行政办公标准操作流程手册

行政办公标准操作流程手册一、手册目的与适用范围为规范行政办公全流程操作，提升工作效率、保障办公秩序，本手册明确行政办公各环节的标准流程与操作要求，适用于企业/单位行政管理人员及涉及行政协作的岗位人员，作为日常办公的操作指引与合规依据。二、办公环境管理流程（一）办公区域维护1.日常清洁管理每日上班前，行政值班人员需检查办公区域卫生状况，督促保洁人员完成地面清扫、桌面整理、垃圾清运等基础清洁工作。每周五下班前，组织全员参与“办公环境整洁日”，对个人工位、公共区域进行深度整理，行政人员抽查整改情况。2.设施报修与维护员工发现办公设施（如桌椅、灯具、门窗）损坏时，需通过OA系统或报修小程序提交报修单，注明损坏位置、故障现象及紧急程度。行政人员收到报修后，1个工作日内联系维修人员现场勘查，评估维修方案与费用，经审批后安排维修，维修完成后3个工作日内回访确认。（二）物资申领与管理1.常规物资申领各部门每月末提交《物资申领表》，注明所需物资名称、规格、数量及用途，经部门负责人签字后提交行政部。行政部汇总需求后，结合库存情况制定采购/发放计划，3个工作日内完成物资调配（库存充足直接发放，不足则启动采购流程）。物资发放时，领用人需签字确认，行政部同步更新《物资库存台账》。2.应急物资申领因突发需求申领物资时，可通过邮件或口头申请，经分管领导同意后，行政部优先调配现有物资，事后2个工作日内补全书面申领手续。（三）办公设备管理1.设备领用与登记新入职员工或岗位调整需领用设备（电脑、打印机等）时，填写《设备领用单》，经部门负责人审批后，到行政部办理领用。行政部核对设备型号、配置后，与领用人签订《设备使用责任书》，同步更新《设备台账》，记录领用时间、使用人、设备状态。2.设备使用与维护设备使用人需按操作手册规范使用，定期进行基础维护（如电脑系统更新、打印机墨盒更换）。设备出现故障时，使用人填写《设备报修单》，行政部联系售后或维修人员处理，维修期间需跟踪进度并记录故障原因、维修时长。3.设备归还与报废员工离职或设备更新时，需归还领用设备，行政部检查设备完整性、性能状态，确认无误后注销《设备台账》记录。设备达到使用年限或故障无法修复时，行政部组织技术人员评估，填写《设备报废申请表》，经分管领导审批后，按合规流程处置（变卖、回收等）。三、文书处理标准流程（一）收文处理流程1.签收与登记2.拟办与批办收发岗1个工作日内将文件呈送行政主管，行政主管根据文件内容、性质，提出拟办意见（如“请财务部阅办”“请总经理批示”），经部门负责人确认后，流转至相关领导或部门。领导/部门负责人收到文件后，2个工作日内完成批办（签署意见、明确承办人/时限），批办后文件返回行政部归档待办。3.承办与反馈承办部门/人员收到文件后，按批办要求执行，需在规定时限内完成办理（无明确时限的，一般事项5个工作日内办结，重大事项10个工作日内反馈进展）。承办完成后，承办人填写《办文反馈单》，附办理结果材料，经部门负责人签字后返回行政部。4.归档与查阅行政部将已办结文件按“年度-部门-文号”分类，整理入档，电子文件同步上传至档案管理系统，纸质文件存入档案柜并标注索引。内部人员查阅档案需填写《档案借阅单》，经部门负责人审批后，在指定区域查阅；外部人员借阅需经分管领导审批，且需登记借阅信息、限时归还。（二）发文处理流程1.拟稿与审核发文部门拟稿人根据工作需求起草文件，内容需逻辑清晰、表述准确，标注文号（如“XX〔202X〕X号”）、主送/抄送单位、附件等要素。拟稿完成后，经部门负责人审核（检查内容合规性、格式规范性），签字后提交行政部。2.签发与排版行政部对文件格式（字体、行距、页码）进行标准化排版，呈送分管领导或总经理签发。领导签发后，行政部确认文号、签发日期，生成正式文件（纸质+电子版本）。3.印发与归档行政部按签发要求印发文件，纸质文件加盖公章、骑缝章，通过邮寄、OA系统、公告栏等方式送达主送/抄送单位；电子文件同步上传至内部文档库。发文后3个工作日内，行政部将发文原稿、签发单、印送记录等整理归档，更新《发文登记簿》。（三）档案管理流程1.档案收集各部门指定档案员，每月末收集本部门文书、合同、报表等资料，按“年度-类别”整理，提交行政部档案岗。行政部每季度开展档案清查，确保各部门应归档资料无遗漏。2.档案整理档案岗对收集的资料进行分类（文书类、财务类、人事类等）、编号，编制《档案目录》，纸质档案需去钉、装订，电子档案需建立索引目录。3.档案借阅与销毁借阅流程同“收文处理-归档与查阅”；档案销毁需由行政部提出《档案销毁申请表》，列明销毁清单，经分管领导、法务/审计部门审批后，由2人以上监督销毁，留存销毁记录。四、会议管理标准流程（一）会议筹备流程1.