企业行政管理制度范本

企业行政管理制度范本第一章总则第一条为建立统一、高效、可追溯的行政运行体系，保障公司战略落地，依据《中华人民共和国公司法》《劳动合同法》及公司章程，特制定本制度。第二条本制度所称“行政管理”涵盖办公秩序、资产、车辆、宿舍、食堂、会议、印章、档案、接待、差旅、安全、环保、突发事件等全周期管理行为。第三条行政管理实行“统一标准、分级授权、预算控制、数字留痕”原则，任何部门或个人不得擅自突破授权或变更流程。第四条行政部为公司行政归口管理部门，设行政总监一名，行政经理、行政主管、行政专员若干，形成“总监—经理—主管—专员”四级责任链；各部门设兼职行政对接人，行政部对其考核权重占部门绩效考核的15%。第二章办公秩序管理第五条工作时间：上午9:00—12:00，下午13:30—18:00；弹性部门经总裁办批准可实行核心时段在岗制（10:00—16:00在岗即可）。第六条考勤方式：采用人脸识别+手机蓝牙双通道打卡，有效半径30米；因公外出须提前在OA提交《外出申请》，系统比对定位与车牌识别记录，缺失视为缺勤。第七条迟到早退：每月前两次免责，第三次起每次扣减当月绩效2%，并触发自动邮件提醒直属领导；连续三次或月累计五次以上，行政部约谈并记入员工档案。第八条仪容仪表：周一至周四着商务正装，周五可着商务休闲；生产及实验室人员按岗位安全要求统一着装。行政部每月不定期抽查，不合格者现场拍照上传系统，责令当日整改并扣减部门行政分1分/人次。第九条办公环境：桌面物品不得超过三层堆叠，私人物品须收纳至抽屉；每日17:45行政专员巡查，拍照打分，80分以下通报批评。第十条噪音控制：开放办公区音量不得超过55分贝，电话会议须使用隔音亭；违规三次以上，行政部有权收回工位，调整至独立角落座位。第三章资产管理第十一条资产分类：固定资产（单价≥5000元）、低值易耗品（单价200—4999元）、耗材（单价<200元）。第十二条编码规则：固定资产采用“公司代码—部门代码—类别代码—年份—流水号”共14位字符；标签为防撕裂PET材质，粘贴位置距离地面1.2米。第十三条采购流程：需求部门在预算系统提交《资产申购单》→部门负责人审批→行政部核库→财务部预算校验→采购部竞价→合同盖章→验收→入库→财务付款。第十四条验收标准：外包装完好、序列号与合同一致、配件齐全、开机运行无故障；验收报告须由使用人、行政专员、采购员三方签字，48小时内完成。第十五条日常维护：固定资产每季度盘点一次，低值易耗品每半年一次；盘点差异率≤0.5%为合格，超出部分按净值赔偿。第十六条报废条件：达到折旧年限且维修费超过净值50%，或技术淘汰无法使用；报废须填写《资产报废申请》，经技术鉴定、财务审核、总经理批准后方可处置，残值收入上交财务。第十七条资产调拨：跨部门调拨须在系统中发起《资产调拨单》，调出部门负责人、调入部门负责人、行政部三方确认；实物未同步移动视为违规，罚款500元/次。第四章车辆管理第十八条车辆分类：商务车、班车、货车、公务轿车；全部安装北斗+GPS双模终端，数据每30秒上传云端。第十九条用车申请：提前2小时在OA提交《用车申请》，注明事由、人数、路线、预计里程；行政部按轻重缓急派车，优先顺序：客户接待>财务银行>政府事务>常规采购。第二十条用车审批：市内用车由行政经理审批，市外用车由行政总监审批，跨省用车须报总裁办备案。第二十一条车辆卫生：驾驶员负责每日8:30前完成清洁，标准“三无”：无异味、无杂物、无尘土；行政部每周抽查，不合格扣减当月绩效5%。第二十二条油耗管理：实行“百公里油耗基准+季节系数”模式，超出部分由驾驶员书面说明，连续三月超标者调离岗位。第二十三条事故处理：立即报警、报保险、报行政部，2小时内提交《事故快速报告》；隐瞒不报者赔偿全部损失并降级处理。第五章宿舍管理第二十四条入住资格：距公司单程通勤>1.5小时、职级P4以下、试用期通过；夫妻双职工可申请夫妻房。第二十五条分配标准：P1—P2四人/间，P3两人/间，P4及以上单人/间；面积分别为18㎡、26㎡、35㎡。