机关单位文件资料管理规范

机关单位文件资料管理规范一、总则（一）目的与依据机关单位文件资料作为政务运行、决策部署、业务开展的核心载体，其规范管理直接关系行政效能提升、信息安全保障与历史资料传承。为强化文件资料全生命周期管理，提升管理精细化水平，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及保密法规，结合本单位实际制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本机关及所属事业单位的文件资料（含纸质、电子、声像等载体）管理，涵盖形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程。（三）管理原则1.统一管理：办公室统筹全局，各科室协同配合，确保管理标准一致；2.分级负责：科室负责人对本科室资料管理负直接责任，分管领导负领导责任；3.安全保密：严守保密纪律，落实人防、物防、技防措施，杜绝失泄密或损毁；4.方便利用：优化流程，在合规前提下为业务开展、决策参考提供高效支撑。二、管理职责（一）办公室职责1.制定完善管理制度，指导各科室开展工作；2.统筹档案库房（或存储场所）建设，配置保管设备；3.组织集中归档、鉴定与销毁，建立电子档案系统；4.监督管理情况，定期检查与培训。（二）科室职责1.指定专人（资料管理员）负责日常收集、整理与移交；2.按要求分类、编号，确保资料完整准确；3.严格执行借阅、使用审批流程，做好利用登记；4.配合办公室开展归档、检查及保密工作，及时整改问题。（三）人员职责1.资料管理员：熟悉规范，做好接收、登记、保管，及时移交归档资料；2.经办人员：确保资料真实完整，及时交管理员管理；3.审批人员：严格把关借阅、销毁等环节，确保合规。三、文件资料分类与归档（一）分类标准结合机关职能，文件资料按以下方式分类：1.性质分类：公文类（收文、发文、签报）、业务类（调研、报表、项目档案）、会议类（纪要、议程、讲话稿）、声像类（照片、视频、录音）等；3.年度分类：以形成年度为基准，跨年度项目资料归入项目结束年度。（二）归档范围1.上级机关需贯彻或备查的文件；2.本机关制发的公文、会议材料、工作部署文件；3.业务工作形成的调研、总结、报告、合同、统计数据等；4.重要会议、活动的声像、实物档案；5.干部人事、财务审计、纪检监察等专项资料；6.其他具有查考、凭证价值的资料。（三）归档要求1.纸质资料：须为原件（无原件附说明），字迹清晰、页码完整，修改处经办人签字；按“分类—排序—编号—编目”整理，编制《归档目录》；2.电子资料：采用通用格式（PDF、DOC、JPG等），命名规范（含年度、科室、主题），存储于专用服务器或介质，必要时备份纸质版；3.归档时间：年度资料次年3月底前归档；项目资料验收后2个月内归档；专项工作资料结束后1个月内归档。四、日常管理（一）收集与整理1.科室管理员及时收集本科室文件资料，每周整理一次，确保无遗漏；2.整理时修复破损资料、标注模糊字迹，电子资料定期删除重复、无效文件，优化文件夹层级；（二）保管与维护1.场所要求：档案库房干燥通风，配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁设备，温度14-24℃、湿度45%-60%；2.存放规范：纸质资料分类上架、设标识牌，重要资料专柜存放；电子资料加密存储，定期病毒查杀与系统维护；3.定期检查：办公室每季度检查保管状况，重点排查完整性、存储环境、设备运行问题，及时整改。（三）借阅与利用1.借阅流程：内部人员填《借阅申请表》，科室负责人审批（涉密资料需办公室及分管领导审批）；外部单位持公函，分管领导批准；2.利用要求：借阅资料仅限工作使用，不得涂改、拆页、转借；涉密资料指定场所查阅，严禁复制、拍摄；电子资料通过权限系统利用，记录操作痕迹；3.归还管理：借阅期限不超过15个工作日，逾期续借；归还时检查完整性，无误后注销记录。五、安全与保密管理（一）密级管理1.定密责任人依据规定定密、变更或解密，密级标识清晰标注于资料首页；2.涉密资料单独登记、专柜存放，借阅、复制严格审批并全程记录；3.每年复查密级，解密或调整密级的资料及时更新标识、调整保管方式。（二）载体安全1.纸质涉密资料专人保管、密码柜存放，交接签字；2.电子涉密资料加密存储、设访问密码，定期异地备份（备份介质与原介质分开）；3.移动存储设备“一人一卡一设备”管理，严禁交叉使用，使用后归还指定点。（三）人员管理1.全体人员签订《保密责任书》，明确责任义务；2.每年组织保密培训，涵盖法规、案例、操作规范；3.离职人员移交全部资料及介质，签订《离岗保密承诺书》，办公室核查经手资料。六、鉴定与销毁（一）鉴定小组由办公室、业务科室、纪检部门组成，组长分管领导担任，每5年开展一次鉴定。（二）鉴定标准1.无保存价值：内容重复、失效，或对工作无查考、凭证价值的一般性资料；2.涉密资料：解密后无保存价值，或载体损坏无法修复且内容可替代的涉密资料。（三）销毁流程1.鉴定小组提销毁意见，填《销毁清单》（列明名称、数量、密级、时间），单位主要领导审批；2.涉密资料送指定机构销毁，或两人监销、碎纸机销毁并记录；3.电子资料彻底删除（专业软件清除数据），销毁存储介质（如硬盘粉碎）；4.销毁后监销人签字，办公室留存清单存档。七、监督与考核（一）检查机制1.办公室每月科室自查，每季度交叉检查，每年全面检查；2.检查内容含完整性、归档及时性、保管规范性、保密措施，形成报告通报。（二）考核指标1.归档率：年度应归档资料实际归档比例≥98%；2.完整率：归档资料完整度（无缺失、破损、字迹模糊）≥95%；3.安全事故率：全年资料丢失、泄密、损毁事故为0。（三）奖惩措施1.管理规范、成效突出的科室和个人，年度考核加分、优先评优；2.未按要求归档、保管不善或泄密的，视情节批评教育、扣减绩效、问责，涉嫌违法移交司法。八、附则1.本规范由办公室解释，自发布之日起