采购申请审批流程模板含供应商选择与谈判策略

企业通用采购申请审批流程模板（含供应商选择与谈判策略）一、应用场景描述二、采购审批与供应商管理全流程操作详解步骤1：采购需求确认与申请发起责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）操作内容：需求部门根据业务需求（如生产计划、办公消耗、项目实施），填写《采购申请单》，明确以下信息：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、预算总价；需求紧急程度（常规/紧急）、交付时间、使用场景；供应商特殊要求（如品牌授权、资质认证）。附支撑材料：如技术图纸、报价单（初步询价）、项目立项批复等。提交至采购部门初审，保证需求描述清晰、预算合理。输出物：《采购申请单》（含附件）步骤2：采购申请分级审批责任主体：采购部门、财务部门、分管领导、总经理/采购委员会审批权限划分（示例）：小额采购（≤5万元）：需求部门负责人→采购经理→财务部备案；中额采购（5万-20万元）：需求部门负责人→采购经理→财务部→分管副总；大额采购（≥20万元）：需求部门负责人→采购经理→财务部→分管副总→总经理/采购委员会。审批要点：财务部门重点审核预算合理性、资金来源；分管领导/总经理评估采购必要性、与业务目标的匹配度。特殊情况：紧急采购（如生产突发故障需立即备件），可先口头报备后补流程，但需在《采购申请单》中注明“紧急采购”及原因。输出物：审批通过的《采购申请单》步骤3：供应商寻源与初步筛选责任主体：采购部门操作内容：寻源方式（根据采购类型选择）：标准化物料（如办公耗材、标准件）：通过公开招标、电商采购平台（如企业采购商城）、长期合作供应商名录寻源；非标物料/服务（如定制设备、咨询服务）：邀请3家及以上合格供应商参与投标/报价，优先选择有合作记录或行业口碑的供应商。供应商资质审核（必查项）：营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、特种设备生产许可证）；财务状况（近1年资产负债表、利润表，避免供应商资金链风险）；业绩案例（同类项目/产品合作记录，可要求提供客户评价）。初步筛选：剔除资质不全、报价异常偏离市场均价（±20%以上）或存在不良记录的供应商，形成《合格供应商候选名单》（2-3家）。输出物：《合格供应商候选名单》《供应商资质审核记录》步骤4：供应商评估与确定责任主体：采购部门、需求部门、技术部门（如适用）评估维度与权重（示例）：评估维度权重评估内容说明价格合理性30%对比市场均价、供应商报价明细（含运费、税费）质量保障能力25%质量体系认证、检测报告、售后承诺交付及时性20%历史交期准时率、产能匹配度、应急方案服务水平15%技术支持响应速度、培训服务、投诉处理合作稳定性10%合作年限、合同履约率、信用记录操作流程：采购部门向候选供应商发出《询价函》，要求提供详细报价单（含技术参数、交付周期、付款条件）；需求部门、技术部门从专业角度评估供应商方案是否符合技术要求；采购部门汇总评分，得分最高者为首选供应商，次选者为备选（如首选供应商谈判失败启用备选）。输出物：《供应商评估表》《采购结果报告》步骤5：商务谈判与合同拟定责任主体：采购部门、法务部门（如适用）、财务部门谈判策略制定：成本导向型采购（如标准化物料）：以价格为核心，通过批量采购、长协合作争取折扣，参考底价（市场均价×0.9）设定谈判目标；质量导向型采购（如关键设备）：重点关注技术方案、售后条款，价格可适度上浮，但需明确质保期、违约责任；服务导向型采购（如咨询服务）：聚焦服务团队资质、交付成果标准，采用“固定总价+绩效奖金”模式。谈判关键条款：价格（含阶梯价、浮动价机制）、付款方式（如预付款30%、到货70%、质保期满10%）；质量标准（验收依据、抽检比例）、交付时间（违约责任：延迟1天扣合同额0.5%）；保密条款、知识产权归属、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）。操作流程：采购部门与供应商谈判，形成《谈判记录》（明确双方立场、达成一致条款）；法务部门审核合同条款，保证合规性；财务部门审核付款条件与资金计划。输出物：《谈判记录》《采购合同（草案）》步骤6：合同审批与签订责任主体：采购部门、法务部门、财务部门、总经理审批流程：采购部门提交《采购合同》及《谈判记录》；法务部门审核法律风险（如条款歧义、责任界定）；财务部门审核付款条款与预算匹配度；总经理最终审批，授权采购代表签订合同（需加盖合同专用章）。输出物：正式签订的《采购合同》步骤7：订单下达与履约跟踪责任主体：采购部门、需求部门操作内容：采购部门根据合同《采购订单》，明确数量、交付时间、交付地点，发送至供应商；需求部门跟踪供应商生产/备货进度，关键节点（如生产启动、发货前）要求供应商提供进度反馈；供应商提前3日通知发货，采购部门协调物流（如需）及验收准备。输出物：《采购订单》《履约跟踪记录》步骤8：验收与付款结算责任主体：需求部门、质量部门（如适用）、财务部门验收流程：数量验收：核对送货单与订单数量是否一致，外观检查是否有破损；质量验收：标准化物料：按国家/行业标准抽检（如10%抽样）；非标物料/服务：由技术部门/需求部门出具《验收报告》，确认是否符合合同约定的技术参数、服务要求；验收不合格：出具《不合格品处理单》，要求供应商限期整改/退货，并保留索赔权利。付款流程：需求部门提交《验收合格报告》《发票》至财务部门；财务部门核对合同条款、发票信息，办理付款（如银行转账）；付款后，采购部门更新供应商履约记录（如交期准时率、质量合格率）。输出物：《验收合格报告》《付款凭证》《供应商履约评价表》步骤9：采购文档归档责任主体：采购部门、档案管理部门归档范围：《采购申请单》、审批记录、《供应商评估表》、《谈判记录》、《采购合同》、《验收报告》、《付款凭证》等，保存期限不少于5年（可根据行业法规延长）。三、核心模板表格表1：采购申请单申请部门申请人申请日期物品/服务名称规格型号单位需求描述（技术参数、用途等）交付时间紧急程度□常规□紧急供应商特殊要求（如品牌、资质）附件清单（技术图纸、报价单等）审批意见需求部门负责人：日期：采购经理：日期：财务部：日期：分管副总：日期：表2：合格供应商评估表供应商名称联系人联系方式营业执照编号资质证书（如ISO9001）评估维度评分（1-100分）权重价格合理性30%质量保障能力25%交付及时性20%服务水平15%合作稳定性10%综合得分100%评估结论□推荐□备选□淘汰评审人员采购部：经理需求部：主管技术部：*工程师日期表3：谈判记录表谈判时间地点谈判项目（物品/服务）我方参与人员供应商参与人员谈判内容我方立场供应商立场价格（单价/总价）付款方式交付时间质量标准违约责任未决事项下一步行动记录人表4：验收合格报告验收日期验收地点供应商名称物品/服务名称规格型号数量验收依据□合同条款□技术图纸□行业标准验收项目标准实际结果数量核对外观检查功能测试（如适用）服务确认（如适用）验收结论□合格□不合格（不合格需说明整改要求）验收人员需求部：主管质量部：工程师供应商确认负责人签字：日期：四、关键控制点提示审批权限刚性：严禁越权审批，大额采购需集体决策（如采购委员会），避免个人风险；供应商合规性：优先选择通过ISO9001认证、有行业资质的供应商，定期更新《合格供应商名录》（每年复审）；谈判风险防控：