某食品公司ERP项目业务现状及需求调研报告与业务解决方案

ECOM-MUTX-03-001

耀堂香

陕西穆堂香调味食品有限公司

ERP项目

业务现状及需求调研报告与

业务解决方案

"少和讯公司

西安和讯电子科技有限公司

二。一六年月

目录

1前言...............................................................1

11文档说明.................................................................1

2业务现状及需求调研情况............................................1

21公司概况.................................................................1

2.1.1公司简介............................................................1

73业务现状及需求...........................................................1

2.2.1采购业务............................................................1

2.2.2销售业务...........................................................2

2.2.3仓储业务...........................................................2

采购入库......................................................2

生产入库......................................................3

销售出库......................................................3

3ERP-U8系统业务流程设计............................................3

3.1业务流程设计的原则.......................................................3

37业务流程图图例说明.......................................................3

33采巡管理.................................................................4

3.3.1采购业务问题处理点.................................................7

34销售管理.................................................................9

3.4.1销售业务问题处理点................................................12

?5存货核算................................................................14

3.5.1存货核算特点......................................................14

3.5.2存货核算与各业务模块对接.........................................15

3.5.3存货核算应用准备..................................................17

36财务业务解决点.........................................................18

4ERP-U8系统模块启用情况............................................19

5ERP-U8系统基础档案设置............................................19

51部门....................................................................19

5.2人员....................................................................20

5.3客户分类................................................................21

54客户档案................................................................21

5E供应商分类..............................................................22

56供应商档案..............................................................22

57计量单位................................................................22

5fl存货分类................................................................22

5T存货档案................................................................23

51。会计科目................................................................23

511项目目录................................................................23

