影视协会场地使用管理实施制度

影视协会场地使用管理实施制度第一章总则第一条为规范影视协会场地使用管理，提高场地资源利用效率，保障会员及相关单位合法权益，维护场地安全与秩序，促进影视行业交流合作与创作发展，根据《中华人民共和国公共文化服务保障法》《社会团体登记管理条例》及《XX影视协会章程》，结合协会实际，制定本制度。第二条本制度适用于XX影视协会（以下简称“协会”）自有或长期租赁的各类场地，包括但不限于专业影棚、多功能会议室、影视培训教室、会员作品展示中心及公共休息区等（以下统称“协会场地”）。第三条协会场地使用遵循“统筹规划、合理分配、安全规范、服务会员”原则，优先保障会员单位及个人会员的创作、交流、培训等需求，兼顾行业合作与公共文化服务功能。第二章管理机构与职责第四条协会综合办公室为场地管理的统筹部门，下设场地管理组（以下简称“管理组”），负责场地使用的日常管理、审批、监督及维护协调工作。具体职责包括：（一）制定场地使用年度计划，优化资源配置；（二）受理场地使用申请，组织审批与现场核查；（三）监督场地使用过程，检查安全与卫生规范落实情况；（四）协调技术部、安保部、物业等部门开展设备维护、安全保障及清洁服务；（五）建立场地使用档案，记录申请、审批、使用及维护信息。第五条技术部负责场地专业设备（如灯光、录音、摄影器材等）的日常维护、调试及操作指导；安保部负责场地消防、监控等安全设施的检查，制定应急预案；物业部门负责场地环境卫生清洁及公共区域设施维护。第六条各会员单位及个人会员应配合管理组工作，遵守场地使用规范，反馈使用需求与建议。第三章场地分类与功能定位第七条协会场地按功能划分为以下五类，具体配置与使用限制如下：（一）专业影棚（A/B区）-配置：A区（300㎡）含环幕绿幕、轨道灯光、4K摄影设备；B区（150㎡）含固定灯光组、录音棚及基础拍摄器材。-功能：会员影视拍摄、短片制作、广告录制等专业创作活动；原则上不用于商业盈利性拍摄（经审批的会员合作项目除外）。（二）多功能会议室（1-3号）-配置：1号（80㎡）含投影屏、音响系统及20人会议桌；2号（50㎡）含移动座椅及电子白板；3号（30㎡）含视频会议设备。-功能：协会理事会、会员代表大会、行业研讨会、项目路演等会议活动；单次使用人数不超过场地最大容量（1号≤30人，2号≤20人，3号≤10人）。（三）影视培训教室（1-2楼）-配置：1楼（60㎡）含影视后期制作电脑（20台）、教学投影；2楼（40㎡）含编剧创作工作台（15席）及案例资料库。-功能：影视制作技术培训、编剧课程、行业经验分享会等；优先开放给协会认证的培训机构及会员单位组织的公益培训。（四）会员作品展示中心（1楼东侧）-配置：多媒体展墙（可播放影像作品）、实物展柜（存放剧本手稿、道具等）、观众休息座椅（10席）。-功能：会员优秀影视作品展播、创作成果展示、行业交流观展等；展览内容需经协会艺术委员会审核，确保符合社会主义核心价值观。（五）公共休息区（1楼大厅、2楼连廊）-配置：沙发座椅、饮水机、报刊架（放置行业期刊及协会会刊）。-功能：会员日常交流、临时接待及等候休息；禁止开展商业推广或聚集性活动。第四章场地使用申请与审批第八条申请主体（一）协会个人会员（需持有有效会员证）；（二）协会会员单位（需提供单位会员证明及联系人授权书）；（三）经协会认可的合作机构（需提供合作协议及活动备案材料）。第九条申请条件（一）活动内容符合协会宗旨（推动影视行业发展、服务会员需求、传播优秀文化）；（二）活动方案具备可行性，无安全隐患或违反法律法规风险；（三）个人会员需无历史违规记录（近1年内未因场地使用违规被处罚）；（四）会员单位需按时缴纳年度会费，且无重大失信行为。第十条申请材料（一）《XX影视协会场地使用申请表》（需填写使用人信息、场地类型、使用日期/时段、活动内容、参与人数、设备需求等）；（二）活动方案（含具体流程、安全措施、应急预案）；（三）安全承诺书（承诺遵守场地管理规范，承担活动安全责任）；（四）合作机构需额外提交合作协议复印件（加盖公章）。第十一条审批流程（一）提交申请：申请人通过协会官网“场地申请”模块或线下提交纸质材料，管理组于3个工作日内确认材料完整性；材料不全的，一次性告知补正要求。（二）初审：管理组对活动内容、申请主体资格及场地可用性进行初审，5个工作日内出具初审意见；初审不通过的，书面说明理由。（三）现场核查：对使用专业影棚、培训教室等需专业设备支持的场地，管理组联合技术部进行现场核查（2个工作日内完成），确认设备匹配度及安全条件。（四）审批决定：初审及现场核查通过后，提交协会分管领导审批（3个工作日内）；审批结果通过短信、邮件或官网公告反馈申请人。（五）紧急申请：因突发行业交流、公益拍摄等需紧急使用场地的，申请人可电话报备管理组，24小时内补交材料，管理组优先审批（48小时内反馈结果）。第十二条场地使用确认审批通过后，申请人需于3个工作日内与管理组签订《场地使用协议》，缴纳押金（专业影棚2000元/次，其他场地500元/次），领取《场地使用确认单》；未按期办理的，视为自动放弃使用权。