影视协会道具归还管理实施制度

影视协会道具归还管理实施制度第一章总则第一条为规范影视协会道具资产归还管理，保障协会资产安全完整，提高道具使用效率，维护会员单位及外借方合法权益，根据《社会团体登记管理条例》《影视协会章程》及国家相关资产管理规定，结合协会实际工作需求，制定本制度。第二条本制度适用于影视协会（以下简称“协会”）所有在库道具的归还管理，包括会员单位、个人会员及经审批的外借单位（以下简称“使用方”）因拍摄、展览、教学等用途借用后需归还的道具。第三条道具归还管理遵循“谁使用、谁负责”“及时归还、规范验收”“责任清晰、奖惩分明”原则，确保道具归还流程可追溯、资产状态可核查。第四条本制度所称“道具”，指协会购置、受赠或委托管理的，用于影视拍摄、舞台演出、文化展览等活动的各类物品，包括但不限于服装、布景、器械、特殊效果装置及具有文化价值的历史仿制品等。第二章管理职责第五条道具管理部（一）负责建立道具资产台账，记录道具名称、规格、购入时间、原值、当前状态（在库/外借）、使用方信息等基础数据；（二）制定道具借用及归还操作细则，组织归还验收工作；（三）对归还道具进行清洁、修复、分类存放，更新资产状态信息；（四）定期盘点道具资产，确保账实一致。第六条财务部（一）参与道具资产价值评估，核定损坏、丢失道具的赔偿标准；（二）监督道具归还过程中的资金往来（如赔偿款缴纳），确保财务流程合规；（三）配合道具管理部完成资产台账与财务账目的核对。第七条会员服务部（一）协助道具管理部向使用方传达归还要求，解答会员关于归还流程的疑问；（二）跟踪会员单位道具使用情况，督促逾期未归还的会员单位履行义务；（三）收集会员对道具归还管理的意见建议，反馈至道具管理部优化制度。第八条监督委员会（一）对道具归还流程的合规性进行监督，抽查验收记录、资产台账等文件；（二）受理使用方对归还争议的申诉，组织调查并提出处理意见；（三）定期向理事会汇报道具归还管理监督情况。第三章归还前准备第九条使用方应在借用协议约定的归还日期前3个工作日，完成以下准备工作：（一）对道具进行全面清理，去除污渍、胶痕等附着物（特殊材质道具按《道具使用说明书》要求清洁）；（二）检查道具功能是否正常，如灯光设备需测试电路、机械装置需调试运转，发现故障及时联系道具管理部确认修复方案；（三）整理道具配件及相关文件，包括但不限于说明书、保修卡、定制道具的设计图纸、使用过程中产生的改造记录等；（四）填写《道具归还清单》（附件1），列明道具名称、数量、规格及使用过程中发生的状态变化（如磨损位置、维修记录），经使用方负责人签字确认。第十条外借单位需额外提交《道具使用情况报告》，说明道具使用场景、次数及保管措施，由单位法定代表人或授权代表签字并加盖公章。第十一条因特殊情况需延期归还的，使用方应在原归还日期前2个工作日提交《道具延期归还申请》（附件2），注明延期原因、延期时长（最长不超过7个自然日），经道具管理部审核、分管副会长批准后生效。未获批延期的，按本制度第十五条“逾期归还”处理。第四章归还流程第十二条预约登记使用方需通过协会官网“道具管理系统”或线下填写《道具归还预约表》（附件3），预约具体归还时间（工作日9:00-17:00）。道具管理部根据预约量统筹安排，原则上同一时段不超过3组使用方办理归还。第十三条现场验收（一）验收人员组成：道具管理部指派2名及以上工作人员（至少1名为熟悉道具特性的技术人员）；（二）验收内容：1.外观检查：核对道具与《借用登记单》《归还清单》是否一致，检查是否存在划痕、断裂、褪色等物理损伤；2.功能测试：对电子设备、机械装置等需通电/组装的道具，现场测试是否符合使用标准（如灯光亮度、机械臂活动范围）；3.配件核查：清点说明书、保修卡、定制图纸等附属文件，确认是否与借用时一致；4.特殊道具验收：对文物仿制品、非遗工艺道具等，需邀请行业专家参与鉴定，确认工艺完整性。（三）验收记录：验收人员填写《道具归还验收单》（附件4），记录验收结果（合格/部分合格/不合格）及具体问题描述，由使用方代表、验收人员双方签字确认。第十四条手续办理（一）验收合格：使用方与道具管理部签署《道具归还确认书》（附件5），系统同步更新道具状态为“在库”，退还使用方缴纳的押金（如有）；（二）部分合格：对存在轻微损伤但不影响主要功能的道具，使用方需签署《道具损伤确认及修复协议》（附件6），约定修复责任（由协会修复的，费用从押金中扣除；由使用方自行修复的，需在5个工作日内提交修复完成证明）；（三）不合格：对严重损坏（如结构断裂、核心功能丧失）或配件缺失无法修复的道具，启动赔偿程序（详见第五章第六条）。第十五条逾期归还处理（一）逾期1-3个自然日：使用方需按道具日保管费标准（原值的0.1%）缴纳逾期费，最高不超过道具原值的1%；（二）逾期4-7个自然日：除缴纳逾期费外，限制使用方3个月内新道具借用申请；（三）逾期超过7个自然日：视为道具丢失，按第五章第六条“丢失赔偿”标准处理，同时将使用方纳入协会“信用风险名单”，1年内不得参与协会主办的各类活动。第五章监督与奖惩第十六条监督机制（一）日常监督：道具管理部每月生成《道具归还情况统计表》，内容包括归还及时率、验收合格率、逾期及损坏案例，提交监督委员会备案；（二）专项检查：监督委员会每季度随机抽取20%的归还记录，核查验收单、赔偿协议等文件，形成《监督检查报告》报理事会；（三）社会监督：在协会官网、微信公众号设立“道具管理意见箱”，接受会员及社会公众对违规归还行为的举报（需提供有效线索）。第十七条奖励措施（一）年度内归还及时率100%、验收合格率100%的会员单位，授予“道具管理优秀会员”称号，优先参与协会优质道具借用及行业交流活动；（二）对主动上报道具潜在损坏风险（如发现隐蔽性裂缝未影响使用）并配合修复的使用方，给予500-2000元奖励（从协会公益金支出）；（三）外借单位连续2次归还验收合格，可享受下一次借用免押金政策（押金标准不超过道具原值的30%）。第十八条惩罚措施（一）因使用方保管不当导致道具损坏的，按以下标准赔偿：1.轻微损伤（可修复且不影响价值）：赔偿修复费用的80%；2.中度损伤（修复后价值贬损20%-50%）：赔偿道具原值的30%-50%；3.严重损伤（无法修复或修复后价值贬损超过50%）：赔偿道具原值的70%-100%；（二）故意损坏或隐瞒损坏情况的，按上述标准加倍赔偿，情节严重的移交司法机关处理；（三）丢失道具的，按道具当前评估价值（原值扣除年折旧率10%）全额赔偿；（四）同一使用方年度内累计2次因违规归还被处罚的，取消当年所有评优资格；累计3次的，暂停会员资格6个月（个人会员）或取消会员单位资格（单位会员）。第六章附则