5曾结算方式................................................................23

41?仓库档案................................................................24

5M收发类别................................................................24

514采购类型...............................................................25

5一16销售类型................................................................25

6电商订单中心与U订货...............................................26

6.1电商订单中心及U订货应用模型...........................................26

6.2电商订单中心与U8供应链整合应用........................................27

6.2.1业务模式..........................................................27

6.2.2电商订单中心主要功能..............................................27

6.2.3与企业各业务模块应用集成及接口要求...............................28

6.2.4U8供应链系统中的业务选项及规则..................................29

6.3U订货应用业务模式......................................................29

6.3.1U订货主要功能....................................................29

63.2U订货与U8单据接口...............................................30

64U订货系统部署..........................................................30

6.4.1系统注册..........................................................30

6.4.2设置企业信息......................................................30

6.4.3设置商品信息......................................................31

添加商品属性................................................32

添加规格模板................................................32

添加商品分类................................................33

添加计量单位................................................33

添加商品列表................................................33

价格管理.....................................................34

商品信息导入模板............................................35

仓库设置.....................................................36

6.4.4设置客户信息......................................................36

客户级别、客户分类、区域设置等三个字段的含义与使用：.....36

客户歹U表.....................................................36

6.4.5员工账号与角色设置................................................37

6.4.6权限设置..........................................................37

6.4.7业务选项设置......................................................37

6.4.8与U8集成接口.....................................................38

65U订货业务流程..........................................................38

6.5.1订单确认.........................................................38

6.5.2发货..............................................................38

6.5.3付款..............................................................38

7ERP-U8系统期初数据整理与准备说明................................39

8ERP-U8系统与网上订货系统日常维护分工............................40

R1ERP-U8系统与零售管理系统日常维护分工（按部门）.......................40

8.1.1权限管理..........................................................40

