2026年燃气供应公司通讯费用核算管理制度

2026年燃气供应公司通讯费用核算管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司通讯费用核算全流程管理工作，保障通讯费用支出合规、核算准确、管控有效，降低非生产性运营成本，依据《企业财务通则》《企业会计准则》及公司费用管控、财务管理等制度要求，结合燃气供应行业通讯使用特点（如场站远程沟通、外勤人员移动通讯需求）和实际管理需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有通讯费用的核算管理，包括固定电话费用（办公座机、场站专用座机）、移动通讯费用（员工工作手机话费、流量费）、办公网络费用（宽带、专线）、专用通讯设备费用（对讲机、调度通讯终端）、通讯线路租赁费用等；适用于公司财务部、行政部、各业务部门（生产运营部、工程部、各储配站/调压站）及所有享受公司通讯费用补贴的员工，核算结果作为费用报销、成本归集的核心依据。第三条基本原则通讯费用核算遵循“标准管控、据实核算、专款专用、分级审批、公开透明”的基本原则：标准管控是指按岗位制定差异化通讯费用补贴标准，超标准部分不予报销；据实核算是指以真实通讯消费凭证为依据核算费用，严禁虚开、虚报；专款专用是指通讯费用仅限公司办公所需，严禁列支个人非办公通讯支出；分级审批是指按费用金额和类型划分审批层级，确保审核到位；公开透明是指定期公示通讯费用支出情况，接受员工监督。第四条术语定义本制度所指“通讯费用核算”是指财务部对公司各类通讯支出的凭证审核、金额核对、成本归集、账务处理的全过程；“通讯费用补贴”是指公司按岗位标准为员工发放的移动通讯费用补助（含实报实销、定额补贴两种形式）；“专用通讯设备”是指为满足燃气场站调度、外勤巡检等工作配备的对讲机、工业级通讯终端等设备；“合规凭证”是指通讯运营商开具的增值税发票、费用详单等可作为财务核算依据的正式单据。第二章职责分工第五条财务部职责财务部是通讯费用核算的牵头管理部门，主要职责：（一）制定通讯费用核算细则和成本归集标准，明确核算口径和账务处理要求；（二）审核各部门提交的通讯费用报销凭证，核对费用金额、消费明细与补贴标准的一致性；（三）按月完成通讯费用的账务处理，归集至对应成本费用科目；（四）定期开展通讯费用分析，对比预算与实际支出，识别异常支出并预警；（五）建立通讯费用核算台账，记录费用类型、金额、报销人、核算结果等信息；（六）配合审计部门开展通讯费用专项核查，提供核算相关财务资料。第六条行政部职责行政部职责：（一）制定各岗位通讯费用补贴标准，报管理层审批后执行，每年根据业务需求调整一次；（二）统一管理公司固定电话、办公网络、专用通讯设备的开户、续费、销户等事宜；（三）收集公司统一支付的通讯费用凭证（如宽带费、场站座机费），整理后提交财务部核算；（四）审核员工个人通讯费用报销申请，核对报销金额是否符合补贴标准、消费明细是否为办公用途；（五）建立通讯设备及线路管理台账，记录设备使用、线路租赁等情况；（六）对接通讯运营商，洽谈合作价格，降低整体通讯费用支出。第七条各业务部门职责各业务部门（生产运营部、工程部、基层场站等）职责：（一）指定专人负责本部门通讯费用报销对接工作，收集员工个人通讯费用凭证；（二）审核本部门员工通讯费用报销申请的真实性，确认消费金额与工作需求匹配；（三）按公司标准使用专用通讯设备，严禁挪作个人使用，及时上报设备故障；（四）配合行政部、财务部核查通讯费用使用情况，说明异常支出原因；（五）提出本部门通讯费用优化建议，合理控制通讯成本。