2025年单位档案资料管理制度

2025年单位档案资料管理制度一、总则为加强单位档案资料管理，有效地保护和利用档案资料，根据国家有关档案管理的法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于单位内部各部门及全体员工在各项工作活动中形成的各种档案资料的管理。档案资料是指单位在行政管理、业务活动、科研生产等各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、录音、录像等。档案资料管理工作的基本原则是集中统一管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。单位设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案资料的日常管理工作。各部门应明确一名兼职档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作。二、档案资料的收集各部门兼职档案管理员应在日常工作中及时收集本部门在各项工作活动中形成的档案资料。收集的档案资料应确保真实、完整、准确，符合国家和单位的相关规定。对于上级机关下发的文件、通知等，办公室应及时进行登记，并按照文件内容分发给相关部门。相关部门在办理完毕后，应将文件原件及处理结果及时交回办公室存档。在业务活动中形成的合同、协议等文件，业务部门应在签订后及时将原件交档案管理部门存档。同时，应保留一份复印件供本部门使用。科研项目形成的档案资料，包括项目申请书、研究报告、实验数据、论文等，项目负责人应在项目结束后一个月内将全部档案资料整理完毕，移交档案管理部门。会议记录、纪要等文件，会议组织部门应在会议结束后及时整理，并在一周内将原件交档案管理部门存档。照片、录音、录像等声像档案资料，拍摄或录制部门应在拍摄或录制完成后及时整理，并注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，移交档案管理部门。对于电子档案资料，各部门应按照规定的格式和存储要求进行收集和整理，并及时上传至单位的档案管理系统。档案管理部门应定期对各部门档案资料的收集情况进行检查和督促，确保档案资料收集工作的顺利进行。三、档案资料的整理档案资料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。纸质档案资料应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理。分类方法应符合国家和单位的相关规定。对于同一类别的档案资料，应按照时间顺序进行排列，并编写档号。档号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。文件材料应进行装订或装盒，装订应牢固、整齐，装盒应符合档案装具的标准要求。对于破损、褪色的档案资料，应及时进行修复和复制，确保档案资料的完整性和可读性。电子档案资料应按照存储格式、主题、时间等进行分类整理，并建立相应的索引目录。索引目录应包含文件名称、存储位置、上传时间等信息，便于查询和检索。声像档案资料应按照载体类型、拍摄时间、内容等进行分类整理，并建立相应的目录。对于照片档案，应打印照片说明，并与照片一同保存。档案资料整理完毕后，应填写档案整理清单，注明档案资料的名称、数量、保管期限等信息，并由整理人员签字确认。四、档案资料的保管档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备和设施，确保档案资料的安全。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能，保持适宜的温度和湿度。档案资料应按照保管期限和类别分别存放，不同保管期限和类别的档案资料应分开存放，并有明显的标识。对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。档案库房应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。对于档案资料的保管情况，应建立详细的记录，包括检查时间、检查人员、发现的问题及处理情况等。档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案资料带出档案库房。如有特殊需要，应经单位领导批准，并办理借阅手续。对于电子档案资料，应定期进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放。档案管理部门应建立档案资料的安全保密制度，对涉及国家机密、单位商业秘密和个人隐私的档案资料，应采取严格的保密措施，确保档案资料不被泄露。五、档案资料的鉴定与销毁档案管理部门应定期对保管期满的档案资料进行鉴定，确定档案资料的存毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家和单位的有关规定，对档案资料的保存价值进行全面、客观的评估。对于仍有保存价值的档案资料，应继续保管；对于确无保存价值的档案资料，应予以销毁。销毁档案资料应严格按照规定的程序进行，由档案管理部门提出销毁意见，经单位领导批准后，编制档案资料销毁清册。档案资料销毁清册应注明档案资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并由鉴定小组成员签字确认。销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保档案资料被彻底销毁。销毁完毕后，监销人员应在档案资料销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位领导。对于电子档案资料的鉴定与销毁，应按照国家和单位的相关规定进行，确保电子档案资料的安全销毁。六、档案资料的利用单位内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅档案资料。查阅、借阅档案资料应办理相应的手续，填写《档案资料查阅/借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理。档案管理部门应根据申请人的需求，及时提供档案资料。对于重要的档案资料，应严格控制查阅、借阅范围，确需查阅、借阅的，应经单位领导批准。查阅档案资料时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案资料带出指定场所。如需复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复制手续。借阅档案资料的期限一般不得超过两周，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得损坏、丢失或泄露档案资料内容。归还档案资料时，档案管理人员应进行检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告单位领导，并追究借阅人的责任。档案管理部门应积极开展档案资料的开发利用工作，通过编制档案资料目录、汇编档案资料、举办档案展览等方式，为单位的各项工作提供服务。对于涉及国家机密、单位商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照国家和单位的保密规定进行利用，确保档案资料不被泄露。七、档案资料的统计档案管理部门应建立档案资料统计制度，对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计工作应做到及时、准确、完整，为档案资料管理工作提供科学依据。档案资料统计的内容包括档案资料的数量、种类、保管期限、利用情况等。统计报表应按照规定的格式和时间要求报送单位领导和上级档案管理部门。档案管理部门应定期对档案资料统计数据进行分析，总结档案资料管理工作的经验和存在的问题，提出改进措施和建议。八、档案资料的信息化建设单位应加强档案资料信息化建设，建立完善的档案管理系统，实现档案资料的电子化管理。档案管理系统应具备档案资料的收集、整理、存储、检索、利用等功能，方便快捷地为用户提供服务。各部门应按照档案管理系统的要求，及时将电子档案资料上传至系统，并确保上传数据的准确性和完整性。档案管理部门应定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。加强对档案管理人员的信息化培训，提高其信息化管理水平和操作技能。积极推进档案资料的数字化转换工作，将纸质档案资料逐步转换为电子档案资料，提高档案资料的利用效率。建立档案资料信息化安全保障体系，采取加密、备份、访问控制等措施，确保电子档案资料的安全。九、档案资料管理的监督与考核单位应加强对档案资料管理工作的监督，定期对档案资料管理工作进行检查和评估。检查内容包括档案资料的收集、整理、保管、利用等各个环节。对于在档案资料管理工作中表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于违反档案资料管理制度的部门和个人，应给予批评教育和相应的处罚。档案资料管理工作的考核应纳入单位的绩效考核体系，作为部门和个人年度考核的重要内容之一。考核结果应与部门和个人的绩效奖金、晋升等挂钩，激励部门和个人做好档案资料管理工作。十、附则本制度由单位档案管理部门负责解释