需求确认与方案制定会议发起部门提前3个工作日提交《会议需求单》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物资（如投影仪、茶水）。行政部根据需求制定会议方案，确认会议室可用性（优先使用内部会议室，外部会议需提前预订场地），同步协调设备调试、资料打印等事宜。2.会议通知与材料准备行政部提前1个工作日通过邮件、OA系统发送会议通知，附会议议程、背景材料；重要会议需电话确认参会人员是否收到通知。会议材料需提前排版、装订，会议前1小时放置于会场，设备调试完成（如投影仪连接、麦克风测试）。（二）会议组织流程1.现场组织与服务会议开始前30分钟，行政人员到会场检查布置（桌椅摆放、名牌定位、茶水供应），引导参会人员签到（纸质/电子签到）。会议期间，行政人员全程在岗，及时响应设备故障、茶水补充等需求，同步记录会议要点（或安排专人做会议记录）。2.会议记录与纪要会议记录员需准确记录会议决议、行动项、责任人、时限，会议结束后2个工作日内整理成《会议纪要》，经会议主持人审核后，发送至参会人员及相关部门。（三）会议收尾流程1.场地清理与物资归还会议结束后，行政人员组织清理会场，回收剩余物资（如未使用的文具、资料），关闭设备电源，检查会场是否遗留物品。借用外部设备（如音响）需及时归还，确保无损坏、无逾期。2.行动项督办与资料归档行政部跟踪会议行动项的执行进度，每周向责任人及分管领导反馈进展；行动项完成后，收集成果材料归档。会议资料（通知、议程、纪要、签到表）由行政部整理，按档案管理流程归档。五、资产管理标准流程（一）资产登记与台账管理1.资产入库新采购资产到货后，行政部联合财务部进行验收，核对型号、数量、发票信息，验收合格后填写《资产入库单》，录入《固定资产台账》（记录资产名称、编号、购置时间、价值、使用部门）。2.台账更新资产调拨、报废、维修后，行政部需在3个工作日内更新台账，确保资产信息（使用人、位置、状态）与实际一致；财务部同步更新财务账。（二）资产使用与盘点1.资产领用与归还员工领用资产需填写《资产领用单》，经部门负责人审批后，到行政部办理领用，台账同步更新使用人信息。员工离职或岗位调整时，需归还领用资产，行政部检查资产状态，确认无误后注销领用记录。2.资产盘点行政部每半年组织一次资产盘点，联合财务部、使用部门实地核对资产数量、状态，填写《资产盘点表》，对盘盈/盘亏资产分析原因，提出处理意见，经分管领导审批后调整台账。（三）资产处置流程1.资产报废资产无法使用或达到报废年限时，使用部门提交《资产报废申请表》，附资产故障说明、评估报告，经行政部、财务部审核后，报分管领导审批。报废资产由行政部统一处置（如变卖、回收），处置收入交财务部入账，台账注销报废资产记录。2.资产调拨部门间调拨资产时，调出部门填写《资产调拨单》，注明调拨原因、资产信息，经双方部门负责人、行政部审批后，办理实物交接，台账更新使用部门信息。六、后勤保障标准流程（一）考勤管理流程1.日常考勤员工通过指纹/人脸识别/手机打卡，行政部每日导出考勤数据，检查打卡异常（迟到、早退、旷工），于次日上午反馈至各部门。员工因公务外出无法打卡时，需提前在OA系统提交《外出申请》，注明外出时间、事由、地点，经部门负责人审批后生效。2.请假与销假员工请假需提前填写《请假单》，注明请假类型（年假、病假、事假）、时间、工作交接人，经部门负责人、分管领导审批后，提交行政部备案。病假需附医院证明，事假超过3天需总经理审批；员工销假后需在1个工作日内到行政部更新考勤记录。3.考勤统计与公示行政部每月5日前统计上月考勤，生成《考勤统计表》，经各部门负责人确认后，公示3个工作日，无异议后提交财务部核算工资。（二）访客接待流程1.访客预约外部人员来访前，需由公司内部人员通过OA系统或邮件提交《访客预约单》，注明访客姓名、单位、事由、到访时间、所需协助（如会议室、资料）。行政部收到预约后，确认接待资源（会议室、接待人员），提前1小时通知前台准备。2.现场接待访客到达后，前台核对身份信息，发放访客证，引导至接待区或会议室，通知接待人员到场。接待人员需全程陪同，提供茶水、资料，确保访客需求得到响应；如需进入办公区域，需由接待人员陪同并登记。3.访客送别与记录访客离开时，前台回收访客证，接待人员确认无遗留问题后送别。行政部次日整理《访客登记表》，记录访客信息、接待情况，作为安全管理与接待优化的依据。（三）车辆调度流程1.用车申请员工因公用车需提前1个工作日填写《用车申请单》，注明用车时间、目的地、人数、用途，经部门负责人审批后提交行政部。紧急用车可电话申请，事后2个工作日内补全手续。2.派车与调度行政部根据用车需求、车辆状态（维修、空闲）、司机排班，制定派车计划，提前通知司机与用车人。车辆调度需优先保障重要公务（如商务接待、紧急出差），同一路线可合并派车，提高车辆