企业文件归档及管理办法

企业内部文件归档及管理办法一、适用范围与场景本办法适用于企业各部门在日常运营、项目管理、业务协作等过程中产生的各类纸质及电子文件的归档管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公文件（如通知、请示、报告、会议纪要）；项目管理文件（如项目立项书、实施方案、进度报告、验收材料）；合同管理文件（如合同文本、审批单、履行记录、补充协议）；人力资源文件（如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核材料）；财务管理文件（如预算表、报销单、资金审批单、财务分析报告）；技术研发文件（如研发方案、技术图纸、测试报告、专利材料）。二、文件归档管理全流程操作指引（一）文件分类与整理文件分类标准按文件性质分为“行政管理类”“项目管理类”“合同管理类”“人力资源管理类”“财务管理类”“技术研发类”六大类，每类下设二级子类（如“行政管理类”下分“综合事务”“会议管理”等）。按文件形式分为“纸质文件”“电子文件”（含文档、表格、图片、音视频等）。文件整理要求纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹具，对破损文件进行修补，采用左侧装订，保证页码完整、顺序清晰；同一文件正本与副本应分开整理，标注“正本”或“副本”字样。电子文件：统一存储于企业指定服务器或云盘，按“部门-年份-文件类型”建立文件夹层级，文件名命名规范为“部门代码-文件类型-年份-流水号”（如“XZBG-综合事务-2024-001”），避免使用特殊字符。（二）文件编号与登记文件编号规则采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式，示例：部门代码：行政部（XZBG）、项目部（XMBG）、财务部（CWBG）；文件类型代码：综合事务（ZH）、项目立项（XM）、合同（HT）；编号示例：“XZBG-ZH-2024-001”（行政部-综合事务-2024年-第1号）。文件登记纸质文件：填写《文件归档登记表》（模板见第三部分），注明文件名称、编号、形成日期、页数、密级、归档部门、经办人等信息，经部门负责人*经理审核签字后，移交至档案室。电子文件：在档案管理系统中录入文件元数据（包括编号、名称、关键词、形成部门、存储路径等），电子登记台账，保证与纸质文件信息一致。（三）文件移交与接收移交流程归档部门在文件形成后5个工作日内，将整理完毕的文件（含纸质及电子版）移交至档案室，填写《文件移交清单》，一式两份，移交部门与档案室各执一份。移交时，档案管理员核对文件数量、编号、完整性，确认无误后在《文件移交清单》上签字接收，并注明接收日期。接收要求档案室对移交文件进行分类存放，纸质文件装入档案盒，标注“部门-年份-文件类型”及起止编号；电子文件备份至专用存储设备，定期进行病毒查杀和格式转换（如将旧版格式转换为通用格式）。（四）文件保管与维护保管环境纸质档案库房应保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防盗、防虫、防潮设施，定期检查环境参数并记录。电子档案存储服务器应设置访问权限，定期进行数据备份（本地备份+异地备份），备份周期为每月1次，重要文件实时备份。保管期限根据文件价值划分保管期限，分为“永久”（如公司章程、年度财务决算报告）、“长期”（30年，如重要合同、项目验收材料）、“短期”（10年，如日常通知、会议纪要），具体参照《企业文件保管期限表》执行。（五）文件借阅与利用借阅审批员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编号、借阅用途、借阅期限，经所在部门负责人*经理签字后，提交档案室审批。涉密文件（如未公开合同、技术研发资料）需经分管领导*总审批，借阅时限不超过3个工作日；非涉密文件借阅时限不超过7个工作日。借阅管理纸质文件借阅时，档案管理员核对申请人身份及审批手续，登记《文件借阅登记表》，借阅人当面检查文件完整性，归还时档案管理员核对无误后收回，并注销借阅记录。电子文件借阅需通过档案管理系统在线申请，审批通过后，系统自动记录时间、用户信息及操作日志，禁止擅自复制、外传。（六）文件鉴定与销毁鉴定流程档案室每两年组织一次文件鉴定工作，会同相关部门对到期文件进行价值评估，形成《文件鉴定报告》，明确“继续保管”“延长保管”或“销毁”意见。销毁程序需销毁的文件，由档案室编制《文件销毁清册》，经分管领导总审批后，由档案管理员和监销人（由行政部专员担任）共同监督销毁。纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行数据擦除或物理销毁，销毁过程记录《文件销毁记录表》，监销人签字确认，保证信息无法恢复。三、常用文件管理模板清单模板1：文件归档登记表文件编号文件名称形成日期页数密级（公开/内部/秘密）归档部门经办人审核人归档日期备注XZBG-ZH-2024-001关于2024年春节放假的通知2024-01-152内部行政部*明*华2024-01-16-XMBG-XM-2024-002智能办公系统项目立项书2024-02-2015内部项目部*磊*强2024-02-22附审批单模板2：文件借阅申请表借阅人所在部门联系方式借阅日期*晓市场部2024-03-01文件名称文件编号借阅用途期望归还日期年度市场总结报告XZBG-ZH-2023-005部门季度会议参考2024-03-05模板3：文件销毁清册序号文件编号文件名称形成日期保管期限销毁原因销毁方式监销人销毁日期1CWBG-CK-2020-0102020年第三季度费用报销单2020-07-3110年保管期限已满碎纸机销毁*明2024-03-102XZBG-ZH-2019-0082019年员工培训签到表2019-05-1510年保管期限已满碎纸机销毁*明2024-03-10四、执行过程中的关键要点责任到人：各部门指定1名兼职档案员（如专员），负责本部门文件的整理、初审和移交；档案室由专职档案管理员（如主管）负责接收、保管、维护及借阅审批，保证各环节责任可追溯。保密要求：涉密文件需单独存放，借阅需严格审批，严禁擅自复印、拍照；电子档案加密存储，定期更新访问权限密码，防止信息泄露。定期检查：档案室每季度对纸质档案进行清点，核对台账与实物是否一致；每年对电子档案进行数据恢复测试，保证备份有效性，发觉问题及