8.1.2数据备份..........................................................40

8.1.3网络和硬件维护以及服务器维护、客户端安装.......................40

8.1.4U8系统基础档案维护..............................................41

8.1.5价格管理..........................................................41

8.1.6促销管理..........................................................41

R）ERP-U8系统与网上订货系统日常维护分工（按人员）.......................41

9系统网络要求.....................................................42

10销售报表需求.....................................................43

11业务解决方案说明45

1前言

1.1文档说明

本文档由西安和讯电子科技有限公司实施顾问小组根据穆堂香相关部门需求编

写。其中第2部分为业务现状及需求调研情况，第3部分系统业务流程设计为项目

实施蓝图设计阶段双方项目组将现状、需求与软件系统进行匹配之后的业务流程。

2业务现状及需求调研情况

2.1公司概况

2.1.1公司简介

陕西穆堂香调味食晶有限公司是专业从事调阮品研发、生产、销售为一体的现

代化企业。公司占地约70亩，坐落于西安国际经济技术开发区草滩生态产业园尚稷

路中段，拥有现代化全自动鸡精、火锅、干粉料生产线及7000平方米的行政办公大

楼，生产区域与生活区域各自分开，形成园林式厂区。公司拥有自主品牌“穆堂香”、

“人人乐”及专利30余项。公司自1996年成立至今，历经「余年发展，现在已成

为西北最大的调味品生产企业，在全国调味品企业中榜上有名。

产品荣获“2002年中国食品文化博览会金奖”；被评为2002年“陕西省安全质

量产品”、“315”信得过产品；2008年获得QS质量认证；2010年，穆堂香合作建立

的韩城市千亩花椒基地获得“有机食品”认证等。“穆堂香”品牌已先后成为西安市

著名商标、陕西省著名商标，穆堂香公司已成为中国调味品协会会员单位。

2.2业务现状及需求

2.2.1采购业务

非大宗原材料采购，由申请采购部门申请人在OA系统中录入《采购申请单》，

由其部门主管审批通过后该申请单由采购部门负责人确认终审，并自动传入U8系统

生成《请购单》。

采购部采购人员收到确认审核过的《请购单》，在U8系统中参照《请购单》自

动生成《采购订单》；在采购人员将物资采购完成，货品到货后，在U8系统参照订

单生成《到货单》，对采购物资进行到货检查，确认采购的物资没有问题后，由库房

管理员录入《采购入库单》确认该笔采购作业结束。

采购人员凭供应商开出的发票到财务部报账。

2.2.2销售业务

1、正常销售业务，销售业务员与客户签订销售合同后，由销售后勤人员在U8

系统中录入《销售订单》，并在0A系统中发起《到款通知单》传送到财务部，由财

务部确认客户是否打款，如客户未打款则该订单不予发货；如客户已付款，则财务

部确认审核该《到款通知单》并协同知会销售后勤人员和库房管理员，销售后勤人

员收到由财务部确认的《到款通知单》后参照《销售订单》生产《销售发货单》；库

房管理员以财务确认的《到款通知单》为发货唯一指令，并参照《销售发货单》生

产《销售出库单》，并办理出库发货手续，进行发货。

销售发票由财务部开具并递送给客户。

2、订货会销售业务，由公司统一定期举办订货会，在订货会上客户会打入预付

款，之后订货时从预付款中抵扣，直至预付款低完。

在销售业务员与有预付款的客户签订销售合同后，销售后勤员在系统中录入《销

售订单》，销售类型为“订货会”，并且直接生成《销售发货单》，库房管理员直接参

照销售类型为〃订货会〃的发货单生成《销售出库单》，并办理发货手续，进行出库。

2.2.3仓储业务

2.2.3.1采购入库

确认采购物资到货后，由库房管理员会同采购人员和品控人员共同进行质检验

收，确认无误后办理入库手续，并在系统中录入《采购入库单》。

2.2.3.2生产入库

车间完成成品生产后，将成品送至成品仓，废房人员核对确认后，办理入库，

并在U8系统中录入《产成品入库单》。

2.2.3.3销售出库

库房管理员在0A系统中收到由财务确认的《到款通知单》，遂办理出库发货作

业。

3ERP-U8系统业务流程设计

3.1业务流程设计的原则

业务流程设计必须符合国家相关法律、法规，必须符合企业会计准则，必须符

合企业管理规章制度，并且应在用友U8软件的功能支持范围之内。

3.2业务流程图图例说明

图例

进程、动作、活动

!|非ERP系统的进程、动作、活动

I______J

文档

i；非ERP系统的文档

存槃|u8系统模块名称

I业务流转方向

3.3采购管理

采购流程

存货核算

库存管理应付款管理

总账

M.±4,击标

购灯・

±A.壬椎

3URAJTM

会计天

±A初AJt*

ISU^tJK

，I

$*2收迂

^0(

tfft*

S

至

序号部门/岗位业务描述

业务部门

1业务部门提交《采购申请表》，提交领导审批。

业务员

采购后勤员在ERP-U8系统录入、审核采购订单，并把采

2采购后勤员

购订单打印之后与《采购申请表》装订，交给出纳员付款。

财务中心

3出纳员付款，在ERP-U8系统中录入付款单。

出纳员

会计员在ERPU8系统中审核付款单，生成凭证。会计分

财务中心录示例：

4

会计员借：预付账款

贷：银行存款

库管员根据厂家《到货明细单》进行质量检查后清点入库，

库房在ERPY8系统参照采购订单生成、审核采购入库单，并

5

库管员把采购入库单打印之后将一联粘贴在《到货明细单》上，

交给计划财务部会计员记账。

序号部门/岗位业务描述

供应商开来采购发票之后，会计员在ERP-U8系统中参照

采购入库单生成采购发票，对采购发票进行结算，并进行

应付单据审核，生成凭证。会计分录示例：

财务中心

6