第二十六条费用承担：公司承担基础租金，水电按人均分摊，每月公示；宿舍内严禁使用>1000W大功率电器，查获一律没收并罚款200元。第二十七条卫生检查：行政部每周三14:00打分，满分100，<70分全室人员限期整改，连续两次<70分取消住宿资格。第二十八条退宿流程：提前3天在系统提交《退宿申请》，行政专员验收家具、钥匙、电表读数，确认无损坏后退还押金。第六章食堂管理第二十九条运营方式：自营+外包档口双模式，自营部分成本独立核算，外包档口每年两次满意度测评，低于80分即淘汰。第三十条食品安全：建立“日管控、周排查、月调度”机制，每餐留样125g，保存72小时；设置食品安全总监一名，持有国家二级营养师证书。第三十一条补贴标准：员工每餐公司补贴50%，上限15元；加班至21:00后额外补贴夜宵10元，系统自动识别考勤数据。第三十二条投诉通道：食堂入口设意见簿+二维码，行政部2小时内响应，24小时内给出处理结果；每月投诉TOP3问题张榜公示。第七章会议管理第三十三条会议类别：A类（董事会、年会）、B类（经营分析会、预算会）、C类（部门例会）、D类（临时小组会）。第三十四条申请流程：会议发起人提前2天在系统预约，填写议题、时长、人数；行政部统一排期，冲突时按“A>B>C>D”优先级调整。第三十五条会议室配置：全部安装无纸化会议系统，支持扫码签到、电子投票、同步纪要；使用后须恢复原状，行政专员每日17:30巡查。第三十六条会议纪要：B类及以上会议须24小时内发布纪要，明确“责任人+完成时间”，行政部跟踪并每月通报关闭率，<90%亮黄牌。第八章印章管理第三十七条印章分类：公章、合同章、财务章、法人章、发票章、业务章；全部纳入智能印章柜，指纹+人脸识别双认证。第三十八条用印流程：OA提交《用印申请》→法务审阅→部门负责人→印章管理员→系统自动记录用印次数、时长、文件扫描件。第三十九条外借管理：原则上不外借，特殊情况须总裁书面批准，借出时间不超过48小时，行政部派专人陪同。第四十条遗失处理：立即报警、登报声明、通知银行及客户，责任人赔偿直接损失并记大过一次。第九章档案管理第四十一条归档范围：合同、会议纪要、红头文件、竣工资料、员工档案、声像资料等；保管期限分永久、30年、10年、5年四档。第四十二条分类编号：采用“年度—部门—保管期限—流水号”四级编码，档案盒脊背统一打印二维码，扫码即可查看目录。第四十三条借阅权限：P6及以上可借阅机密级，P8及以上可借阅绝密级；借阅时间≤7天，到期系统自动发送归还提醒。第四十四条数字化：纸质档案同步扫描，PDF/A格式，分辨率300dpi，存储于异地容灾机房，RPO≤15分钟。第四十五条销毁流程：到期档案由行政部、财务部、审计部三方组成鉴定小组，编制《档案销毁清册》，现场拍照、称重、签字，委托有资质单位粉碎并出具回执。第十章接待管理第四十六条接待分级：VIP（政府副厅级及以上、年采购额≥5000万客户）、重要（年采购额≥1000万）、一般（其他）。第四十七条审批权限：VIP接待须提前3天报总裁审批，重要接待报分管副总裁审批，一般接待由行政总监审批。第四十八条标准设置：VIP人均餐标≤300元，重要≤200元，一般≤150元；酒水自带，不得赠送现金卡。第四十九条参观路线：统一设置“文化墙—车间—实验室—展厅”四段动线，全程由讲解员引导，禁止拍照区域贴有警示标识。第五十条礼品管理：建立礼品仓库，进出库全部扫码；礼品价值超过500元须登记接收人身份证号，年度审计重点核查。第十一章差旅管理第五十一条交通工具：职级P1—P3高铁二等座，P4—P5高铁一等座，P6及以上可坐飞机经济舱；超标部分自理。第五十二条住宿标准：一线城市P1—P3≤400元/晚，P4—P5≤600元/晚，P6及以上≤800元/晚；系统自动抓取携程协议价，超出部分需书面说明。第五十三条出差餐补：国内统一120元/人·天，国外按外交部标准×1.2系数；餐补与工资分开发放，免税。第五十四条借款流程：预计差旅费>5000元可申请借款，填写《差旅借款单》，返回公司后7日内冲账，逾期按日0.05%计息。