第五章场地使用规范第十三条时间管理（一）使用时段：工作日9:00-18:00（含）为常规时段；18:00-22:00为延时时段，需提前3个工作日申请并额外缴纳50%场地使用费；法定节假日使用需提前7个工作日申请。（二）单次使用时长：专业影棚不超过3天（连续使用需每日清场检查）；会议室、培训教室不超过8小时/次；展示中心展览周期不超过15天（特殊情况经审批可延长）。（三）超时处理：因特殊原因需超时使用的，需提前2小时向管理组提交书面申请，经同意后按实际超时时长计费（常规时段100元/小时，延时时段150元/小时）；未申请超时的，管理组有权终止使用并扣除押金。第十四条设备管理（一）申请人需提前3个工作日提交设备使用清单（如灯光、摄影器材等），管理组协调技术部调试设备并交接；使用前需签署《设备交接确认单》，使用后按清单归还。（二）专业设备需由协会技术人员或经认证的操作人员使用；未经允许擅自操作导致设备损坏的，按原价120%赔偿。（三）设备自然损耗由协会承担维护费用；人为损坏（如操作不当、暴力使用）由使用人全额赔偿，情节严重的追加违约责任。第十五条人员管理（一）进入场地人员需佩戴《场地使用证》（由管理组统一发放），外来人员需登记姓名、身份证号及联系方式，严禁无关人员进入。（二）专业影棚、培训教室等区域禁止携带食物、饮料（瓶装水除外）；公共休息区禁止吸烟、大声喧哗或堆放私人物品。（三）活动参与人数不得超过场地最大容量（以管理组核定为准），超过30人的活动需提前报备安保部并制定分流方案。第十六条安全管理（一）申请人需在活动前对参与人员进行安全培训（如消防通道位置、应急联系人等）；活动期间需安排1名安全负责人全程在场。（二）严禁在场地内使用明火、存放易燃物品；临时用电需使用协会指定线路，功率不得超过5000W（专业影棚除外）。（三）发生安全事故（如设备故障、人员受伤）时，需立即联系管理组（24小时值班电话：XXX-XXXXXXX），并配合调查处理；隐瞒不报的，扣除全部押金并追究责任。第十七条环境卫生管理（一）使用前：申请人需检查场地卫生，发现问题及时联系物业处理；（二）使用中：禁止在墙面、设备上张贴、刻画，垃圾需分类投放至指定容器；（三）使用后：申请人需自行清理活动垃圾，恢复桌椅、设备至初始状态；管理组验收通过后退还押金（扣除损坏赔偿或清洁费用）。第十八条宣传管理（一）活动宣传资料（含海报、短视频等）需经管理组审核，确保内容真实、符合协会形象；（二）禁止在场地内擅自悬挂横幅、张贴广告；需设置宣传物料的，需提前提交设计稿并经审批；（三）使用场地拍摄的影视作品，需在片尾标注“支持单位：XX影视协会”（时长不少于3秒）。第六章场地维护与责任第十九条日常维护（一）技术部每月对专业设备进行全面检修，记录维护日志；发现故障需24小时内修复，无法修复的及时更换备用设备；（二）物业部门每日对公共区域（休息区、走廊）进行清洁，每周对会议室、培训教室进行深度打扫；（三）管理组每季度组织场地安全检查（消防设施、电路、通风系统等），形成检查报告并公示。第二十条使用后验收（一）活动结束后，申请人、管理组代表及技术部人员共同验收场地及设备；（二）验收内容包括设备完好性、环境卫生、物品归位情况；验收合格后签署《场地使用验收单》；（三）验收不通过的，管理组需当场指出问题，申请人需在24小时内整改；未整改的，从押金中扣除整改费用（50-1000元）。第二十一条责任划分（一）因协会设备老化、维护不到位导致的损失（如拍摄中断、设备故障），由协会承担直接损失并赔偿申请人合理费用；（二）因使用人操作不当、违规行为导致的损失（如设备损坏、场地污染），由使用人承担全部责任；（三）第三方原因（如外部供电中断、自然灾害）导致的损失，双方协商解决，协会不承担违约责任。第二十二条保险机制（一）使用专业影棚拍摄贵重道具（估值超5万元）或举办50人以上活动的，申请人需自行购买场地责任险（保额不低于50万元），并向管理组提交保单复印件；（二）协会为场地公共设施购买财产险（保额200万元），覆盖火灾、盗窃等风险。第七章监督与奖惩第二十三条监督机制（一）管理组每月抽查场地使用情况（重点检查安全规范、设备维护），每季度向理事会提交《场地管理工作报告》；（二）设立会员监督渠道（邮箱：XXX@XX.com，电话：XXX-XXXXXXX），受理违规使用举报；经核实的举报，对举报人给予50-200元奖励（现金或协会服务券）；（三）对合作机构的使用情况，纳入年度合作评估，违规记录作为下一年度合作续约的重要依据。第二十四条奖励措施（一）年度内无违规记录且场地使用效率高（如多次用于公益培训、优秀作品拍摄）的会员单位或个人，授予“场地规范使用先进单位/个人”称号，并优先审批下一年度场地申请；（二）对场地维护提出有效建议（如设备改进、流程优化）并被采纳的，给予200-500元奖励或免费使用场地1次（3小时内）。第二十五条惩罚措施（一）首次违规（如未按时清场、设备未归位）：口头警告，扣除押金10%；（二）二次违规（如超时使用未申请、擅自操作专业设备