第八条员工职责公司所有享受通讯费用补贴的员工职责：（一）按岗位标准使用通讯服务，保留真实、完整的通讯费用消费凭证；（二）在规定时限内提交费用报销申请，如实填写消费明细和办公用途说明；（三）严禁将个人非办公通讯支出混入公司费用报销，严禁虚报、多报通讯费用；（四）配合行政部、财务部核查通讯费用消费情况，提供相关证明材料；（五）使用公司专用通讯设备时，遵守设备使用规范，妥善保管设备。第三章通讯费用核算全流程管理第九条费用标准制定与公示（一）行政部根据岗位工作性质（如外勤巡检、场站调度、内勤办公）制定差异化通讯费用补贴标准：外勤岗位（如巡线员、工程技术员）实行实报实销（设定月度上限），调度岗位实行定额补贴，内勤岗位按基础标准补贴；（二）专用通讯设备费用（对讲机租赁费、维修费）按实际使用数量和运营商报价核定年度预算；（三）费用标准经总经理办公会审批后，由行政部公示，公示期不少于3个工作日，无异议后正式执行。第十条费用凭证收集与初审（一）公司统一支付的通讯费用（办公宽带、场站座机费），由行政部在收到运营商发票后3个工作日内整理凭证，附费用明细单提交财务部；（二）员工个人通讯费用，由员工在每月10日前提交上月报销申请（含发票、话费详单），经部门负责人审核后提交行政部；（三）行政部对报销凭证进行初审，核查发票真伪、金额是否超标准、明细是否为办公用途，初审不合格的退回员工补充材料。第十一条费用核算与审核（一）财务部收到行政部提交的通讯费用凭证后，5个工作日内完成核算：核对发票信息与税务要求的一致性，匹配费用金额与补贴标准，划分成本归集科目（如管理费用、生产成本）；（二）对实报实销类费用，核查话费详单中办公通话占比，非办公占比过高的核减报销金额；（三）对定额补贴类费用，直接按标准核算，无需核对明细；（四）核算完成后，财务部出具审核意见，审核通过的进入付款流程，审核不通过的退回行政部说明原因。第十二条费用支付与账务处理（一）公司统一支付的通讯费用，财务部按审核结果向运营商完成付款，付款后及时取得银行回单，作为账务处理凭证；（二）员工个人通讯费用，财务部在审核通过后，于每月20日前将费用发放至员工工资账户或报销账户；（三）财务部按月将通讯费用归集至对应科目：办公区域通讯费用计入管理费用，场站、工程现场通讯费用计入生产成本，专用通讯设备费用计入低值易耗品摊销；（四）每月结束后10个工作日内，完成通讯费用账务核对，确保账实相符。第十三条费用核查与异常处理（一）财务部每季度对通讯费用支出开展专项核查，重点核查超标准报销、高频次报销、异常大额支出等情况；（二）发现异常支出（如员工虚报话费、非办公费用列支），立即暂停付款，由行政部核实情况；（三）核实确认为违规支出的，追回已报销金额，纳入员工绩效考核；（四）对运营商收费错误导致的费用异常，由行政部对接运营商核实并申请退费，退费金额冲减对应成本科目。第四章监督考核与违规追责第十四条监督考核要求（一）财务部每月统计各部门通讯费用支出情况，每季度向管理层提交费用分析报告，对比预算执行情况；（二）行政部每年评估通讯费用补贴标准的合理性，结合业务变化调整标准，确保成本可控；（三）将通讯费用管控效果纳入部门绩效考核，费用支出低于预算且无违规情况的部门给予表彰；（四）建立通讯费用违规举报机制，对举报属实的员工给予奖励。第十五条违规追责（一）员工虚报、多报通讯费用，首次违规扣减绩效300元，追回违规金额，二次违规扣减绩效800元，取消当年通讯补贴资格；（二）部门负责人未审核出本部门员工违规报销的，扣减绩效500元，限期整改；（三）行政部未按标准审核费用、财务部未据实核算费用的，扣减相关责任人绩效500元，离岗培训；（四）因审核失职导致公司通讯费用损失的，扣减相关责任人绩效1000元，情节严重的调整岗位；（五）将公司通讯设备挪作个人使用、造成设备损坏的，员工承担维修费用，扣减绩效300元。第五章附则第十六条制度解释本制度由公