第五十五条票据要求：发票抬头须与公司税号一致，电子发票打印件须与PDF比对一致；缺失票据自理，不得用其他票据冲抵。第十二章安全管理第五十六条门禁系统：人脸识别+IC卡双因子，陌生人访客须持身份证换临时二维码，限时进出。第五十七条监控覆盖：摄像头密度≤20米/台，重点区域（财务室、仓库、实验室）实现0盲区，录像保存90天。第五十八条消防管理：每季度组织一次全员疏散演练，2分钟内完成撤离；灭火器每月点检一次，压力不足立即更换。第五十九条夜班巡查：保安每2小时巡更一次，扫描22个点位，漏巡一次罚款50元；行政部每日后台比对。第六十条应急物资：设应急物资柜，含AED、灭火器、呼吸器、应急灯；每半年由第三方检测机构出具合格报告。第十三章环保管理第六十一条垃圾分类：设置四色桶，张贴投放指引；行政部每日称重，月度人均垃圾产量同比下降5%为达标。第六十二条危废处理：实验室废液使用专用PE桶，贴危废标签，委托有资质单位转运，联单保存5年。第六十三条能耗考核：建立分区能耗看板，月度同比每下降1%，奖励部门活动经费500元；上升则扣减300元。第十四章突发事件管理第六十四条分类分级：Ⅰ级（特别重大）、Ⅱ级（重大）、Ⅲ级（较大）、Ⅳ级（一般）；对应响应时间分别为10分钟、30分钟、1小时、2小时。第六十五条指挥体系：成立应急指挥中心，总经理任总指挥，行政总监任现场指挥；下设通讯、疏散、物资、舆情、善后五个小组。第六十六条信息事发后5分钟内电话报告，30分钟内书面报告，1小时内发布内部通报，2小时内向政府主管部门报告。第六十七条善后评估：事件关闭后3天内完成《突发事件评估报告》，包括损失统计、责任认定、改进措施；行政部每年组织一次复盘培训。第十五章行政采购与费用控制第六十八条采购目录：建立年度行政采购目录，分A类（统采统配）、B类（部门自采）、C类（紧急采购）；目录外采购须书面说明。第六十九条供应商管理：建立供应商库，年度复评一次，评分维度：价格30%、质量30%、交付20%、服务20%；低于70分淘汰。第七十条预算控制：行政费用实行“年度预算—季度滚动—月度预警”机制，系统按周推送执行率，超预算5%亮黄牌，10%停止支付。第七十一条对公付款：全部走银企直联，禁止员工垫资；特殊情况垫资须书面申请，3日内完成报销，逾期不再受理。第十六章行政检查与考核第七十二条检查方式：日巡查、周抽查、月综合检查、季度交叉检查、年度外部审计；检查结果纳入部门绩效考核。第七十三条评分模型：采用100分制，其中办公秩序15分、资产15分、车辆10分、宿舍10分、食堂10分、会议10分、印章10分、档案10分、接待5分、差旅5分、安全10分；低于80分限期整改。第七十四条奖惩标准：季度排名第一部门授予“行政管理红旗”，奖励活动经费3000元；连续两次排名末位，部门负责人扣减绩效10%。第七十五条申诉通道：被检查部门2个工作日内可提交申诉，行政部3个工作日内组织复议，结果为最终结论。第十七章数据与信息化第七十六条系统架构：采用“OA+ERP+IoT+BI”四合一平台，行政数据实时同步，移动端可审批、查询、预警。第七十七条数据标准：统一组织、岗位、人员、资产、供应商五大主数据，编码一旦发布不得变更；变更须走MDM流程。第七十八条权限管理：遵循“最小可用”原则，账号与实名绑定，离职即失效；每季度审计权限，发现多余权限立即回收。第七十九条数据备份：本地+异地双活，RPO≤5分钟，RTO≤30分钟；每年至少一次灾备演练，演练报告归档。第十八章培训与人才梯队第八十条培训体系：新员工入职3小时内完成行政制度e-learning，满分100，<90分需补考；在职员工每年复训一次。第八十一条梯队建设：行政部设“青蓝计划”，每年选拔20%高潜人员，安排轮岗、外部培训、行业交流，形成行政经理储备池。第八十二条讲师制度：选拔P7及以上资深行政人员担任内部讲师，课酬200元/小时，年度评选“金牌讲师”，颁发证书与奖金。第十九章合规与审计第八十三条审计范围：每年聘请第三方对行政采购、资产处置、食堂外包、车辆油耗、印章使用进行专项审计，审计报告直报董事会。第八十四条