借：物资采购

会计员

应交税金一进项税

贷：应付账款

会计员在ERP-U8系统中对采购入库单进行单据记账，生

财务中心成凭证。会计分录示例：

7

会计员借：库存商品

贷：物资采购

财务中心

8会计员在ERP-U8系统中对记账凭证进行审核、记账。

会计员

3.3.1采购业务问题处理点

问题模块存在问题解决月法达成效果

采购模块采购价格具体不明系统采用暂估采购可以将无法确定具体价

确入库格的采购商品以智估方

式入库，等到票到确认价

格后进行回冲。

采购模块部分零散采购没有系统强制设置订单通过系统强制订单必录

合同必录原则规范业务员采购业务流

程，达到流程规范。

采购模块采购到货及退货问通过系统出入库单通过系统出入库单据可

题据进行流向追踪以确认每笔物资的入库

及相关出库情况，入库及

出库必有单据及记录，可

以避免人为操作导致的

物资流失无法追查情况。

采购模块采购计划制定困难通过对库存现存量可以通过对库存物资现

实时追踪确认库存存量及可用量的实时查

储备量询追踪来确认目前库存

物资储备情况，采购人员

可根据库存目前现存量

判断库存物资是否需要

进行采购来预制采购计

划。

采购模块采购紧急插单情况可通过0A系统转入申请人员对采购物品需

U8采购请购单来控要提交办公系统进行流

制程审核，如为紧急生产物

资可提交加急采购申请

单，采购人员可通过紧急

程度来制定采购方案。

采购模块采购比价分析可录入系统比价单采购比价可将比价信息

录入系统比价单进行比

价分析，根据分析结果确

认最终供应商。

3.4销售管理

销售流程

销售管理库存管理应收款管理存货核算及财务

销作后勤员

录入

俏售订单

梢但订单

录入，复核

销售发票

会计员

销售发票审核

销售发票

住房管理员

生成，审核

发货单

销售出库单会计员1—1

生成凭证

P

发1W

记裱凭证

4—、

—J

f

一员

销售出库单

录入收款单

会计员［—I

审核收款单

生成凭证

记账凭证

会计员

单据记赎

生证

记账凭证

至

序号部门/岗位业务描述

营销中心销售业务员提交销售合同，销售后勤员在系统中录入《销

1

后勤员售订单》并由领导审核。

营销中心

2在0A系统提交《到款通知单》传递到财务部。

后勤员

财务中心确认收到客户货款后在0A系统回填确认《到款通知单》，

3

会计员并回传销售部，转送物流仓储部。

会计员进行收款单审核、制单，生成凭证。会计分录示例：

财务中心

6借：银行存款

会计员

贷：预收账款

财务中心

7会计员在ERP-U8系统中录入销售发票。

会计员

财务中心财务经理在ERP-U8系统中复核销售发票，系统自动生成

5

财务经理发货单。

序号部门/岗位业务描述

物流仓储部库管人员在0A系统收到财务推送的《到款通知单（审

6

库房管理员核）》，并进行确认。

库管员以财务审核的《到款通知单》为发货唯一指令，并

物流仓储部

7在ERPY8系统中审核发货单，参照发货单生成、审核、

库房管理员

打印销售出库单。

会计员在ERP-U8系统中进行应收单据审核、制单，生成

凭证。会计分录示例：

财务中心

8借：应收账款

会计员

贷：主营业务收入

应交税金-销项税

会计员在ERP-U8系统中对销售发票进行单据记账，生成

财务中心凭证。会计分录示例：

9

会计员借：主营业务成本

贷：库存商品

序号部门/岗位业务描述

财务中心

10会计员在ERP-U8系统中对记账凭证进行审核、记账。

会计员

3.4.1销售业务问题处理点

问题模块存在问题解决方法达成效果

销售业务对商超业务需要进在应收系统中启用通过启用账龄管理

行账龄管理账龄管理功能功能，可以对商超

业务的账龄变化进

行记录及分析，帮

助企业分析款项回

收情况。

销售业务客户管理需要增加可通过在客户档案通过在客户档案中

客户详细资料维度和自定义项中进行资料维护可以

维护让企业清晰的了解

目前客户的详细情

况，如还有特殊资

料需要进行维护，

可以在自定义项中

进行维护。

销售业务商超业务需要随时单独设立商超库通过分别设立商超

发货占用了普通库房，进行备货与普库和普通库，使商

房发货，导致普通通库房分开管理超库的库存和和普

订单与发货时间有通仓库独立，以保

滞后情况障商超发货和普通

仓库发货互不干

扰。

销售业务销售订单审核时需在单据审批流中加通过在销售订单审

要进行政策审核设审核节点批流程中加设营销

总监审核节点，由

营销总监判断政策

是否合格，以此来

实现政策审核。

销售业务仓库发货时无法确通过对销售单据类通过对销售单据类

认属于哪种销售模型进行定义设为普型进行定义，可以

式通销售和促销销售让库房发货时根据

不同销售类型来确

认发货类别，实现

独立发货。

销售业务销售存在不同单位通过设置主/辅计通过设置主/辅计

情况量单位来进行区分量单位来对单位之

间进行比例换算，

解决不同单位之间

的比例问题。

销售业务销售人员录入订单在销售订单界面增通过在销售订单界

时无法确认库存情加库存现存量查询面增加库存量查询

况节点节点，可以让销售

人员在录入订单时

准确了解库存情

况，判断该订单的

录入时机及对客户

承诺的发货时间。

销售业务库房实际数量与系通过制定管理制度通过制定相关管理

统库房数量有更新制度，强制要求库

延迟房在商品入库后在

规定时间内在系统

中更新现存量以保

障系统数据的时效

性和准确性。

销售业务销售报表在系统中准确的录通过在系统中准确

入各环节单据的录入各环节单

据，可使销售报表

功能及时准确的进

行数据分析。

3.5存货核算

3.5.1存货核算特点

本系统主要用于对企业存货的出入库业务进行出库存货成本的核算及计算结存

余额，涉及的单据主要有采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库

单、材料出库单、假退料单、其他出库单、入库调整单、出库调整单、计划价/

售价调整单、产成品成本分配单等，财务账主要有存货明细账（总账）、受托代销

商品明细账（总账）、发出商品明细账、差异明细账、差价明细账，系统自动

按照所选核算方式计算成本并记账。

