≥6%；2.运营能力：应收账款周转天数≤60天、存货周转天数≤15天；3.偿债能力：流动比率≥1.2、资产负债率≤70%；4.成长能力：营业收入三年复合增长率≥10%。第三十六条分析报告每月8日前召开“财务分析例会”，采用“红绿灯”预警，红色指标须在一周内提交整改方案；连续三个月红色，启动专项审计。第十三章内部审计与监督制度第三十七条审计范围涵盖财务收支、经济合同、采购招标、资产管理、离任审计、专项审计。第三十八条审计权限1.内部审计部直接向董事会审计委员会汇报，具有检查、盘存、函证、抽样、复制、暂时封存权；2.被审计单位须于收到《审计通知书》2个工作日内提供完整资料，不得拒绝、拖延。第三十九条审计程序1.计划：每年1月发布年度审计计划，覆盖全部项目周期三年一轮；2.实施：采用风险导向审计，抽样比例≥30%，重要样本100%核查；3.出具《审计报告（征求意见稿）》，被审计单位3个工作日内反馈，最终报告抄送人力资源部纳入绩效；4.整改：建立《审计整改台账》，完成率<90%暂停该项目奖金发放。第十四章财务信息化管理制度第四十条系统架构1.财务核心：用友BIP云，核算、报表、合并、预算、资金、税务六大模块；2.业务前端：物业运营系统“××云”，收费、报事、工单、采购、库存与财务实时对接；3.数据仓库：采用“星型模型”，按日抽取、转换、加载，T+1出数。第四十一条权限管理1.角色权限矩阵：制单、复核、审批、查询、报表五级分离；2.超级权限须双人双钥，操作日志保留15年；3.离职人员账号当日冻结，区域HR在系统中标记“离职—冻结”，财务信息化部T+0完成。第四十二条数据备份1.本地实时备份+异地容灾备份，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；2.每月末刻录光盘一份，封存至总部档案室，保存期限10年。第十五章会计档案管理制度第四十三条归档范围包括纸质凭证、账簿、报表、合同、发票、银行对账单、审计报告、税务资料、电子备份。第四十四条装订与编号1.凭证按月装订，厚度≤4cm，封面注明月份、起止号、册数、保管人；2.账簿按年装订，启用表须写明启用日期、页数、责任人签字；3.电子档案采用PDF/A格式，文件名规则：年度+档案类别+起始编号，如“2024-凭证-0001-0930”。第四十五条保管期限1.年度财务报告永久保存；2.会计凭证、账簿、发票存根10年；3.银行对账单、纳税申报表10年；4.期满由档案管理员列出销毁清册，经财务总监、审计部、法务部联签后，采用碎浆方式销毁，全程录像存档3年。第十六章风险控制与应急预案第四十六条资金风险1.建立“资金池红线”：每日账户余额低于未来7天刚性支出时，自动触发预警，资金部2小时内提出调度方案；2.对外担保、委托理财、民间借贷一律禁止，违者解除劳动合同并追偿损失。第四十七条税务风险1.发票虚开、偷漏税，责任人按补缴税额10%承担违约金；2.被税务机关处罚，项目财务主管当年绩效清零，区域财务经理降薪20%。