•本系统可对数量、金额均具备的出入库存货进行核算，也可对只有数量无金额

的存货如赠品、附属物等存货进行核算。

•本系统支持工业和商业各6种计价方式：全月平均、移动平均、先进先出、后

进先出、个别计价、计划价核算/售价核算。

•可按仓库进行核算，也可按部门（即多个仓库）进行核算，还可按存货核算。

•支持存货按照自由项进行核算。

•支持不核算成本业务。

•可利用出入库调整单对本月已记账单据进行修改，并同时修改明细账或差异账/

差价账。

•凡当时不能确定入库单价的，均可以暂估价入库，当与采购或委外系统集成使用

时，

可对暂估报销单据进行成本处理；当单独使用时，可填制调整单对金额进行调整。

•与采购管理或委外管理系统集成使用时，对跨月的暂估入库单，本月报销后，

可选择月初回冲暂估金额、单到回冲暂估金额或调整暂估金额进行成本处理，

•可单独记录及核算受托代销的库存商品明细账和统计报表。

•可调整预定的售价或计划价，系统自动计算调整后的差价或差异。

•可对没有入库成本的产成品分配成本。

•本系统适用企业范围广泛，覆盖不同行业的各种企业。

•数据精度分数量、单价，可自由设定。

•系统提供按仓库、存货或收发类别等多种口径统计，具有强大丰富的综合统计

查询功能，可灵活输出各类报表。

•本系统生成的各种凭证，可传递至总账系统进行记账。

•本系统生成的各种单据及账簿，可用于成本管理系统进行存货成本核算；成本

管理系统计算出的存货成本，可作为本系统的产成品入库单价。

•本系统可对采购入库单进行记账核算，对采购暂估入库单进行暂估报销处理。

•本系统可对销售出库单进行记账核算。

•本系统可对销售管理系统生成的销售发票、发货单进行记账核算。

3.5.2存货核算与各业务模块对接

与采购管理系统集成使用时

•设置存货暂估入库的成本处理方式，包括：月初回冲、单到回冲、单到补差。

•采购入库单由采购系统生成，存货核算系统可修改采购入库单的单价和金额，

对采购入库单进行记账,

•采购入库时，如果当时没有入库成本，采购系统可对所购存货暂估入库，报销

时，存货核算系统可根据用户所选暂估处理方式进行不同处理。

与委外管理系统集成使用时。

与库存管理系统集成使用时

•期初结存数量、结存金额可从库存管理系统进行取数，并与库存管理系统进行

对账。

•采购入库单、销售出库单、产成品入库单、材料出库单、其他入库单、其他出

库单由库存系统输入，存货核算系统不能生成以.上单据，只能修改其单价、金

额项。

•库存系统的调拨单、盘点单、组装拆卸单、形态转换单生成的其他出入库单，

由本系统填入其存货单价、成本并记账。

与销售系统集成使用时

•从销售系统取分期收款发出商品期初数据、委托代销发出商品期初数据。

•可对销售系统生成的销售发票、发货单进行记账。

与总账系统集成使用时

・应对存货科目、对方科目、税金科目等进行设置。

•当本会计月进行月末结账之前，可对本会计月的记账单据生成凭证，将生成的

凭证传递到总账系统中，

与应付款管理系统集成使用时

•存货核算系统中对采购结算单制单时需要将凭证信息回填到所涉及的采购发票

和付款单上，应付款管理系统对于这些单据不进行重复制单；若应付款管理系

统先对这些单据制单了，存货核算系统同样不可以进行重复制单。

3.5.3存货核算应用准备

档案数据

・自定义项数据：用于存货档案、供应商档案、客户档案的设置及单据的设计输入。

•存货分类：用于存货档案的设置和按存货分类的统计。

•地区分类：用于客户档案和供应商档案的设置。

・客户分类：用于客户档案的设置和按客户分类的统计。

•供应商分类：用于供应商档案的设置和按供应商分类的统计。

•部门档案：用于输入单据和按部门的统计。

•人员档案：用于输入单据和按人员的统计。

•客户档案：用于输入单据和按客户的统计。

•供应商档案：用于输入单据和按供应商的统计。

•存货档案：用于输入单据和按存货的统计。

•仓库档案：用于输入单据、核算存货并按仓库进行统计。

•收发类别：用于设置存货对方科目、输入单据，并按收发类别进行统计。

•常用摘要：用于输入单据，生成凭证摘要。

•产品结构：用于生成材料配比出库单。

•成套件：用于统计组成成套件的单件成本。

•存货科目：用于生成凭证使自动带出科目。

•对方科目：用于生成凭证时自动带出科目。

期初数据

•计划价法、售价法核算：应准备存货的结余数量和结余差异/差价，结余计划金

额由系统自动计算；结余差异/差价可以是存货分类的差异/差价，由系统自动分

摊到存货上。

•全月平均法核算、移动平均法核算：应准备存货的结余数量和结余金额。

•个别计价法核算、先进先出法或后进先出法核算：应准备存货的每笔入库结余

数量和结余金额，以便出库时进行出库成本的核算。

操作流程

1、用户进入系统初始，进行初始设置。

2、录入期初数据，进行期初记账。

3、进行单据录入操作，

4、进行单据记账/期末处理，计算成本。

5、对己记账单据生成凭证，传递给总账。

6、对存货数据进行统计分析、账表查询。

3.6财务业务解决点

问题模块存在问题解决方法达成效果

财务模块成本计价方式采用全月平均法因无法确认具体生

产环节及具体明细

材料的耗用成本，

因此采用全月平均

法来实现成本核算

的最优效果。

采购价格当月无法设立暂估科目，进因采购发票当月无

确认行暂估入库法到达，无法确认

采购价格，因此使

用单到回冲及暂估

入库的方法来保证

财务进行账务核

算。

费用科目使用不规启用管理费用科通过将管理费用从

范目，优化费用核算生产成本和销售费

用中独立出来，规

范财务核算，同时

有利于企业财务核

算的规范性和准确

性。

赠品核算将赠品计入半成品因赠品存在二次生

库产领用及销售搭赠

两种情况，为了满

足财务核算需求，

将赠品计入半成品

库。

4ERP-U8系统模块启用情况

U8:总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、UFO报表、采购管理、销售

管理、库存管理、存货核算、电商订单中心。

5ERP-U8系统基础档案设置

5.1部门

编码规则：4级编码，第1级2位，第2级2位，第3级2位，第4级2位。

一级部门编码一级部门二级部门编码二级部门

01财务管理中心0101采购部

0102